共用總覽

您可能會需要與其他人協作並共用資訊，但必須確保只有正確的人員才能存取相關資訊。您所使用的共用類型會根據您需要共用的內容而有所不同：

檔案：您可以建立連結並使用電子郵件將該連結傳送給某人，或是在即時訊息、文件或其他應用程式中使用該連結。如果您需要視特定檔案的情況提供存取權給人員，傳送連結會非常實用。收件者能夠存取檔案的唯一方式就是使用該連結。這些是公用連結和成員連結，它們的說明如下。
資料夾：您可以傳送資料夾的連結，或將人員或群組新增為資料夾成員。當您新增資料夾的成員之後，這些人員和群組就能存取資料夾中的所有內容。例如，當您在處理大型專案，而人員可能需要不斷地存取資訊時，這會非常有用。

與他人共用資料夾，並且給予他們新增內容至該資料夾的權限時，該部分的內容也會計入您的儲存配額。例如，如果您的資料夾原先共有 500 MB 大小的檔案，而在您共用該資料夾後，其他使用者另外新增了 300 MB 大小的檔案，那麼共有 800 MB 會計入為您的配額。

如果您可以存取超過 100 個資料夾 (您所擁有或與您共用的資料夾)，您的搜尋結果將會不完整，因為搜尋限制為 100 個資料夾。

服務管理員負責管理您組織的 Oracle Content Management。他會設定您可以使用的儲存空間大小。如果您需要比目前還多的儲存空間，請洽詢您的服務管理員。

您可以指定角色來決定哪些人可以存取您共用的內容。新增資料夾成員時，您可以決定對方在該資料夾中的角色。您可以將文件設為僅供檢視，也可以讓指定人員編輯文件及上傳文件的新版本。您可以使用下列角色：

檢視者：檢視者可以查看檔案和資料夾，但不能變更內容。
下載者：下載者可同時下載檔案，並且將下載的檔案儲存到自己的電腦。
提供者：提供者還可以修改檔案、更新檔案、上傳新檔案以及刪除檔案。
管理者：管理者擁有其他角色的所有權限，可以新增或移除其他人員的成員資格。

註：

如果系統管理員已啟用 Microsoft Office Online 整合的話，檢視者只能在 Web 從屬端查看檔案的預覽，下載者還可以在 Microsoft Office Online 檢視檔案，提供者和管理者則還能夠在 Microsoft Office Online 編輯檔案。

另外還有一個「擁有者」角色，此角色具備管理資料夾的所有權限，包括刪除資料夾。

「提供者」與「管理者」可以刪除內容和刪除子資料夾。如果刪除某個共用項目，它會出現在該項目的擁有者和刪除者的「資源回收」資料夾中。

與夥伴和外部廠商協作時，您可以提供安全的檔案公用連結，讓每個人都能擁有適當層級的存取權。您也可以為連結設定存取代碼和到期日期，藉此提高連結的安全性。進行監督作業時，您還能監督檔案存取者、存取的檔案以及存取時間。

進行共用快速教學 (僅提供英文)。

公用連結

公用連結可讓您存取該特定檔案或資料夾，但無法存取其他項目。

您的服務管理員可以停用公用連結，以及設定可以存取這些連結的人員 (所有人或僅限已註冊的使用者)。

建立公用連結時，您可以新增名稱至該連結，如此就能夠追蹤它是否曾被使用。您也可以新增包含連結的訊息，並選擇該連結的權限。這決定收件者能夠使用該連結執行哪些動作。您可以透過 Web 瀏覽器存取偏好設定，並在其中調整公用連結適用的最大角色。您的服務管理員可能也會限制公用連結允許的角色。角色和新增成員至資料夾時使用的相同 (檢視者、下載者或提供者)。

建立公用連結時，如果管理員允許，則您可以選擇將連結傳送給任何人，亦即可以將連結傳送給沒有 Oracle Content Management 帳戶的人員，您也可以將收件者限定為所有註冊的使用者 (有帳戶的人員)。

您也可以選擇設定公用連結將停止作用的到期日期和存取代碼。存取代碼就像是公用連結的密碼。您可以設定存取代碼，收到連結的人員將必須輸入此代碼才能使用連結。這可為傳送的公用連結添加額外的安全保護措施。您需要將此存取代碼傳送給收到連結的人員，他們才能夠使用連結。否則，他們將無法存取與此連結關聯的內容。

成員連結

使用者必須是資料夾的成員，且必須登入 Oracle Content Management 帳戶，才能使用這類連結。如果您使用成員連結，就可以選擇線上存取，以便讓收件者檢視檔案或資料夾。您也可以在共用檔案時使用直接下載連結。這讓收件者無須檢視即可下載檔案。