Flux de travail de scénario

Si l'administrateur de système a activé les courriels sortants depuis Essbase, les participants au scénario appropriés reçoivent les avis par courriel concernant les modifications du scénario.

Pour configurer les avis par courriel SMTP :

1. Connectez-vous à Essbase en tant qu'administrateur de système.
2. Cliquez sur Console.
3. Cliquez sur Configuration du courriel.
4. Cliquez sur l'onglet Configuration SMTP.

   SMTP contrôle le courriel sortant.

5. Entrez l'hôte et le port SMTP de votre société.
6. Entrez l'adresse de courriel et le mot de passe de votre société (de l'expéditeur de l'avis par courriel).
7. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque la messagerie SMTP est configurée, les participants au scénario commencent à recevoir des courriels lorsque le statut, la responsabilité, la priorité ou la date d'échéance de leurs scénarios change.

Lorsque des utilisateurs sont ajoutés au système, le courriel est un champ facultatif. S'il n'a pas été rempli, l'utilisateur ne peut pas recevoir de courriels même s'il participe à des scénarios.

Un scénario existant peut être mis à jour (voir Mettre à jour une action dans le tableau) pour modifier le responsable, la priorité ou la date d'échéance. Si, par exemple, la date d'échéance du scénario est modifiée, les participants recevront un courriel indiquant la nouvelle date d'échéance. L'ancienne date d'échéance apparaîtra barrée, pour mettre en évidence les informations de scénario qui ont été mises à jour.

Pour créer un scénario, vous devez spécifier des informations générales le concernant, notamment créer un nom de scénario, sélectionner une date d'échéance, une application et un cube, et indiquer s'il faut utiliser les valeurs calculées. Puis, vous ajoutez des utilisateurs et définissez si chaque utilisateur est un participant ou un approbateur.

1. Dans Essbase, connectez-vous en tant qu'utilisateur doté de l'autorisation de mise à jour de la base de données (ou supérieure) pour une application au moins.
2. Cliquez sur Scénarios.
3. Cliquez sur Créer un scénario.
4. Dans l'onglet Informations générales, entrez un nom de scénario et sélectionnez Priorité (facultatif), Date d'échéance, Application, et Base de données (cube). Seules les applications pour lesquelles vous disposez au minimum de l'autorisation de mise à jour de la base de données sont visibles.
5. Activez Utiliser les valeurs calculées si vous voulez fusionner les valeurs calculées et les valeurs de base lors de l'exécution des scripts de calcul sur des scénarios.
6. (Facultatif) Entrez une description.
7. Dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Ajouter pour une liste d'utilisateurs.
8. Ajoutez les utilisateurs voulus.
9. Fermez la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs.
10. Pour chaque utilisateur, conservez la valeur par défaut (Participant), ou sélectionnez Approbateur.
    Les rôles d'utilisateur de scénario déterminent le flux de travail pour le scénario.
11. Enregistrer les modifications.

En tant qu'utilisateur de scénario, vous pouvez modéliser des tranches de données dans votre propre scénario.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, dans la page Applications, cliquez sur Scénarios.
2. Dans la page Scénarios, identifiez le scénario pour lequel vous voulez modéliser des données.
   • Vous pouvez rechercher le scénario par nom dans le champ Rechercher.
   • Vous pouvez sélectionner votre application dans la liste déroulante Toutes les applications, puis effectuer une recherche dans cette application.
   • Après avoir sélectionné l'application, vous pouvez affiner votre recherche en sélectionnant la base de données (cube) dans la liste déroulante Toutes les bases de données, puis effectuer une recherche dans ce cube spécifique.
3. Lancez Smart View en cliquant sur l'icône Excel devant le nom du scénario.
4. Apportez des modifications aux données et effectuez une analyse par simulation dans Smart View.

   Si vous modifiez et soumettez des valeurs, puis décidez de revenir aux valeurs de base, vous pouvez le faire en entrant #Revert dans les cellules modifiées et en sélectionnant Soumettre les données dans le ruban Essbase Smart View.

   Si une cellule de la base comporte une valeur et que vous voulez que la cellule correspondante du scénario indique #Missing, vous pouvez envoyer #Missing au scénario ou supprimer la valeur dans Smart View, et sélectionner Soumettre les données dans le ruban Essbase Smart View.

