Proces Workflow dla scenariusza

Jeśli administrator systemu włączył e-maile wychodzące z Essbase, to odpowiedni uczestnicy scenariusza będą otrzymywać powiadomienia e-mailowe o zmianach scenariusza.

Aby skonfigurować powiadomienia e-mailowe SMTP, należy:

1. Zalogować się do Essbase jako administrator systemu.
2. Wybrać opcję Konsola.
3. Kliknąć Konfiguracja poczty elektronicznej.
4. Kliknąć kartę "Konfiguracja SMTP".

   Protokół SMTP kontroluje wychodzące e-maile.

5. Określić host i port SMTP, używane w firmie.
6. Wprowadzić adres e-mail swojej firmy i hasło nadawcy powiadomienia e-mailowego.
7. Kliknąć Zapisz.

Gdy poczta SMTP zostanie skonfigurowana, uczestnicy scenariusza będą otrzymywać e-maile informujące o zmianie statusu, właściciela, priorytetu lub terminu scenariusza.

Gdy użytkownicy są dodawani do systemu, e-mail jest polem opcjonalnym. Jeśli nie zostanie ono wypełnione, użytkownik nie będzie otrzymywał e-maili, nawet jeśli jest uczestnikiem scenariusza.

Istniejący scenariusz można zaktualizować (zob. Czynność aktualizacji w tabeli), zmieniając właściciela, priorytet lub termin. Na przykład, jeśli zostanie zmieniony termin scenariusza, to uczestnicy otrzymają e-mail powiadamiający o nowym terminie. Stary termin będzie prezentowany jako przekreślony, tak że jest widoczne, która informacja dotycząca scenariusza uległa zmianie.

Tworząc scenariusz, należy określić ogólne dotyczące go informacje, w tym: nazwa scenariusza, termin, aplikacja i kostka oraz czy mają być używane wartości obliczane. Następnie należy dodać użytkowników i dla każdego z nich określić, czy jest uczestnikiem czy zatwierdzającym.

1. Zalogować się do Essbase jako użytkownik mający przypisane uprawnienie co najmniej "Aktualizacja bazy danych" dotyczące przynajmniej jednej aplikacji.
2. Kliknąć Scenariusze.
3. Kliknąć Utwórz scenariusz.
4. Na karcie Informacje ogólne wpisać nazwę scenariusza, po czym wypełnić pola Priorytet (opcjonalne), Termin wymagany, Aplikacja i Baza danych (kostka). Będą pokazywane tylko te aplikacji, w odniesieniu do których bieżący użytkownik ma uprawnienie co najmniej "Aktualizacja bazy danych".
5. Włączyć opcję Użyj wartości obliczanych, jeśli — podczas wykonywania skryptów obliczeń dla scenariuszy — wartości obliczane mają być scalane z wartościami podstawowymi.
6. Opcjonalnie: Wprowadzić opis.
7. Na karcie Użytkownicy kliknąć na ikonie Dodaj .
8. Dodać użytkowników.
9. Zamknąć okno dialogowe Dodaj użytkowników.
10. Dla każdego z użytkowników zachować ustawienie domyślne roli (Uczestnik) albo wybrać rolę Zatwierdzający.
    Role użytkowników scenariusza decydują o przebiegu procesu Workflow scenariusza.
11. Zapisać dokonane zmiany.

Będąc użytkownikiem scenariuszy, można modelować wycinki danych we własnych scenariuszach.

1. W interfejsie internetowym Essbase kliknąć Scenariusze na stronie "Aplikacje".
2. Na stronie "Scenariusze odszukać scenariusz, w którym będą modelowane dane.
   • Można wyszukać scenariusz, podając jego nazwę w polu Szukaj.
   • Można wybrać aplikację z rozwijanej listy Wszystkie aplikacje, a następnie przeprowadzić wyszukiwanie w obrębie tej aplikacji.
   • Po wybraniu aplikacji można bardziej zawęzić wyszukiwanie, wybierając z rozwijanej listy Wszystkie bazy danych odpowiednią bazę danych (kostkę) i przeprowadzając wyszukiwanie w jej obrębie.
3. Uruchomić Smart View, klikając na ikonie Excel przed nazwą scenariusza.
4. Dokonać zmian w danych i przeprowadzić w narzędziu Smart View analizę "co-jeżeli".

   Po dokonaniu zmiany wartości i przesłaniu ich, można przywrócić wartości bazowe, wpisując w zmienionych komórkach instrukcję #Revert i wybierając na wstążce Smart View Essbase opcję Prześlij dane.

   Jeśli komórka w bazie danych ma jakąś wartość, a odpowiadająca komórka w scenariuszu powinna zostać ustawiona na #Missing, można wysłać wartość #Missing do scenariusza lub można usunąć wartość w Smart View, a następnie nacisnąć na wstążce Smart View Essbase przycisk Prześlij dane.

5. Kontynuować proces, aż dane będą gotowe do przesłania do zatwierdzenia.

Gdy scenariusz zostanie przesłany do zatwierdzenia, nikt nie będzie mógł już w nim zapisywać.

