创建和更新数据验证规则

为实施业务策略和业务实践，您可以构建一些数据验证规则，当在表单中遇到条件时将根据这些规则进行检查。如果输入的数据违反了验证规则，则生成验证消息。此外，您还可以使用验证规则为所提交的审批单元数据构建限制，并指定审核者、所有者或通知者来审核满足某些条件的数据。

例如，数据验证可防止用户提交的预算包含不符合公司方针的资本开支，以确保部门的资本费用符合公司的政策。 “数据验证规则方案”中介绍了可使用数据验证规则解决的示例方案。

定义数据验证规则包括以下主要任务：

  • 确定在满足条件时，要显示验证消息的数据单元格或位置，或要以不同颜色显示的数据单元格或位置。

  • 确定需要参与规则评估的单元格，并相应地定义规则。

  • 在所确定的位置创建数据验证规则，如本主题中所述。

要创建和更新验证规则：

  1. 在主页上，单击导航器 “导航器”图标，然后在创建和管理下，单击表单。
  2. 创建或编辑一个表单，然后在表单和即席网格管理页面上，单击布局。
  3. 在布局中，右键单击要为其添加或更新验证规则的网格、行标题、列标题或单元格。

    注：

    将光标悬停在布局中的单元格上时，上下文菜单会显示该单元格是否包含验证规则。要看验证消息，请选择显示数据验证消息。选择了单个单元格时，也会显示上下文菜单。

  4. 选择添加/编辑验证规则来创建或更新规则。
  5. 要添加规则，请单击 “添加规则”图标，然后输入此规则的名称和说明。

    如有必要，通过从位置中选择一个选项来移动规则。要创建一个类似于现有规则的规则，请单击 “复制”图标，然后更新该规则。要查看规则，请单击查看规则。请参阅“查看数据验证规则”。

  6. 更新规则。
    1. 对于条件，选择一个选项以开始条件语句：IF、ELSE IF、ELSE、THEN、CHECK RANGE 或 RANGE。

      规则的第一部分必须包括 IF 条件。规则还必须包括某种形式的 THEN 条件。请参阅“规则生成器支持的条件”。

    2. 对于源类型，选择一个用于规则评估的选项。

      源类型列表显示了“条件”的相应选项。例如，IF 条件可包括当前单元格值、单元格值、列值、行值、成员名称、成员、交叉维成员、帐户类型、版本类型、变量报表类型、UDA 或属性。有关每种条件类型的详细信息，请参阅“规则生成器支持的条件”。

    3. 如果适用于选定的源类型，请在源值中输入值，方法是选择一个选项或输入自由形式的值。
    4. 选择用于评估的运算符：=、!=、<、<=、>、>=、等于、不等于、包含、开头为或结尾为、在或不在。

      有关示例，请参阅“数据验证条件运算符”。

    5. 选择一个选项，为规则选择相应的目标类型。
    6. 单击条件生成器右侧的操作列中的图标，以更新条件：

      • “添加条件”图标： 在当前行旁边添加一个条件。

      • “删除条件”图标： 删除当前行的一个条件。

    7. 选择要更新的条件或条件块。

      要更新条件块，请在条件生成器顶部的条件区域中单击以下任一图标：

      • “添加条件块”图标： 在以 If 开头的验证规则内添加一个条件块。可展开或折叠条件。请参阅“规则生成器支持的条件”。

      • “删除条件块”图标： 删除选定的条件块。

      • “剪切条件”图标： 删除选定的条件，然后将其复制并粘贴到新位置。

      • “复制条件”图标：复制选定的条件。

      • “粘贴条件”图标： 将选定的条件粘贴到新位置。

      • “条件分组”图标： 将所选项归到一个条件内并添加一个分组括号。除了您设置的分组外，对条件进行分组时，还将对该分组块中的 IF 语句进行分组，并启用自定义分组选项。

      • “取消条件分组”图标： 取消选定条件的分组。从选定的条件删除分组括号。每选择一次取消分组，就从条件中删除一个分组。

        还可以通过以下方法设置自己的条件分组：选择自定义分组，然后在“规则定义”区域中设置分组。

        选定的条件显示阴影。要清除选定的条件，请再次单击条件列的左侧。

  7. 单击最右侧列中的 “处理单元格”图标 以添加处理说明。

    注：

    如果未显示该图标，请确保该规则有效，并且该规则允许单元格处理说明。例如，ELSE、RANGE 和 THEN 条件都包括单元格处理说明。只有为规则选择了所有必需的列后，才显示该图标。

    请参阅“设置单元格格式并设置提升路径”。

  8. 规则准备就绪后，要在表单中启用规则，请选择启用验证规则。

    提示：

    在构建规则时，可以保存规则而不启用规则。在解决完所有错误，而且规则已准备就绪可供验证和使用后，可启用并保存规则以供表单使用。还可清除启用验证规则来临时禁用规则。

  9. 完成规则更新后，请验证规则：
    1. 单击验证。

      验证状态显示在对话框顶部。必须先更正所有错误，才能保存更改。如果在未验证规则和未纠正验证过程中发现的错误的情况下关闭该对话框，将不会保存更新。

    2. 纠正验证期间发现的所有错误后，请确保“规则定义”区域上方的启用验证规则已选中，以便为应用程序启用该规则。
    3. 对规则进行验证后，单击确定。
  10. 可选：在表单和即席网格管理页面中，查看并更新规则：

    • 在表单和即席网格管理页面右侧的验证规则窗格中，单击 “添加验证规则”图标、“编辑验证规则”图标 或 “删除选定的验证规则”图标 以添加、编辑或删除规则。

    • 如果在同一位置定义了多个规则，而且有些规则具有相同的优先级，则可更改这些规则的处理顺序。要将规则上移、下移、移动到列表顶部或列表底部，请选择该规则并单击相应箭头。请参阅“数据验证规则的评估和执行顺序”。

    • 选择表单验证规则选项：

      表 22-1 表单验证规则选项

      选项 说明
      仅针对有权访问此表单的用户进行验证 如果当前登录的用户无权访问表单，则在验证审批单元时，不会执行与表单关联的验证。
      仅对包含现有块的页面进行验证 启用后，系统能够找出哪些页面组合可能会包含块，并仅对这些页面组合运行验证。但有以下例外情况。如果页面组合的某个子成员具有任何“动态计算”、“动态计算和存储”、“仅标签”或“存储”，则始终会加载该页面。
      仅对用户有权访问的单元格和页面进行验证 启用后，将以当前登录用户的身份而不是以服务管理员身份运行验证，这意味着将对表单成员应用该用户的安全访问权限。
  11. 在表单和即席网格管理页面中，预览并验证表单，解决所有验证错误，然后保存更改。

    对于已启用数据验证规则的表单，在加载或保存表单时会对规则进行验证。保存表单时会同时保存数据验证规则。请参阅“创建表单”。

    用户打开该表单后，可使用数据验证消息窗格查看并解决验证消息。

    请参阅《使用 Planning》中的“解决数据验证错误”。