新增附件

附件包含附加至調節之整體調節、備註或交易的檔案。

「附件」側邊功能表保留供「準備者」角色使用。只有「準備者」才能使用「附件」側邊功能表，而且使用狀態為以準備者身分開啟之調節的目前「準備者」具備在「附件」側邊功能表中新增或刪除任何附件的完整存取權，不論他們是否新增附件。

準備者可以新增附件至「摘要」的「附件」區段中的整體調節，以及至調節備註或交易。「複查者」和「評註者」只能夠新增附件至自己的備註。

您可以：

  • 檢視誰新增附件以及附件的新增日期與時間。
  • 將調節上的附件結轉至建立調節的下一個期間。
  • 持續編輯附件的描述，直到調節上的工作流程完成為止。
  • 展開「交易附件」清單並設為預設展開檢視。

  • 一次新增一個附件至多個調節。

  • 透過從新增附件對話方塊使用拖放，新增一或多個附件。您也可以一次拖放多個附件然後上傳多個附件。

根據角色和狀態的權限

以下表格描述您可以根據調節狀態和角色執行的任務：

表格 6-3 附件

角色 狀態：以準備者身分開啟 狀態：以複查者身分開啟 狀態：已關閉
準備者 不論他們是否已新增附件，都可以新增或刪除附件 可以檢視附件 可以檢視附件
複查者 可以檢視附件 可以檢視附件 可以檢視附件
評註者 可以檢視附件 可以檢視附件 可以檢視附件
管理員 可以檢視附件 可以檢視附件 可以檢視附件
超級使用者 可以檢視附件 可以檢視附件 可以檢視附件

新增外部文件或網頁連結

若要在「附件」區段中新增外部文件或網頁連結，請執行這些步驟：

  1. 從首頁中，按一下調節，然後選取和開啟要使用的調節。
  2. 在調節摘要對話方塊上，按一下右邊的附件頁籤 (迴紋針圖示)。隨即顯示「附件」清單。
    「附件」頁籤
  3. 按一下附件或檔案連結圖示。附件迴紋針圖示和連結圖示
    • 對於附件，請選取選擇檔案以選取和附加檔案，然後按一下確定。
      • 然後輸入具有描述性的名稱。
      • 如果您要此附件在下一個期間包含在此調節上，請選取結轉核取方塊。
    • 對於連結，請輸入 URL (例如：Oracle，http://www.oracle.com)，接著輸入 URL 名稱，然後按一下確定
      • 然後輸入具有描述性的名稱。
      • 如果您要此附件在下一個期間包含在此調節上，請選取結轉核取方塊。

    如果您選取結轉，您會在檔案附件或 Web 連結旁看到「結轉」圖示。

    註：

    只有在與此調節關聯的格式中未選取防止檔案上傳選項時，才會顯示以附件方式上傳檔案的選項。

註：

準備者新增連結之後，使用者若是按一下該連結，便會根據使用者的瀏覽器設定值開啟它。

編輯或刪除附件

您可以透過存取右邊的「編輯」或「刪除」動作來「編輯」或「刪除」附件。
「編輯」動作

在「編輯附件」對話方塊上，您可以編輯名稱，也可以變更「結轉」核取方塊。
「編輯附件」對話方塊

註：

您可以持續編輯名稱描述，直到調節的工作流程完成為止。

結轉附件

有時候，您會想要將調節的附件結轉至該調節的未來期間。您可以使用「新增附件」對話方塊或「編輯附件」對話方塊上的「結轉」核取方塊，來指示在針對下一個期間建立調節時，將會附隨此同一個附件。

展開所有交易附件

您可以按一下「交易附件」旁的「全部展開」圖示，來查看完整的交易附件清單。圖示將會是「全部展開」或「全部收合」。設定值將預設為階段作業中最後使用的設定。
「全部展開」圖示

此為已展開的清單範例。
已展開成顯示完整清單的交易附件

一次新增檔案或 URL 至多個調節或交易

若要一次新增參照檔案或 URL 至多個調節或交易，請執行下列動作：

  1. 從首頁按一下調節或交易。

  2. 您可以複選調節或交易 (或是醒目提示多個列，或使用 SHIFT 鍵選取多個列)，然後依序按一下動作、新增參照、檔案或 URL。

使用拖放新增一或多個附件

您也可以使用新增附件對話方塊提供的拖放功能來新增一或多個附件。您可以視需要在名稱欄位中重新命名附件。如果您拖放多個附件，您可以一次上傳一個。

註：

您必須存取新增附件對話方塊來適當地拖放附件。如果您嘗試從「摘要」執行拖放，您可能會遇到問題。

註：

只有在與此調節關聯的格式中未選取防止檔案上傳選項時，才會顯示以附件方式上傳檔案的選項。

調節和註解附件的大小注意事項

請注意，大部分的用戶端儲存已經被調節和註解附件佔用。以下是一些協助管理附件大小的有用提示。

  • 用戶端可以訂閱 Oracle Cloud Object Storage，並在建立儲存分組之後設定 Account Reconciliation，以將附件儲存在物件儲存中。這可大幅縮減 Account Reconciliation 資料庫的大小。請參閱設定 Account Reconciliation 中的使用 Oracle Cloud Object Storage 來保存附件

  • 用戶端可以將其附件儲存在自己的文件儲存庫中，以及從調節連結至該儲存庫。新增連結比上傳檔案附件更簡單，而且大幅減少儲存空間。

  • 用戶端還可以封存舊期間，方法是卸載儲存空間，或是使用封存服務。

  • 用戶端應該檢查其更大附件的內容，確定使用者以有效的方式上傳資料。例如，內含貼上的高品質擷取畫面的 Word 文件會使用大量的儲存。