Arbeitsliste zur Verwaltung von Workflowaufgaben verwenden
Benachrichtigungen sind hilfreich für aktuelle Aktivitäten mit Workflowaufgaben. Zur Verwaltung aller Aufgaben sollten Sie jedoch stattdessen Ihre Arbeitsliste verwenden. Mit Ihrer Arbeitsliste können Sie beispielsweise von Ihnen erstellte Aufgaben nachverfolgen oder Aufgaben nach Status suchen.
Arbeitsbereich "Arbeitsliste: Benachrichtigungen und Genehmigungen" verwenden
Sehen wir uns einige Teile dieses Arbeitsbereichs etwas genauer an.
| Callout-Nummer |
UI-Element |
Verwendung |
|---|---|---|
| 1 |
Menü der aktuell ausgewählten Ansicht |
Anzeige einer bestimmten Gruppe von Aufgaben, z.B. die von Ihnen erstellten Aufgaben. |
| 2 |
Menü "Aktionen" |
Ausführung einer Aktion für die Aufgaben, die Sie in der Tabelle auswählen. |
| 3 |
Spalte "Titel" |
Anzeige der Aufgabendetails durch Klicken auf den Aufgabentitel. |
| 4 |
Statusliste |
Filtern der in der Tabelle angezeigten Aufgaben auf Basis des gewählten Aufgabenstatus. |
| 5 | Liste "Aufgaben nach Erstellungsdatum anzeigen" | Filtern der in der Tabelle angezeigten Aufgaben auf Basis des Erstellungsdatums. Dieser Filter gilt nur für die Standardansicht "Meine Aufgaben". |
So verwalten Sie Workflowaufgaben in diesem Arbeitsbereich:
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Klicken Sie auf .
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Um nur die von Ihnen erstellten Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf das Menü Ansicht der aktuellen Auswahl, und wählen Sie Gestartete Aufgaben. Alternativ können Sie die Standardansicht "Meine Aufgaben" beibehalten, um die Ihnen aktuell oder in der Vergangenheit zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Oder Sie wählen eine andere verfügbare Ansicht.
Tipp:Der Standardfilter für das Erstellungsdatum ist "Letzte 7 Tage". Daher sehen Sie möglicherweise nicht alle Aufgaben, die Sie anzeigen oder bearbeiten müssen. Wenn die Tabelle leer ist, weniger Aktivitäten als erwartet anzeigt oder keine älteren Aufgaben enthält, die Sie bearbeiten möchten, wählen Sie aus der Liste Aufgaben nach Erstellungsdatum anzeigen einen längeren Zeitraum aus. Möglicherweise haben Sie auch keine Aufgaben mit dem Status "Zugewiesen" (dem Standardwert für den Filter). Um weitere Aufgaben anzuzeigen, wählen Sie in der Liste Status die Option Beliebig.
Beachten Sie, dass die Liste "Aufgaben nach Erstellungsdatum anzeigen" nur in der Ansicht "Meine Aufgaben" verfügbar ist.
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Um eine Aufgabe ohne Anzeige der Aufgabendetails zu bearbeiten, wählen Sie die Zeile aus und verwenden das Menü Aktionen in der Tabellensymbolleiste. Oder Sie klicken auf den Aufgabentitel, um die Aufgabendetails anzuzeigen.
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In den Aufgabendetails können Sie möglicherweise auch einige Vorgänge ausführen, die sich nicht auf die Weiterleitung oder den Status der Aufgabe auswirken. Dazu gehören das Hinzufügen von Kommentaren und Anhängen sowie die Anzeige der Genehmigungshistorie. Wenn keine Abschnitte für diese Aktionen angezeigt werden, verwenden Sie die entsprechenden Optionen im Menü Aktionen in den Aufgabendetails.
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Kommentare hinzufügen: Geben Sie Kommentare ein, die jeder Benutzer mit Zugriff auf die Aufgabe anzeigen kann.
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Anhang hinzufügen: Hängen Sie Dateien an, die jeder Benutzer mit Zugriff auf die Aufgabe anzeigen kann.
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Genehmigungen anzeigen: Zeigen Sie die Genehmigungshistorie für die Aufgabe an. Beispiel: Für eine von Ihnen erstellte Aufgabe können Sie sehen, wer Ihre Anforderung bereits bearbeitet hat, wessen Genehmigung noch erforderlich ist und welchen Status sie bei jedem Bearbeiter hat.
Wenn Sie sowohl eine Tabelle als auch ein Ablaufdiagramm sehen, handelt es sich dabei um zwei unterschiedliche Darstellungen derselben Historie. Frühere Bearbeiter werden in sequenzieller Reihenfolge aufgeführt. So fügen Sie weitere Bearbeiter zur Aufgabe hinzu:
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Wählen Sie in der Tabelle "Historie" einen zukünftigen Bearbeiter aus, der die Aufgabe noch nicht bearbeitet hat.
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Klicken Sie in der Tabellensymbolleiste auf das Symbol Hinzufügen, um einen Bearbeiter vor oder nach dem ausgewählten einzufügen.
Wenn Sie der letzte Bearbeiter sind, können Sie keine Bearbeiter mit dem Symbol Hinzufügen hinzufügen. Stattdessen können Sie die Optionen "Ad-hoc-Weiterleitung" oder "Neu zuweisen" im Menü Aktionen in den Aufgabendetails verwenden, sofern verfügbar.
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Verwenden Sie in den Aufgabendetails die Schaltflächen oder das Menü Aktionen für Aufgaben, die Sie bearbeiten müssen. Das Menü Aktionen bietet unter anderem folgende Optionen:
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Informationen anfordern: Wählen Sie die Person aus, von der Sie Informationen anfordern möchten, und geben Sie diese Informationen im Feld Kommentare ein. Geben Sie an, was geschehen soll, nachdem die ausgewählte Person die von Ihnen angeforderten Informationen bereitgestellt hat. Entweder wird die Aufgabe direkt zu Ihnen zurückgeleitet oder sie durchläuft den üblichen Workflowprozess weiter.
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Neu zuweisen: Wählen Sie aus, an wen die Aufgabe übergeben werden soll. Geben Sie an, ob Sie die Aufgabe neu zuweisen oder nur delegieren möchten, damit eine andere Person in Ihrem Namen handeln kann.
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Um weitere Aufgaben mit der Arbeitsliste auszuführen, klicken Sie auf Anzeigen in der Tabellensymbolleiste des Arbeitsbereichs "Arbeitsliste: Benachrichtigungen und Genehmigungen". Wählen Sie Server, und klicken Sie auf den Link Arbeitsliste.
Bereich "Arbeitsliste: Benachrichtigungen und Genehmigungen" verwenden
Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn der Administrator ihn zu "Mein Dashboard" hinzugefügt hat.
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Klicken Sie auf .
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Sie können den Bereich "Arbeitsliste: Benachrichtigungen und Genehmigungen" auf dieselbe Weise wie den gleichnamigen Arbeitsbereich verwenden. Hier werden jedoch nur Aufgaben mit dem Status "Zugewiesen" angezeigt.