核准階層

核准設定檔可以參考一或多個待辦事項角色。您建構核准設定檔結構的方式取決於您組織對結構的規範需求。

您的業務實務上可能是讓為數有限的主管與管理員角色進行核准，或是他們可以更進階地有詳細的層級。為此，可以跨文件類型共用您建立的「待辦事項角色」，也可以將其分別保留給業務處理與功能。這也適用於不需要核准使用者群組。您可以在核准處理組態中重複使用一個角色，也可以設定更多角色來處理不同的功能。

一種類型的記錄 (例如工單) 可能需要數個不同的核准設定檔來處理不同的情況。例如，
  • 預防性維護工作可能會「自動核准」，因為所需的工作已分析、計畫並核准。
  • 緊急工作可能會略過正常的核准處理，因為它可能在非上班時間到來，或是所需的核准與一般工作不同。
  • 一般工作可能需要一般核准處理。

核准類型

「核准類型」會指出核准角色是標準、必要還是僅限通知：
  • 標準：標準核准者可能會與其他具有同等核准權限的核准者一起出現在核准階層上。所有標準核准者都可在記錄前進到階層中的下一個核准者之前記錄決策。
  • 必要：指出此核准者必須對記錄提供核准決策。核准處理必須等到記錄此決策之後才完成。
  • 僅限通知：僅限通知核准者只會傳送待核准的電子郵件。系統不會驗證金額限制，核准者也不需回應即可核准記錄。
備註：如果具有足夠權限的核准者核准要求，且沒有其他必要核准者，該核准要求便為完成。在此情況下，會略過核准路徑上的其他標準與僅限通知核准者。無法採取任何動作來核准或拒絕該核准要求。

其他核准設定檔設定

  • 初始通知方法：指出核准者是否會收到電子郵件、在其「待辦事項列表」中收到警示、兩者都會收到，還是都不會收到。
  • 已授權核准：(僅限非金額型) 將多個「待辦事項角色」新增至設定檔時，此欄位可識別哪一個角色已被授權核准。必須至少新增一個此值設為「是」的待辦事項角色。
  • 金額限制：提供允許所指示角色中核准者核准的金額上限。如果需要核准的記錄值超過角色的這個限制，核准路徑就必須前進到下一個核准者，或通知要求者核准設定檔上沒有任何人有足夠權限可核准該要求。
  • 逾時臨界值：以天數表示核准者必須回應核准要求的時間長度。例如，若臨界值設為 "2"，則核准者有 2 天可以核准要求。

    如果核准者未在設定的時間內回應，則會傳送另一則警示。額外警示的傳送次數最多可達設定的重試次數。

  • 最大重試次數：指出系統在將核准要求設為逾時之前，將重新嘗試將該要求傳送給具有「待辦事項角色」之核准者的次數。例如，若「逾時臨界值」設為 "2"，而「最大重試次數」設為 "3"，系統就會嘗試 3 次，總計 6 天，每 2 天重新傳送一次警示或電子郵件。如果核准者無法回應，則會將要求遞送給階層中的下一個核准者，該人員會收到電子郵件或警示。