1. Zalogować się do internetowego interfejsu Essbase jako właściciel aplikacji lub scenariusza.
2. Kliknąć Scenariusze.
3. W obszarze Czynności kliknąć Prześlij .
4. Opcjonalnie: Wpisać komentarz.
5. Nacisnąć przycisk OK.

Gdy właściciel scenariusza prześle go do zatwierdzenia, zatwierdzający może zatwierdzić lub odrzucić zmiany w scenariuszu, przy czym właściciel scenariusza jest informowanych o podjętej decyzji. Użytkownik, aby mieć możliwość zatwierdzenia lub odrzucenia scenariusza, musi się zalogować jako zatwierdzający.

1. W internetowym interfejsie Essbase wybrać opcję Scenariusz.
2. Wybrać z menu Czynności, obok przesłanego scenariusza, opcję Zatwierdź lub Odrzuć .
3. Wprowadzić komentarz w oknie dialogowym "Zatwierdzenie" lub "Niezaakceptowanie".

Zmiany danych można zastosować z poziomu strony "Scenariusz" w interfejsie internetowym Essbase lub przy użyciu polecenia obliczeniowego DATAMERGE.

Wskutek zastosowania zmian danych, dane podstawowe są zastępowane zmianami ze scenariusza.

1. W internetowym interfejsie Essbase wybrać opcję Scenariusz.

2. Obok zatwierdzonego scenariusza, w obszarze Czynności, kliknąć Zastosuj.

3. Gdy zostanie wyświetlony monit, wprowadzić opcjonalny komentarz i potwierdzić dokonany wybór.

• Zmiany danych można także zastosować, używając obliczeniowego polecenia DATAMERGE.
• Po zastosowaniu scenariusza można go usunąć, aby ponownie użyć wymiaru "Sandbox" dla tego scenariusza.
• Użytkownicy z uprawnieniami co najmniej menedżera bazy danych mogą uruchamiać skrypty obliczeń w celu przeprowadzenia operacji DATAMERGE. Aby móc to zrobić, nie muszą być wyznaczeni jako osoby zatwierdzające scenariusz.
• Gdy scenariusz zostanie zastosowany, będzie można ponownie go zastosować, lecz nie będzie można go zmienić.

Mając przypisaną rolę "Administrator usługi" lub będąc użytkownikiem scenariusza (uczestnikiem, zatwierdzającym lub właścicielem), można kopiować scenariusz. Scenariusz można kopiować w dowolnym punkcie procesu Workflow, przed usunięciem scenariusza. Status zatwierdzania skopiowanego scenariusza jest resetowany do "w toku".

1. W internetowym interfejsie Essbase wybrać opcję Scenariusz.
2. Wybrać z menu Czynności (dla scenariusza, który ma zostać skopiowany) opcję Kopiuj.
3. Wpisać nazwę scenariusza oraz wybrać, które składniki scenariusza mają zostać skopiowane z list Zatwierdzający, Uczestnicy, Komentarze i Dane.
4. Kliknąć OK.

Scenariusz można usunąć w internetowym interfejsie Essbase.

1. W internetowym interfejsie Essbase wybrać opcję Scenariusz.
2. Kliknąć menu Czynności i wybrać opcję Usuń dla scenariusza, który ma zostać usunięty.

Scenariusz można sprawdzić, używając opcjonalnego procesu Workflow zatwierdzania.

O przebiegu procesu Workflow scenariusza decydują role przypisane użytkownikom scenariusza. Aby można było włączyć proces Workflow dla scenariusza, musi w nim uczestniczyć przynajmniej jeden zatwierdzający. Jeśli nie będzie zatwierdzającego, użytkownicy nie będą na przykład mieli możliwości przesłania scenariusza do zatwierdzenia i nie będzie dostępna opcja zatwierdzenia go lub odrzucenia.

Jedyną dostępną czynnością dla scenariuszy bez przynajmniej jednego zatwierdzającego jest "Zastosuj". Jeśli nie ma zatwierdzającego, właściciel scenariusza może zmieniać w nim wartości danych i stosować zmiany (lub je odrzucać), kierując je do kostki bez przechodzenia przez cały proces zatwierdzania.

Uczestnicy mogą brać udział w analizie przyczynowo-skutkowej (typu "jeżeli, to"). Muszą mieć przypisaną rolę "Aktualizacja bazy danych" lub "Dostęp do bazy danych". Dodawanie zatwierdzających nie jest konieczne.

Zatwierdzający mogą monitorować proces oraz zatwierdzać i odrzucać scenariusze. Muszą mieć przypisaną rolę co najmniej "Dostęp do bazy danych". Scenariusze mogą mieć przydzielonych kilku zatwierdzających i w takim przypadku scenariusz, aby mógł zostać przesłany, musi zostać zatwierdzony przez każdego z nich.

Uczestnicy i zatwierdzający, mający uprawnienia "Dostęp do bazy danych", nie mogą niczego zapisywać w scenariuszu, dopóki nie zostanie im przypisane — poprzez filtr — prawo zapisu.

Dodawanie uczestników i zatwierdzających nie jest konieczne. Właściciel scenariusza może zmieniać w nim wartości danych i zatwierdzać zmiany (lub je odrzucać), kierując je do kostki bez wyznaczania uczestników lub zatwierdzających.