5. Poursuivez ce processus jusqu'à que vous soyez prêt à soumettre les données pour approbation.

Une fois que vous soumettez un scénario pour approbation, personne ne pourra écrire dans ce scénario.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, connectez-vous en tant que responsable de l'application ou du scénario.
2. Cliquez sur Scénarios.
3. Sous Actions, cliquez sur Soumettre .
4. (Facultatif) Entrez un commentaire.
5. Cliquez sur OK.

Une fois que le responsable du scénario le soumet pour approbation, l'approbateur peut approuver ou rejeter les modifications apportées au scénario, et le responsable du scénario est avisé de l'action. Vous devez être connecté en tant qu'approbateur pour disposer des options permettant d'approuver ou de rejeter un scénario.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. À côté du scénario soumis, sous Actions, cliquez sur Approuver ou Rejeter .
3. Entrez un commentaire dans la boîte de dialogue Approuver ou Rejeter.

Vous pouvez appliquer les modifications de données à partir de la page Scénario de l'interface Web d'Essbase, ou à l'aide de la commande de calcul DATAMERGE.

Lorsque vous appliquez des modifications de données, les modifications stockées dans le scénario remplacent les données de base.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, cliquez sur Scénarios.

2. À côté du scénario approuvé, sous Actions, cliquez sur Appliquer.

3. Lorsque vous y êtes invité, laissez un commentaire facultatif et confirmez votre sélection.

• Vous pouvez également appliquer les modifications à l'aide de la commande de calcul DATAMERGE.
• Une fois un scénario appliqué, vous pouvez supprimer le scénario pour réutiliser le bac à sable pour ce dernier.
• Les gestionnaires de base de données peuvent exécuter un script de calcul pour lancer une commande DATAMERGE. Ils n'ont pas besoin d'être désignés comme approbateurs de scénario pour ce faire.
• Une fois un scénario appliqué, il peut être appliqué de nouveau mais il ne peut pas être modifié.

Si vous disposez du rôle Administrateur de service ou si vous êtes un utilisateur de scénario (participant, approbateur ou responsable), vous pouvez copier un scénario. Vous pouvez copier des scénarios à tout point du flux de travail, avant Supprimer le scénario. L'état d'approbation du scénario copié est réinitialisé à En cours.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. Cliquez sur le menu Actions pour le scénario que vous voulez copier, puis cliquez sur Copier.
3. Entrez le nom du scénario et sélectionnez les composants de scénario à copier parmi Approbateurs, Participants, Commentaires et Données.
4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez supprimer un scénario dans l'interface Web d'Essbase.

1. Dans l'interface Web d'Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. Cliquez sur le menu Actions pour le scénario que vous voulez supprimer, puis sélectionnez Supprimer.

Vous pouvez vérifier un scénario à l'aide d'un flux de travail d'approbation facultatif.

Les affectations de rôle d'utilisateur de scénario déterminent le flux de travail des scénarios. Il doit y avoir au moins un approbateur pour activer le flux de travail de scénario. Sans un approbateur, les participants ne peuvent pas soumettre le scénario pour approbation, par exemple, et ne disposent pas d'option pour l'approuver ou le rejeter.

La seule action possible pour les scénarios sans au moins un approbateur est Appliquer. Sans un approbateur, le responsable de scénario peut modifier les valeurs de données dans le scénario et valider les modifications de données dans le cube (ou les rejeter), sans suivre un processus d'approbation.

Les participants peuvent prendre part à une analyse par simulation. Ils doivent être dotés d'un rôle d'utilisateur Mise à jour de la base de données ou Accès à la base de données. L'ajout de participants n'est pas obligatoire.

Les approbateurs surveillent le processus, et approuvent ou rejettent des scénarios. Ils doivent être dotés d'un rôle Accès à la base de données ou supérieur. Les scénarios peuvent avoir plusieurs approbateurs. Dans ce cas, chacun doit approuver le scénario avant qu'il soit soumis.

Les participants et les approbateurs ayant le rôle d'utilisateur Accès à la base de données ne peuvent pas écrire dans un scénario tant que l'accès en écriture ne leur est pas accordé au moyen d'un filtre.

Les participants et les approbateurs ne sont pas obligatoires. Le responsable de scénario peut modifier les valeurs de données dans le scénario et valider les modifications de données dans le cube (ou les rejeter), sans désigner de participant ou d'approbateur.