Erstellungszeitpunkt für Personendatensätze
Sie können einen Personendatensatz erstellen, wenn ein Mitarbeiter in einer Organisation eingestellt wird. Unter diesem Thema erfahren Sie, wann Sie Personendatensätze erstellen.
Sie erstellen einen Personendatensatz, wenn Sie:
- einen Mitarbeiter einstellen
- einen Externen hinzufügen
- einen Nicht-Mitarbeiter hinzufügen
- einen ausstehenden Mitarbeiter hinzufügen
- einen Kontakt zum Datensatz einer anderen Person hinzufügen
Personendatensätze bleiben weiterhin vorhanden, auch nachdem die Person die Firma verlassen hat. Bei der Wiedereinstellung der Person erstellen Sie in diesem Personendatensatz einfach eine neue Arbeitsbeziehung mit dem neuen Arbeitgeber.
Nachfolgend einige Beispiele, wann und wie Personendatensätze erstellt werden:
- Sie stellen Alex als Externen ein. Alex hat noch nie für Ihre Firma gearbeitet. Er war noch nie als Notfallkontakt, Angehöriger oder Begünstigter eines anderen Mitarbeiters im Unternehmen angegeben. Daher ist sein Personendatensatz nicht vorhanden.
Sie müssen einen Personendatensatz für Alex und eine Arbeitsbeziehung bei diesem Arbeitgeber erstellen.
- Sie stellen Sonia ein, die bereits bei Ihrer Firma beschäftigt war. Sonias Personendatensatz ist bereits vorhanden. Bei ihrer Einstellung wird der Personendatensatz von der Anwendung abgerufen, und Sie müssen bestätigen, dass sie dieselbe Person ist.
Bei der Wiedereinstellung von Sonia erstellen Sie im vorhandenen Personendatensatz eine neue Arbeitsbeziehung mit dem neuen Arbeitgeber.
- Sie stellen Arturo ein, der einige Zeit als Freiwilliger in Ihrer Firma tätig war. Arturo wird seine Freiwilligentätigkeit auch nach seiner Einstellung fortsetzen.
Für Arturo gibt es bereits einen Personendatensatz. Um ihn einzustellen, müssen Sie nur eine neue Arbeitsbeziehung erstellen. Arturo hat nun zwei Arbeitsbeziehungen beim selben Arbeitgeber.
- Sie stellen Mary ein, die ein Notfallkontakt eines anderen Mitarbeiters ist. Obwohl Mary vorher nie im Unternehmen gearbeitet hat, gibt es für sie einen Personendatensatz, weil sie ein Kontakt eines anderen Mitarbeiters ist.
Sofern ihr Personendatensatz genügend Details zu ihrer Identifizierung enthält, müssen Sie für sie nur eine neue Arbeitsbeziehung beim Arbeitgeber erstellen. Andernfalls müssen Sie auch einen neuen Personendatensatz erstellen.