Optionen für das Setup von Prozessabläufen für Leistungsmanagement

Richten Sie den Prozessablauf so ein, dass alle Aufgaben, die in der Beurteilungsvorlage für Leistungsbeurteilungen verwendet werden sollen, in der gewünschten Reihenfolge enthalten sind.

Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen. Jede Vorlage unterstützt einen Beurteilungstyp, z.B. jährliche oder halbjährliche Beurteilung und Projektbeurteilungen. Sie müssen Folgendes festlegen:

• Welche Aufgaben und Unteraufgaben enthalten sein sollen

• Reihenfolge der Aufgaben

• Namen der Aufgaben

Sie verwalten Prozessabläufe über die Aufgabe "Leistungsmanagement-Prozessabläufe" im:

• Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" unter "Personalentwicklung" im Funktionsbereich "Mitarbeiterleistung".

• Bereich "Setupverwaltung"

Aufgaben und Unteraufgaben

Ein Prozessablauf kann bis zu 9 Aufgaben enthalten. Einige Aufgaben umfassen Unteraufgaben. Die folgende Tabelle führt die möglichen Aufgaben und Unteraufgaben auf, die Rollen, die die Aufgaben ausführen können, sowie eine Beschreibung der Aufgabenfunktion.

Aufgabe	Unteraufgabe	Ausführende Rolle	Aufgabenfunktion
Ziele festlegen	N/V	Mitarbeiter und/oder Manager	Nehmen Sie Inhalte für Bewertungen, z.B. Kompetenzen, Leistungsziele und Entwicklungsziele in das Bewertungsdokument auf. Mit dieser Aufgabe können Mitarbeiter und Manager die Inhalte, zu denen der Mitarbeiter beurteilt wird, und Erwartungen an den Mitarbeiter festlegen, z.B. am Anfang einer Bewertungsperiode. Wenn diese Aufgabe nicht enthalten ist, können Manager und Mitarbeiter in den Aufgaben "Mitarbeiterselbstbeurteilung" und "Managerbeurteilung des Mitarbeiters" Inhalte hinzufügen. Sie können festlegen, ob Mitarbeiter, Manager oder beide zum Abschluss der Aufgabe berechtigt sein sollen. Nach Abschluss der Aufgabe können sie mithilfe der Aktion "Freigeben" der jeweils anderen Rolle die Prüfung des neuen Inhalts ermöglichen.
Mitarbeiterselbstbeurteilung	Unteraufgabe 1: Mitarbeiterselbstbeurteilung verfolgen Unteraufgabe 2: Mitarbeiterselbstbeurteilung	Unteraufgabe 1: Manager Unteraufgabe 2: Mitarbeiter	Der Mitarbeiter beurteilt sich selbst. Dabei kann er im Beurteilungsdokument weitere Inhalte hinzufügen, die bewertet werden sollen. Währenddessen kann der Manager: die Mitarbeiterselbstbeurteilung verfolgen, um Änderungen des Mitarbeiters am Beurteilungsdokument zu sehen. nicht die vom Mitarbeiter eingegebenen Bewertungen und Kommentare anzeigen, bevor die Unteraufgabe durch den Mitarbeiter abgeschlossen wurde.
Managerbeurteilung des Mitarbeiters	N/V	Manager	Der Manager beurteilt den Mitarbeiter. Dabei kann er im Beurteilungsdokument weitere Inhalte hinzufügen, die bewertet werden sollen. Wählen Sie Abgeschlossene Aufgabe "Managerbeurteilung" kann nicht bearbeitet werden, um zu verhindern, dass Manager nach Weiterleitung der Aufgabe Bewertungen und Kommentare aktualisieren.
Teilnehmerfeedback	N/V	Manager und/oder Mitarbeiter	Für ein 360°-Feedback in der Leistungsbeurteilung können Teilnehmer hinzugefügt werden, um Bewertungen und/oder Kommentare abzugeben sowie Fragebögen auszufüllen. Bei dieser Aufgabe können Anfragen an Teilnehmer gesendet, Fragen zu Fragebögen hinzugefügt und das Teilnehmerfeedback verfolgt werden, um den Status der Anfrage und des Feedbacks zu überwachen.
