Szenarioworkflow

Wenn der Systemadministrator ausgehende E-Mails von Essbase aktiviert hat, erhalten die jeweiligen Szenarioteilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen bei Szenarioänderungen.

So richten Sie SMTP-E-Mail-Benachrichtigungen ein:

1. Melden Sie sich als Systemadministrator bei Essbase an.
2. Klicken Sie auf Konsole.
3. Klicken Sie auf E-Mail-Konfiguration.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte "SMTP-Konfiguration".

   SMTP steuert ausgehende E-Mails.

5. Geben Sie den SMTP-Host und -Port Ihres Unternehmens ein.
6. Geben Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse und das Kennwort als Absender der Benachrichtigungs-E-Mail ein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn SMTP-Mail eingerichtet wurde, erhalten Szenarioteilnehmer E-Mails, wenn der Status, der Eigentümer, die Priorität oder das Fälligkeitsdatum ihrer Szenarios geändert wird.

"E-Mail" ist ein optionales Feld, wenn Benutzer dem System hinzugefügt werden. Wenn das Feld leer ist, kann dieser Benutzer keine E-Mails erhalten, selbst wenn er an Szenarios teilnimmt.

Ein vorhandenes Szenario kann aktualisiert werden (siehe Aktualisierungsaktion in der Tabelle), um den Eigentümer, die Priorität oder das Fälligkeitsdatum zu ändern. Beispiel: Wenn das Fälligkeitsdatum des Szenarios geändert wird, erhalten die Teilnehmer eine E-Mail mit dem neuen Fälligkeitsdatum. Das alte Fälligkeitsdatum wird dabei durchgestrichen angezeigt, damit deutlich wird, welche Informationen zum Szenario aktualisiert wurden.

Zur Erstellung eines Szenarios geben Sie allgemeine Informationen zum Szenario an. Dabei erstellen Sie einen Szenarionamen, wählen ein Fälligkeitsdatum aus, wählen eine Anwendung und einen Cube aus und geben an, ob berechnete Werte verwendet werden. Dann fügen Sie Benutzer hinzu und legen fest, ob jeder Benutzer ein Teilnehmer oder Genehmiger ist.

1. Melden Sie sich als Benutzer mit mindestens der Berechtigung "Datenbankaktualisierung" für mindestens eine Anwendung bei Essbase an.
2. Klicken Sie auf Szenarios.
3. Klicken Sie auf Szenario erstellen.
4. Geben Sie auf dem Register Allgemeine Informationen einen Szenarionamen ein, und wählen Sie eine Priorität (optional), ein Fälligkeitsdatum, eine Anwendung und eine Datenbank (einen Cube) aus. Sie sehen nur die Anwendungen, für die Ihnen mindestens die Berechtigung "Datenbankaktualisierung" erteilt wurde.
5. Aktivieren Sie Berechnete Werte verwenden, wenn Sie berechnete Werte bei der Ausführung von Berechnungsskripten für Szenarios mit Basiswerten zusammenführen möchten.
6. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung ein.
7. Klicken Sie auf dem Register Benutzer auf Hinzufügen , um eine Liste der Benutzer anzuzeigen.
8. Fügen Sie die gewünschten Benutzer hinzu.
9. Schließen Sie das Dialogfeld Benutzer hinzufügen.
10. Wählen Sie für jeden Benutzer die Standardeinstellung (Teilnehmer) oder Genehmiger aus.
    Die Rollen von Szenariobenutzern bestimmen den Workflow für das Szenario.
11. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Als Szenariobenutzer können Sie Datensegmente in Ihrem eigenen Szenario modellieren.

1. Klicken Sie in der Essbase-Weboberfläche auf der Seite "Anwendungen" auf Szenarios.
2. Suchen Sie auf der Seite "Szenarios" das Szenario, in dem Sie Daten modellieren möchten.
   • Im Feld Suchen können Sie anhand des Namens nach dem Szenario suchen.
   • Sie können die Anwendung in der Dropdown-Liste Alle Anwendungen auswählen und innerhalb dieser Anwendung suchen.
   • Nachdem Sie die Anwendung ausgewählt haben, können Sie die Suche weiter eingrenzen, indem Sie die Datenbank (den Cube) in der Dropdown-Liste Alle Datenbanken auswählen und innerhalb dieses Cubes suchen.
3. Starten Sie Smart View, indem Sie vor dem Szenarionamen auf das Symbol Excel klicken.
4. Sie können Daten ändern und eine Was-wäre-wenn-Analyse in Smart View ausführen.

   Wenn Sie Werte ändern und weiterleiten, diese dann aber auf die Basiswerte zurücksetzen möchten, können Sie dazu "#Revert" in die geänderten Zellen eingeben und im Smart View Essbase-Menüband die Option Daten weiterleiten auswählen.

   Wenn eine Basiszelle einen Wert enthält und Sie für die entsprechende Zelle im Szenario den Wert "#Missing" festlegen möchten, können Sie den Wert "#Missing" an das Szenario weiterleiten oder den Wert in Smart View löschen und im Smart View Essbase-Menüband die Option Daten weiterleiten auswählen.

