Scenarioworkflow

Als de systeembeheerder de functionaliteit voor uitgaande e-mailberichten van Essbase heeft geactiveerd, ontvangen de betreffende deelnemers e-mailmeldingen voor scenariowijzigingen.

SMTP-e-mailmeldingen in te stellen:

1. Log in bij Essbase als systeembeheerder.
2. Klik op Console.
3. Klik op E-mailconfiguratie.
4. Klik op het tabblad 'SMTP-configuratie'.

   Uitgaande e-mail wordt beheerd via SMTP.

5. Voer de SMTP-host en SMTP-poort van uw bedrijf in.
6. Voer het e-mailadres en wachtwoord voor uw bedrijf in. Dit is het adres van de afzender van de e-mailmelding.
7. Klik op Opslaan.

Wanneer SMTP-mail is ingesteld, ontvangen deelnemers aan scenario's e-mailberichten bij een wijziging in de status, eigenaar, prioriteit of vervaldatum van hun scenario's.

Wanneer gebruikers aan het systeem worden toegevoegd, is 'E-mail' een optioneel veld. Als het veld niet is ingevuld, kunnen die gebruikers geen e-mailberichten ontvangen, ook niet als ze deelnemers aan scenario's zijn.

Een bestaand scenario kan worden bijgewerkt (zie Bijwerkactie in de tabel) om de status, eigenaar, prioriteit of vervaldatum te wijzigen. Als bijvoorbeeld de vervaldatum van het scenario wordt gewijzigd, ontvangen de deelnemers een e-mail met de nieuwe vervaldatum. De oude vervaldatum wordt weergegeven als doorgehaalde tekst, zodat duidelijk is welke gegevens van het scenario zijn gewijzigd.

Voor het maken van een scenario geeft u algemene gegevens op over het scenario, waaronder een naam, een deadline, een applicatie en kubus, en of er berekende waarden moeten worden gebruikt. Vervolgens voegt u gebruikers toe en definieert u voor elke gebruiker of deze een deelnemer of fiatteur is.

1. Log in bij Essbase als gebruiker met het toegangsrecht 'Database bijwerken' (of een hoger recht) voor ten minste één applicatie.
2. Klik op Scenario's.
3. Klik op Scenario maken.
4. Voer op het tabblad Algemene informatieeen scenarionaam in en selecteer een Prioriteit (optioneel), Deadline, Applicatie en Database (kubus). U ziet alleen applicaties waarvoor u ten minste het recht 'Database bijwerken' hebt.
5. Schakel Berekende waarden gebruiken in als u berekende waarde wilt samenvoegen met basiswaarden wanneer u berekeningsscripts uitvoert op scenario's.
6. (Optioneel) Voer een beschrijving in.
7. Klik op het tabblad Gebruikers op Toevoegen voor een lijst met gebruikers.
8. Voeg de gewenste gebruikers toe.
9. Sluit het dialoogvenster Gebruikers toevoegen.
10. Laat voor elke gebruiker de standaardwaarde (Deelnemer) staan, of selecteer Fiatteur.
    De gebruikersrollen van een scenario bepalen de workflow van het scenario.
11. Sla uw wijzigingen op.

Als scenariogebruiker kunt u gegevenssegmenten in uw eigen scenario modelleren.

1. Klik in de Essbase webinterface op de pagina 'Applicaties', op Scenario's.
2. Zoek op de pagina Scenario's het scenario waarin u gegevens wilt modelleren.
   • U kunt naar het scenario zoeken op naam in het veld Zoeken.
   • U kunt de applicatie selecteren in de dropdownlijst Alle applicaties en binnen die applicatie zoeken.
   • Nadat u de applicatie hebt geselecteerd, kunt u de zoekopdracht verder verfijnen door de database (kubus) te selecteren in de dropdownlijst Alle databases en binnen die specifieke kubus te zoeken.
3. Start Smart View door op het Excel -pictogram vóór de scenarionaam te klikken.
4. Breng gegevenswijzigingen aan en voer de what-if-analyse in Smart View uit.

   Als u na het wijzigen en versturen van waarden besluit dat u de basiswaarden weer wilt herstellen, typt u #Revert in de gewijzigde cellen en kiest u Gegevens versturen op het lint Essbase van Smart View.

   Als een basiscel een waarde bevat en u de corresponderende cel in het scenario wilt instellen op #Missing, kunt u #Missing naar het scenario versturen. U kunt ook de waarde in Smart View verwijderen en Gegevens versturen op het lint Essbase van Smart View selecteren.

5. Ga hiermee door totdat u klaar bent om de gegevens ter goedkeuring te versturen.

Nadat u een scenario hebt verstuurd ter goedkeuring, kan niemand naar dat scenario schrijven.