Erste Genehmigung	N/V	Manager	Die erste Aufgabe für den Genehmiger bei der Genehmigung des Beurteilungsdokuments für den Mitarbeiter. Wählen Sie Genehmigungen bei Abschluss der vorherigen Aufgabe automatisch weiterleiten, um das Beurteilungsdokument automatisch zur Genehmigung weiterzuleiten, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Die automatische Weiterleitung zur Genehmigung wird auch angewendet, wenn die Aufgabe "Beurteilungsaufgaben aktualisieren" verwendet wird, um Aufgaben vorwärts oder zurück zu einer Aufgabe zu verschieben, die einer Genehmigungsaufgabe vorangeht. Die Einstellung gilt für die beiden Aufgaben "Erste Genehmigung" und "Zweite Genehmigung".
Zweite Genehmigung	N/V	Manager	Die zweite Aufgabe für den Genehmiger bei der Genehmigung des Beurteilungsdokuments für den Mitarbeiter in einer späteren Phase der Beurteilung.
Beurteilungsdokument freigeben	Unteraufgabe 1: Beurteilungsdokument freigeben Unteraufgabe 2: Dokument bestätigen	Unteraufgabe 1: Manager Unteraufgabe 2: Mitarbeiter	Der Manager gibt das Dokument frei, damit der Mitarbeiter die Bewertungen und Kommentare des Managers anzeigen und bestätigen kann. Manager können folgende Aktionen ausführen: das Dokument für den Mitarbeiter freigeben und weiter bearbeiten das Dokument für den Mitarbeiter freigeben und nicht mehr bearbeiten Personalsachbearbeiter können verhindern, dass Manager das Dokument während des Kalibrierungszeitraums für Mitarbeiter freigeben. Wenn sie das Dokument für die Freigabe sperren, erkennen Manager an einem Banner, dass sie es während der Sperre nicht freigeben können. Die Einstellungen in der Beurteilungsvorlage legen fest, welche Bewertungen und Kommentare ein Mitarbeiter im freigegebenen Beurteilungsdokument sehen kann.
Bestätigen, dass Reviewbesprechung abgehalten wurde	Unteraufgabe 1: Besprechung durchführen Unteraufgabe 2: Reviewbesprechung bestätigen	Unteraufgabe 1: Manager Unteraufgabe 2: Mitarbeiter	Nachdem Mitarbeiter und Manager die Beurteilung besprochen haben, bestätigen erst der Manager und dann der Mitarbeiter, dass die Besprechung stattgefunden hat.
Abschließendes Feedback abgeben	Unteraufgabe 1: Mitarbeiter gibt abschließendes Feedback ab Unteraufgabe 2: Manager gibt abschließendes Feedback ab	Unteraufgabe 1: Mitarbeiter Unteraufgabe 2: Manager	Der Mitarbeiter, nicht aber der Manager, kann abschließende Kommentare zur Beurteilung in der untergeordneten Aufgabe "Mitarbeiter gibt abschließendes Feedback ab" abgeben. Der Manager, nicht aber der Mitarbeiter, kann abschließende Kommentare in der untergeordneten Aufgabe "Manager gibt abschließendes Feedback ab" abgeben. Mit der Verarbeitungsoption "Mit digitaler Signatur" muss der Mitarbeiter verifizieren, dass er die Person ist, die das Beurteilungsdokument weitergeleitet hat. Die Option steht nur in der untergeordneten Aufgabe "Mitarbeiter gibt abschließendes Feedback ab" zur Verfügung, sodass die Aufgabe zur Aktivierung in den Prozessablauf aufgenommen werden muss. Wenn die Option aktiviert ist, ist die Signatur des Mitarbeiters erforderlich.

Reihenfolge der Aufgaben

Wenn Sie die in Ihrem Prozessablauf benötigten Aufgaben ausgewählt haben, können Sie die Reihenfolge der Aufgaben ändern. Einige Aufgaben haben eine logische Abfolge. Beispiel: Die Aufgabe "Ziele festlegen" wird normalerweise vor den Aufgaben "Mitarbeiterselbstbeurteilung" und "Managerbeurteilung des Mitarbeiters" und diese wiederum vor der ersten Genehmigungsaufgabe ausgeführt. Sie müssen jedoch nicht alle Aufgaben verwenden. Möglicherweise benötigt Ihr Unternehmen die Aufgabe "Ziele festlegen" nicht, und Mitarbeiter und Manager können Leistungsziele, Entwicklungsziele und Kompetenzen stattdessen im Rahmen der Beurteilungsaufgaben zum Beurteilungsdokument hinzufügen.