5. Setzen Sie den Vorgang fort, bis Sie bereit sind, Daten zur Genehmigung vorzulegen.

Nachdem Sie ein Szenario zur Genehmigung weitergeleitet haben, ist dieses Szenario nicht mehr beschreibbar.

1. Melden Sie sich als Anwendungs- oder Szenarioeigentümer bei der Essbase-Weboberfläche an.
2. Klicken Sie auf Szenarios.
3. Klicken Sie unter Aktionen auf Weiterleiten .
4. (Optional) Geben Sie einen Kommentar ein.
5. Klicken Sie auf OK.

Nachdem der Eigentümer das Szenario zur Genehmigung weitergeleitet hat, kann der Genehmiger Szenarioänderungen genehmigen oder ablehnen. Der Szenarioeigentümer wird dann über die Aktion informiert. Sie müssen als Genehmiger angemeldet sein, um auf die Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen eines Szenarios zuzugreifen.

1. Klicken Sie in der Essbase-Weboberfläche auf Szenarios.
2. Klicken Sie neben dem weitergeleiteten Szenario unter Aktionen auf Genehmigen oder Ablehnen .
3. Geben Sie im Dialogfeld "Genehmigen" oder "Ablehnen" einen Kommentar ein.

Sie können Datenänderungen auf der Seite "Szenario" in der Essbase-Weboberfläche oder mit dem Berechnungsbefehl DATAMERGE anwenden.

Wenn Sie Datenänderungen übernehmen, überschreiben die im Szenario gespeicherten Änderungen die Basisdaten.

1. Klicken Sie in der Essbase-Weboberfläche auf Szenarios.

2. Klicken Sie neben dem genehmigten Szenario unter Aktionen auf Anwenden.

3. Hinterlassen Sie optional einen Kommentar, und bestätigen Sie Ihre Auswahl, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

• Sie können die Änderungen auch mithilfe des Berechnungsbefehls DATAMERGE übernehmen.
• Nachdem ein Szenario angewendet wurde, können Sie das Szenario löschen, um die Sandbox für dieses Szenario wiederzuverwenden.
• Datenbankmanager und Benutzer mit höheren Berechtigungen können ein Berechnungsskript für einen DATAMERGE-Vorgang ausführen. Dazu müssen sie nicht als Szenariogenehmiger festgelegt sein.
• Wenn ein Szenario angewendet wurde, kann es zwar erneut angewendet, aber nicht geändert werden.

Wenn Sie die Rolle "Serviceadministrator" innehaben oder ein Szenariobenutzer (Teilnehmer, Genehmiger oder Eigentümer) sind, können Sie ein Szenario kopieren. Sie können Szenarios an jedem Punkt im Szenarioworkflow vor "Szenario löschen" kopieren. Der Genehmigungsstatus des kopierten Szenarios wird auf "Wird verarbeitet" zurückgesetzt.

1. Klicken Sie in der Essbase-Weboberfläche auf Szenarios.
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen für das zu kopierende Szenario und dann auf Kopieren.
3. Geben Sie den Szenarionamen ein, und wählen Sie die zu kopierenden Szenariokomponenten aus: Genehmiger, Teilnehmer, Kommentare und Daten.
4. Klicken Sie auf OK.

Sie können ein Szenario in der Essbase-Weboberfläche löschen.

1. Klicken Sie in der Essbase-Weboberfläche auf Szenarios.
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen für das zu löschende Szenario und dann auf Löschen.

Mit einem optionalen Genehmigungsworkflow können Sie ein Szenario überprüfen.

Die Rollenzuweisungen von Szenariobenutzern bestimmen den Workflow für Szenarios. Sie benötigen mindestens einen Genehmiger zur Aktivierung des Szenarioworkflows. Ohne einen Genehmiger können Teilnehmer das Szenario beispielsweise nicht zur Genehmigung weiterleiten, und es gibt keine Option zum Genehmigen oder Ablehnen des Szenarios.

Bei Szenarios ohne Genehmiger ist nur die Aktion "Anwenden" verfügbar. Ohne Genehmiger kann der Szenarioeigentümer weiterhin Datenwerte im Szenario ändern und Datenänderungen auf den Cube anwenden (oder ablehnen), ohne einen Genehmigungsprozess durchlaufen zu müssen.

Teilnehmer können an Was-wäre-wenn-Analysen teilnehmen. Sie müssen über die Benutzerrolle "Datenbankaktualisierung" oder "Datenbankzugriff" verfügen. Das Hinzufügen von Teilnehmern ist nicht obligatorisch.

Genehmiger überwachen den Prozess und genehmigen oder lehnen Szenarios ab. Sie müssen über die Rolle "Datenbankzugriff" oder eine höhere Rolle verfügen. Szenarios können mehreren Genehmigern zugewiesen sein, wobei das Szenario vor dem Weiterleiten von jedem einzelnen Genehmiger genehmigt werden muss.

Teilnehmer und Genehmiger mit der Benutzerrolle "Datenbankzugriff" können nur dann in ein Szenario schreiben, wenn ihnen Schreibzugriff über einen Filter erteilt wurde.

Teilnehmer und Genehmiger sind nicht obligatorisch. Der Szenarioeigentümer kann Datenwerte im Szenario ändern und Datenänderungen im Cube festschreiben (oder ablehnen), ohne Teilnehmer oder Genehmiger anzugeben.