1. Log bij de webinterface van Essbase in als de eigenaar van de applicatie of het scenario.
2. Klik op Scenario's.
3. Klik onder Acties op Versturen .
4. (Optioneel) Voer een opmerking in.
5. Klik op OK.

Nadat de eigenaar van het scenario dit ter goedkeuring heeft verstuurd, heeft de fiatteur de mogelijkheid om scenariowijzigingen goed te keuren of af te wijzen. De scenario-eigenaar krijgt een melding over de actie. U ziet de opties voor het goedkeuren of afwijzen van een scenario alleen als u bent ingelogd als fiatteur.

1. Klik in de webinterface van Essbase op Scenario's.
2. Klik naast het verstuurde scenario, onder Acties, op Goedkeuren of Afwijzen .
3. Voer in het dialoogvenster Goedkeuren of Afwijzen een opmerking in.

Vanaf de pagina Scenario in de Essbase webinterface kunnen gegevenswijzigingen worden toegepast. Dit kan ook met behulp van de rekenopdracht DATAMERGE.

Als u gegevenswijzigingen toepast, worden de basisgegevens overschreven door de wijzigingen die zijn opgeslagen binnen het scenario.

1. Klik in de webinterface van Essbase op Scenario's.

2. Klik naast het goedgekeurde scenario, onder Acties, op Toepassen.

3. Bevestig de selectie en laat eventueel een opmerking achter indien daarom wordt gevraagd.

• U kunt gegevenswijzigingen ook toepassen met de rekenopdracht DATAMERGE.
• Nadat een scenario is toegepast, kunt u het scenario verwijderen om de sandbox voor dat scenario opnieuw te gebruiken.
• Databasebeheerders en hoger kunnen een berekeningsscript uitvoeren om een DATAMERGE uit te voeren. Ze hoeven hiervoor niet te zijn aangewezen als scenariofiatteurs.
• Nadat een scenario is toegepast, kan het opnieuw worden toegepast, maar kan het niet worden gewijzigd.

Als u de rol 'Servicebeheerder' hebt, of als u een scenariogebruiker bent (deelnemer, fiatteur of eigenaar), kunt u een scenario kopiëren. U kunt op elk punt in de scenarioworkflow, voorafgaand aan 'Scenario verwijderen', scenario's kopiëren. De goedkeuringsstatus van het gekopieerde scenario wordt teruggezet op 'In uitvoering'.

1. Klik in de webinterface van Essbase op Scenario's.
2. Klik op het menu Acties voor het scenario dat u wilt kopiëren en klik vervolgens op Kopiëren.
3. Voer de naam van het scenario in en selecteer welke scenariocomponenten u wilt kopiëren voor Fiatteurs, Deelnemers, Opmerkingen en Gegevens.
4. Klik op OK.

In de Essbase webinterface kunt u een scenario verwijderen.

1. Klik in de webinterface van Essbase op Scenario's.
2. Klik op het menu Acties voor het scenario dat u wilt verwijderen en selecteer Verwijderen.

U kunt een scenario controleren met behulp van een optionele goedkeuringsworkflow.

Met gebruikersroltoewijzingen voor scenario's wordt de workflow voor scenario's bepaald. U moet ten minste één fiatteur hebben om de scenarioworkflow te activeren. Zonder fiatteur hebben deelnemers niet de mogelijkheid om het scenario ter goedkeuring te versturen of het scenario goed te keuren of af te wijzen.

De enige mogelijke actie voor scenario's zonder een of meer fiatteurs is 'Toepassen'. Zonder fiatteur kan de scenario-eigenaar gegevenswaarden in het scenario toch wijzigen en gegevenswijzigingen toepassen op de kubus (of deze afwijzen) zonder een goedkeuringsproces te doorlopen.

Deelnemers kunnen deelnemen aan een what-if-analyse. Zij moeten de gebruikersrol 'Database bijwerken' of 'Databasetoegang' hebben. Het toevoegen van deelnemers is niet verplicht.

Fiatteurs kunnen het proces bewaken en scenario's goedkeuren of afwijzen. Zij moeten de rol 'Databasetoegang' of hoger hebben. Scenario's kunnen meerdere fiatteurs hebben. In dat geval kan het scenario pas worden verstuurd als elke fiatteur het scenario heeft goedgekeurd.

Deelnemers en fiatteurs met de gebruikersrol 'Databasetoegang' kunnen pas naar een scenario schrijven als ze schrijftoegang hebben gekregen via een filter.

Deelnemers en fiatteurs zijn niet verplicht. De scenario-eigenaar kan gegevenswaarden in het scenario wijzigen en gegevenswijzigingen vastleggen in de kubus (of deze afwijzen) zonder deelnemers of fiatteurs aan te wijzen.