Andere Aufgaben sind flexibler. Beispiel: Sie können die Aufgabe "Dokument freigeben" vor oder nach der Aufgabe "Erste Genehmigung" planen. Das hängt davon ab, wann es den Mitarbeitern möglich sein soll, die Managerbewertungen einzusehen.

Alle Aufgaben der Leistungsbeurteilung müssen von der Rolle abgeschlossen werden, die die Aufgabe ausführt. Selbst wenn die aktuelle und die nächste Aufgabe von derselben Rolle ausgeführt werden, kann die nächste Aufgabe erst nach Abschluss der vorherigen beginnen.

Diese Regel gilt nicht für die folgenden Aufgaben:

• Ziele festlegen

• Teilnehmerfeedback

• Mitarbeiterselbstbeurteilung

• Mitarbeiter bewerten

Sie können die Aufgabe "Ziele festlegen" gleichzeitig mit der Aufgabe "Teilnehmerfeedback" ausführen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sie vor anderen Aufgaben abschließen.

Sie können den Prozessablauf so konfigurieren, dass die Aufgaben "Mitarbeiterselbstbeurteilung" und "Mitarbeiter bewerten" von Mitarbeitern und Managern gleichzeitig ausgeführt werden. In diesem Fall können Manager und Mitarbeiter ihre jeweiligen Beurteilungsaufgaben gleichzeitig oder zeitversetzt durchführen. Wenn Sie die gleichzeitige Ausführung der Aufgaben "Mitarbeiterselbstbeurteilung" und "Mitarbeiter bewerten" wünschen, wählen Sie Beurteilungsaufgaben gleichzeitig ausführen und beachten Folgendes:

• Die beiden Aufgaben müssen im Prozessablauf direkt aufeinander folgen, sodass - mit Ausnahme von zwei Aufgaben - keine anderen Aufgaben dazwischen liegen.

• Die Aufgabe "Teilnehmerfeedback" kann zwischen den Aufgaben "Mitarbeiterselbstbeurteilung" und "Mitarbeiter bewerten" angezeigt werden.

• Bei der Konfiguration der Abfolge müssen Sie angeben, dass die eine oder die andere Aufgabe zuerst abgeschlossen werden muss.

• Starten Sie den Prozessablauf mit der Aufgabe für gleichzeitige Beurteilungen oder "Teilnehmerfeedback", auch wenn diese nicht als erste in der Folge angegeben ist.

• Manager und Mitarbeiter geben ihre Bewertungen und Kommentare zur gleichen Zeit ein und fügen bei Bedarf weitere Inhalte zum Beurteilungsdokument hinzu, bis sie es abschließen und weiterleiten.

• Die als Erste gekennzeichnete Aufgabe muss zuerst abgeschlossen werden.

• Wenn die Rolle, die die erste Mitarbeiterbeurteilungsaufgabe ausführt (meistens der Mitarbeiter), das Dokument nach Abschluss der Aufgabe weiterleitet, kann die andere Rolle die Bewertungen und Kommentare der ersten Rolle anzeigen.

• Mitarbeiter können die Aufgaben "Teilnehmerfeedback" und "Mitarbeiterselbstbeurteilung" gleichzeitig ausführen, jedoch erst nach Abschluss der Aufgabe "Ziele festlegen", wenn sie Teil des Prozessablaufs ist.

• Manager können das Teilnehmerfeedback gleichzeitig mit der Selbstbeurteilung des Mitarbeiters oder mit ihrer eigenen Aufgabe "Mitarbeiter bewerten" ausführen.

Namen der Aufgaben

Die Namen der Aufgaben und Unteraufgaben für die Manager- und Mitarbeiterrolle können konfiguriert werden. Die neuen Namen werden auf den Anwendungsseiten angezeigt. Sie müssen die Aufgabennamen für jeden eingerichteten Prozessablauf einzeln konfigurieren.