管理创作阶段

创作阶段允许 doclet 作者将内容添加到 doclet，且允许 doclet 审批者审核并批准该内容。作为报表包所有者，您可以充当 doclet 作者或审批者，根据需要添加或审批 doclet 内容。

创作阶段遵循以下流程：

  1. 您启动创作阶段。

  2. 向 doclet 作者发送通知，指示他们开始工作。

  3. doclet 作者签出每个 doclet 并为其提供内容，然后重新将其签入。

  4. 完成相应的工作之后，作者根据需要提交这些 doclet 供审批。

  5. 向 doclet 审批者发送通知，指示他们开始工作。

  6. doclet 审批者审核 doclet，根据需要进行修订，然后批准或拒绝这些 doclet。

  7. 可选：您可以更新、提交、批准或拒绝 doclet。

  8. 可选：您可以重新启动一个或多个 doclet。

  9. 可选：您可以添加补充 doclet。

  10. 注：

    会根据 doclet 的状态自动结束创作阶段。一旦所有 doclet 都标记为完成，则创作阶段标记为完成。

启动创作阶段

您必须先启动创作阶段，doclet 作者和审批者才能提供报表内容。您可以针对整个报表包、报表包的某一节或单个 doclet 启动创作阶段。例如，如果未准备好添加报表内容，则可启动包含封面和目录的 doclet，以便对其进行处理。

  • 要启动报表包的创作阶段，请选择页面顶部的 操作，然后选择 Start Author Phase（启动创作阶段）。

  • 要针对 doclet 或节启动创作阶段，请选择 doclet 或节旁边的 操作，然后选择 Start Doclet Author Phase（启动 Doclet 创作阶段）或 Start Section Author Phase（启动节创作阶段）。

    注：

    必须至少先为 doclet 或节分配一位作者，然后才能启动创作阶段。

启动创作阶段后，doclet 的状态将从 Not Started（未启动）变为 In Progress（正在进行），且系统将通知 doclet 作者可以更新 doclet 了。

注：

至少启动一个 doclet 之后，doclet 作者才会被授权访问报表包。

在创作阶段使用报表中心

启动创作阶段之后，您可以在报表中心内监视创作阶段状态：

创作阶段磁贴图

创作阶段磁贴图

创作阶段磁贴图中的阶段状态通过以下方式进行更新：

  • 显示一个进度条，指示完成百分比。当 doclet 作者和审批者将其 doclet 标记为完成时，进度条将会更新，显示整体的阶段完成状态。基于未从创作阶段排除的所有 doclet 计算完成百分百。

  • 系统将显示该阶段的到期日期和剩余时间。

  • 阶段磁贴图下将显示一个蓝色条，指示当前显示的是哪个阶段。

  • 如果一个或多个 doclet 存在问题（例如，doclet 过期或者没有为 doclet 分配作者），则会显示一个警告图标。

    注：

    如果 doclet 被拒绝、重新启动，或者添加了新的 doclet，则会自动更新创作阶段状态以显示完成百分比。
“Doclet 状态”菜单

选择创作阶段磁贴图中的 doclet 状态按钮 “doclet 状态”按钮，可显示 doclet 状态的摘要。已从创作阶段排除的 doclet 不显示在 doclet 状态菜单中。

doclet 状态

报表层次结构

职责列

启动创作阶段之后，报表层次结构面板中将发生以下变化：

  • Responsibility（职责）列中填充了 doclet 作者的姓名。随着 doclet 逐渐完成其工作流，"Responsibility"（职责）列将会不断更新，以反映当前负责 doclet 的用户。例如，当 doclet 作者提交 doclet 供审批之后，"Responsibility"（职责）列将会更新为审批者。这使得您可以查看目前是谁在负责 doclet。

  • 每个 doclet 上均会显示 doclet 状态图标。

充当作者或审批者

在创作阶段中，您可以随时获取 doclet 的控制权，并执行与 doclet 作者或审批者相同的操作。例如，如果 doclet 作者不在办公室，您可以签出 doclet、更新内容、将其重新签入并提交供审批。这样可防止因等待 doclet 作者或审批者处理 doclet 而导致工作流延迟。请参阅“在 Web 上创作和批准 doclet”。

