報表套件是由數個元件所組成︰
Doclet
報表套件的核心功能就是將報表細分成稱為 Doclet 的子元件。Doclet 會視您所建立的報表類型而不同。例如,銷售報表的每個地理區域會有個別 Doclet,而用於揭露財務的每個不同財務報表、稅務報表及票據都有其 Doclet。
或者,若是只由一人負責報表中的所有損益表資訊,可以將這些損益表文件全部分類為單一 Doclet。如何定義 Doclet 全都取決於您。請參閱報表套件設計考量中的「識別 Doclet」。
在您識別報表中的 Doclet 之後,可以將其指派給負責提供內容的作者。例如,在依分類細分收入的報表中,您可以有服務、硬體以及軟體授權的 Doclet。接著,您可以將每個 Doclet 指派給負責該分類的管理小組。
補充 Doclet
如程序、指示、參考資料等等的補充文件,能以補充 Doclet 的形式上傳至報表套件。補充文件可以是任何類型的文件檔案(例如 PDF、Excel、Word 等等)。由於合併報表內不會包含補充 Doclet 的內容,所以這些 Doclet 會從複查與簽核處理中排除。補充 Doclet 內容無法在線上檢視,但使用者可以下載,並像是在程式庫中使用第三方構件一樣,以相同的方式使用原生程式開啟補充 Doclet。
請一併參閱此影片 在 Narrative Reporting 中管理補充 Doclet。
參考 Doclet
參考 Doclet 可用作容器來儲存內容(如 Excel 檔案的指定範圍或管理報表的圖表與圖形,請參閱將管理報表新增至參考 Doclet),並由一或多個一般 Doclet(非補充)消耗。
參考 Doclet 的檔案內容不會直接 納入像是預覽、公布、複查例項或簽核例項等的任何報表套件輸出。然而,即使實際的參考 Doclet 不是直接合併在輸出中,耗用 Doclet 內的內嵌內容還是會顯示為報表套件輸出的一部分。參考 Doclet 可以參與編寫階段,但不會參與複查或簽核階段。
區段
區段可讓您將組織的 Doclet 分組,或將有共同格式或專供共同的對象使用的 Doclet 放在一起。例如,您可以將財務揭露報表中的所有財務報表組成一個區段。這樣做只會對指派給該區段的複查者顯示篩選過的 Doclet 檢視。
編製階段
報表套件編製共有三個階段︰
編寫階段—將各種不同的報表內容與支援詳細資料,編譯成有凝聚性的報表套件。
複查階段—蒐集多個草稿版本上的註記,並據以修訂報表內容。
簽核階段—蒐集重要人士的電子簽章,以及保護報表內容避免遭到修改。
您決定報表需要哪些編製階段。如果報表內容主要是由一或兩人提供,您可能不需要編寫階段。如果您是為一小群內部利害關係人編製報表,而不是對大眾,您可能不需要複查階段。您可以依照所需的報表類型來客製化編製階段。請參閱報表套件設計考量中的「決定編製階段」。
讓我們更詳細地來看看這些編製階段。