設定通知的電子郵件

您可以設定當任務清單、核准及工作有變更時，要透過電子郵件收到哪些活動的通知。

系統會在觸發通知的事件次日，以批次方式傳送任務管理程式通知給使用者。另請參閱管理 Planning 中的在任務管理程式中啟用電子郵件通知。

新使用者會繼承服務管理員定義的預設電子郵件通知設定值。這包括延遲通知、狀態變更通知和到期日提醒通知的設定值。如果服務管理員允許使用者定義自己的電子郵件通知設定值，則所有使用者可執行下列其中一項作業：

• 選取使用管理員設定值以繼續使用服務管理員定義的預設值。服務管理員後續對電子郵件通知設定值所進行的任何更新，都會反映在使用者的設定值中。
• 針對一或多項設定使用通知我，以自訂其電子郵件通知設定值。如果使用者未對一或多項設定的值進行設定，這些設定將繼續使用服務管理員設定的預設值。

註：

如果服務管理員不允許使用者自訂其通知設定值，則使用管理員設定值會被停用。

系統會在下列情況下傳送通知：

• 延遲通知：系統會在任務到期日的次日，將延遲通知傳送給使用者。

• 狀態變更通知：系統會在任務狀態變更時，傳送任務已可供處理的通知。

• 到期日提醒通知：系統會在任務到期日之前的指定天數，傳送提醒給使用者。

若要停用通知，請清除通知核取方塊，然後選取通知我下方的永不。

若要設定和啟用電子郵件通知，請執行下列動作：

1. 在「首頁」上，按一下工具，然後按一下使用偏好設定。
2. 按一下通知。
   
3. 選擇性：如果您是服務管理員，選取使用管理員設定值可防止使用者自訂電子郵件通知設定值。服務管理員若勾選此核取方塊，所有使用者偏好設定的設定值都會被管理員設定值覆寫，亦即，使用者將繼承管理員所設定的偏好設定。
4. 對於電子郵件地址，輸入您的電子郵件地址。
5. 在通知底下，選取您想要接收通知的應用程式更新：
   • 任務清單
   • 核准
   • 工作主控台
6. 選取電子郵件開始時間和電子郵件結束時間。
7. 對於通知類型，請選取通知我的選項：
   • 立即

     註：

     如果您將通知我設定為立即，則即使不在使用者的電子郵件開始/結束時間，也會立即傳送電子郵件通知。

   • 一天一次
   • 每隔 2 小時
   • 每隔 3 小時
   • 每隔 4 小時
   • 每隔 6 小時
   • 混合
   • 永不：選取此選項可停用通知。請注意，此選項僅適用於狀態變更通知和到期日提醒通知。對於延遲通知，只有下列通知類型才有此選項：

     • 您是任務擁有者而且任務受指派人已延遲

     • 您是任務擁有者而且任務核准者已延遲

8. 按一下儲存。