注：

签出 doclet 后，"Responsibility"（职责）列将会更新，显示您当前正在负责 doclet。

您也可以撤消签出 doclet 作者已签出的 doclet。如果撤消签出，签出之后对 doclet 所做的任何更改均会被丢弃，且 doclet 将恢复到签出之前的版本。

要撤消签出 doclet：

  1. 单击 doclet 名称旁边的 doclet 操作。

  2. 选择 Act on Content（对内容执行操作）。

  3. 选择 Undo Check Out（撤消签出）。

刷新报表内容

在报表包级别执行 "Refresh Data Source"（刷新数据源）或 "Refresh All"（全部刷新）将执行一个后台流程，该流程可系统地遍历并刷新与所选数据源关联的所有 doclet。

  • 刷新流程将签出每个 doclet 并完全处理其所有报表内容（就像直接签出和刷新 doclet 一样）。

  • 刷新的处理时间与受刷新操作影响的 doclet 数量直接相关。

    对包含大量可刷新内容的报表包执行 "Refresh All"（全部刷新）将会延长处理时间。

每个 Refresh（刷新）活动的后台流程包括：

  • 对于刷新引用 Doclet，例如启用了 Smart View 刷新的 Reports（报表）和 Excel

    • 系统将签出 doclet，然后打开报表或 Excel 文件
    • 刷新报表或选定的 Excel 工作表，然后重新计算所有选定的工作表（仅限 Excel）
    • 更新所有可用内容，然后逐个刷新所有嵌入了可用内容的 doclet（签出、替换可用内容、签入）
    • 如果 Excel 文件包含源引用变量值，系统将更新变量值，然后逐个刷新所有嵌入了引用变量的 doclet（签出、更新变量值、签入）
    • 签入引用 doclet

  • 对于刷新引用 Doclet，例如具有 Smart View 刷新的 Reports（报表）和 Excel doclet

    • 系统将签出 doclet，然后打开报表或 Excel 文件
    • 刷新报表或选定的 Excel 工作表，然后重新计算所有选定的工作表（仅限 Excel）
    • 如果 Excel 文件包含源引用变量值，系统将更新变量值，然后逐个刷新所有嵌入了引用变量的 doclet（签出、更新变量值、签入）
    • 签入 doclet

要刷新报表包中的所有报表内容：

  1. 打开 Report Packages（报表包）。

  2. 从右上部 操作按钮 菜单中，选择 Refresh（刷新），然后选择 All（全部）或者从下拉列表中选择一个数据源。

注：

  • 由于刷新流程处理所有受影响 doclet 的时间可能会很长，因此建议在报表包内的活动有限的情况下执行此刷新。

  • 在执行后台流程时，报表包被锁定以进行编辑。这将防止对报表包结构进行任何修改，并防止签入任何 doclet。后台流程完成后，报表包将解除锁定。

重新启动 Doclet

在创作阶段中，通过重新启动 doclet，您可以随时在 doclet、节或报表包上重置工作流。重新启动 doclet 时，工作流将会重置，且 doclet 状态将重新设置为 Started（已启动）。doclet 作者和审批者必须分别重新提交和重新批准 doclet。

注意：

重新启动 doclet 时，仅会重置 doclet 工作流，并不会影响 doclet 内容。doclet 作者和审批者对 doclet 内容所做的任何更改均会保留。重新启动 doclet 时，不会删除签出状态。如果作者已签出 doclet，然后您重新启动 doclet，则 doclet 的状态将保持为由该作者签出。

创作阶段完成

所有 doclet 的状态为已完成时，创作阶段将被标记为完成。如果尚未启用审核或签署阶段，报表包状态将更新为 "Complete"（完成），如果已启用审核或签署阶段，则报表包状态将更新为 "In Progress"（正在进行）。

或者，报表包所有者可以通过选择页面顶部的 操作 并单击 Mark Author Phase Complete（将创作阶段标记为完成）手动结束创作阶段。处于未完成状态的所有 doclet 都标记为完成。对于任何已签出的 doclet，锁定指示符状态会被删除，且 doclet 会被标记为完成。任何处理中的文件都会被删除。

无论何时重新打开或添加 doclet，创作阶段都将恢复到 "In Progress"（正在进行）状态。

注：

如果您在创建报表包时定义了创作阶段的开始日期和结束日期，创作阶段不会在达到结束日期时自动标记为完成。开始日期和结束日期仅供计划使用。