使用描述資料

描述資料可讓您透過更多描述快速分類檔案和資料夾。

服務管理員可能已針對您的組織建立專屬的描述資料。例如，您可能需要追蹤其他人員核准項目的時間以及核准者。您可以建立稱為「文件核准」的描述資料來列出欄位 (例如檔案類型、檔案的發送者、核准者和核准時間)。

您接著可以將所有已核准的檔案移動至一個資料夾中，並將描述資料套用至資料夾。資料夾中的所有檔案都會識別為已核准。您可以編輯不同檔案的描述資料，以顯示其核准日期、核准者，以及任何其他相關詳細資訊。

具有擁有者、管理者或提供者資源角色的人員可以將描述資料套用到檔案和資料夾。具有「檢視者」或「下載者」資源角色的人員可以檢視所有已設定的描述資料。

針對儲存為數位資產的項目，系統會自動建立描述資料。只有服務管理員可以建立其他描述資料。請與管理員合作開發需要的描述資料。

開始使用描述資料：

1. 選取要新增描述資料的檔案或資料夾，然後按一下 以開啟提要欄位。
2. 從窗格的下拉式功能表中選取標記和描述資料。
3. 按一下 以開啟可用的描述資料清單。
4. 選取想要使用的描述資料名稱，然後按一下儲存。
5. 針對描述資料所建立的欄位會顯示在側邊面板中。視需要輸入資訊。請記住，如果這是資料夾的描述資料，則輸入的任何資訊都會用於資料夾中的所有檔案。

   下列限制會套用至使用者能夠輸入的欄位值：

   • 文字：最多 1,000 個字元。不可包含 # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • 數字：最多 15 個字元。必須為整數，不能使用小數。
6. 完成後請按一下儲存。