建立和更新資料驗證規則

若要實作商業原則與作法，您可以建立當表單中的條件符合時要檢查的資料驗證規則。如果輸入的資料違反驗證規則，則會產生驗證訊息。您也可以使用驗證規則，針對提交的核准單位資料建立限制，並指定複查者、擁有者或通知者來複查符合部分條件的資料。

例如，資料驗證可以防止使用者所提交的預算含有公司準則以外的資本支出，以確保部門的資本費用符合公司政策。資料驗證規則案例中描述了可使用資料驗證規則處理的範例案例。

定義資料驗證規則包含以下主要任務：

  • 識別符合條件時要用驗證訊息或不同顏色顯示的資料儲存格或位置。

  • 識別在規則評估期間必須加入的儲存格，並依此定義規則。

  • 在識別位置建立資料驗證規則，如本主題中所述。

若要建立和更新驗證規則，請執行下列動作：

  1. 從首頁上，按一下導覽器 「導覽器」圖示，然後在建立與管理下，按一下表單。
  2. 建立或編輯表單，然後在表單與特設方格管理頁面上，按一下配置。
  3. 在配置中，用滑鼠右鍵按一下您要新增或更新驗證規則的方格、列標題、欄標題或儲存格。

    註：

    當您將游標停留在配置的儲存格上方時，環境定義功能表將顯示儲存格是否包含驗證規則。若要檢視驗證訊息，請選取顯示資料驗證訊息。選取單一儲存格也會顯示環境定義功能表。

  4. 選取新增/編輯驗證規則以建立或更新規則。
  5. 若要新增規則，請按一下「新增規則」圖示，並輸入規則名稱與描述。

    如有需要，請從位置選取某個選項，移動規則。若要建立與既有規則類似的規則，請按一下「複製」圖示，然後更新規則。若要檢視規則，請按一下檢視規則。請參閱檢視資料驗證規則。

  6. 更新規則。
    1. 針對條件，選取開始條件陳述式的選項：If、Else If、Else、Then、Check Range 或 Range。

      規則的第一個部分必須包括 If 條件。規則也必須包含某些格式的 Then 條件。請參閱規則建置器支援的條件。

    2. 針對來源類型，選取要由規則評估的選項。

      來源類型清單會顯示「條件」的適當選項。例如，若條件可包括目前儲存格值、儲存格值、欄值、列值、成員名稱、成員、跨維度成員、科目類型、版本類型、變數報表類型、UDA 或屬性。如需各類型條件的詳細資料，請參閱規則建置器支援的條件。

    3. 若適用於所選來源類型，請在來源值中以選取選項或輸入任意格式值的方式輸入值。
    4. 選取用於評估的運算子：=、!=、<、<=、>、>=、Equals、Not Equals、Contains、Starts With 或者 Ends With、In 或 Not In。

      如需相關範例，請參閱資料驗證條件運算子。

    5. 為規則選取適當的目標類型選項。
    6. 在條件建置器右側的動作欄中按一下圖示以更新條件：

      • 「新增條件」圖示：在目前列旁邊新增條件。

      • 「刪除條件」圖示：刪除目前列的條件。

    7. 選取要更新的條件或條件區塊。

      若要更新條件區段，請在條件建置器的頂部，按一下條件區域中的圖示：

      • 「新增條件區塊」圖示：使用 If 在驗證規則中新增條件區塊。您可以展開或收合條件。請參閱規則建置器支援的條件。

      • 「刪除條件區塊」圖示：刪除選取的條件區塊。

      • 「剪下條件」圖示：刪除選取的條件，並複製以貼到新的位置。

      • 「複製條件」圖示：複製選取的條件。

      • 「貼上條件」圖示：將選取的條件貼至新的位置。

      • 「群組條件」圖示：將條件中的選取項目分組，並加上群組括號。除了您設定的群組之外，將條件分組時會針對群組區塊中的 IF 陳述式加以分組，並啟用自訂群組選項。

      • 「取消群組條件」圖示：將選取的條件取消群組。群組括號會從選取的條件中移除。每次選取「取消群組」時，只會從條件中移除一個群組。

        您也可以設定專屬的條件群組；若要設定群組，請選取自訂群組，然後設定規則定義區域中的群組。

        選取的條件會以陰影顯示。若要清除選取的條件，請再按一下條件欄的左側。

  7. 在最右邊的欄中按一下「處理儲存格」圖示，來新增處理指示。

    註：

    如果未顯示圖示，請確定規則是有效的，而且該規則允許儲存格處理指示。例如，Else、Range 和 Then 條件中包含儲存格處理指示。必須選取規則的所有必要欄，才會顯示圖示。

    請參閱格式化儲存格與設定升階途徑。

  8. 準備啟用規則以供表單使用時，請選取啟用驗證規則。

    提示：

    建置規則時，您可以只儲存規則而不啟用。在您解決所有錯誤且規則已就緒可供驗證和使用之後，即可啟用和儲存規則以供表單使用。您也可以清除啟用驗證規則以暫時停用規則。

  9. 完成更新規則後，請驗證規則：
    1. 按一下驗證。

      驗證狀態會顯示於對話方塊的上方。儲存變更之前，必須更正錯誤。如果您沒有驗證規則並修正驗證期間找到的錯誤即關閉對話方塊，則不會儲存更新。

    2. 修正驗證期間找到的任何錯誤後，請確認已選取規則定義區域上方的啟用驗證規則，以便啟用應用程式的規則。
    3. 驗證規則後，按一下確定。
  10. 選擇性：在表單與特設方格管理頁面中，檢視並更新規則：

    • 在表單與特設方格管理頁面右邊的驗證規則窗格中，按一下「新增驗證規則」圖示、「編輯驗證規則」圖示或「刪除取消選取的驗證規則」圖示，來新增、編輯或刪除規則。

    • 如果在相同的位置定義多個規則，且某些規則有相同的優先順序時，您可以變更處理規則的順序。若要將規則上移、下移，或移至清單頂端或底部，請選取規則，然後按一下箭頭。請參閱資料驗證規則的評估與執行順序。

    • 選取表單驗證規則選項：

      表格 22-1 驗證規則選項

      選項 描述
      僅驗證具有此表單存取權的使用者 如果目前登入的使用者沒有表單的存取權，驗證規劃單位時，請勿執行與表單相關的驗證。
      僅針對含現有區塊的頁面進行驗證 啟用時，系統可找出哪些頁面組合具有潛在的區塊並僅對那些頁面組合執行驗證。其中包含少數例外。如果頁面組合僅含有任何「動態計算」、「動態計算和儲存」、「標籤」，或者「儲存」和一個子成員，則一律會載入該頁面。
      僅針對使用者可存取的儲存格和頁面進行驗證 啟用時，驗證會以目前登入的使用者身分 (不是服務管理員身分) 執行，這表示使用者的安全性將套用至表單成員。
  11. 在表單與特設方格管理頁面中，預覽並驗證表單、解決任何驗證錯誤，然後儲存變更。

    若表單的資料驗證規則已啟用，會在載入或儲存表單時驗證規則。儲存表單時便會儲存資料驗證規則。請參閱建立表單。

    當使用者開啟表單時，可以使用資料驗證訊息窗格檢視和解決驗證訊息。

    請參閱使用 Planning 中的解決資料驗證錯誤。