Utiliser votre liste de travail pour les tâches de workflow

Les notifications s'avèrent utiles pour les activités récentes avec tâches de workflow, mais si vous devez gérer toutes vos tâches, utilisez plutôt votre liste de travail. Votre liste de travail vous permet, par exemple, de suivre les tâches que vous avez créées ou d'afficher les tâches par statut.

Pour accéder à votre liste de travail, ouvrez la zone de travail Liste de travail : Notifications et approbations. Vous pouvez également accéder à votre liste de travail dans Mon tableau de bord, si votre administrateur a ajouté la région Liste de travail : Notifications et approbations à ce tableau de bord. Vous bénéficiez ici d'une vue rapide de toutes les tâches qui vous sont actuellement affectées en fonction des filtres appliqués.

Remarque : si la zone de travail Approbations est activée par l'administrateur, elle remplace la zone de travail Liste de travail : Notifications et approbations.

Utiliser la zone de travail Liste de travail : Notifications et approbations

Cette rubrique explique certaines parties de cette zone de travail.

Numéro de légende	Elément d'interface utilisateur	Utilisation
1	Menu Vue actuellement sélectionnée	Pour afficher un certain jeu de tâches, telles que les tâches que vous avez créées.
2	Menu Actions	Pour effectuer une action sur les tâches que vous sélectionnez dans le tableau.
3	Colonne de titre	Pour ouvrir les détails de la tâche en cliquant sur son titre.
4	Liste de statuts	Pour filtrer les tâches affichées dans le tableau en fonction du statut que vous sélectionnez.
5	Liste Afficher les tâches par date de création	Pour filtrer les tâches affichées dans le tableau en fonction de la date de création. Ce filtre ne s'applique qu'à la vue Mes tâches par défaut.

Pour utiliser cette zone de travail en vue de gérer les tâches de workflow, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Navigateur > Outils > Liste de travail.

2. Pour restreindre l'affichage aux seules tâches que vous avez créées, cliquez sur le menu Vue actuellement sélectionnée et choisissez Tâches initiées. Ou, restez simplement sur la vue par défaut Mes tâches pour voir les tâches qui vous sont affectées actuellement ou précédemment, ou sélectionnez toute autre vue disponible.

   Conseil : le filtre de date de création par défaut est "7 derniers jours". Il est donc possible que vous ne voyiez pas toutes les tâches à afficher ou à traiter. Si la table est vide, qu'elle contient moins d'activités que prévu ou qu'elle n'inclut pas les tâches plus anciennes sur lesquelles vous souhaitez travailler, essayez de sélectionner une période plus longue dans la liste Afficher les tâches par date de création. De même, vous pourriez n'avoir aucune tâche ayant le statut Affecté, qui est le filtre de statut par défaut. Pour afficher des tâches supplémentaires, sélectionnez Tout dans la liste Statut. N'oubliez pas que la liste Afficher les tâches par date de création n'est disponible que dans la vue Mes tâches.

3. Pour intervenir sur une tâche sans en afficher les détails, sélectionnez la ligne et utilisez le menu Actions dans la barre d'outils du tableau. Ou, cliquez sur le titre de la tâche pour en voir les détails.

4. Dans les détails de la tâche, vous pouvez également effectuer certaines actions qui sont sans incidence sur l'acheminement ou le statut de la tâche. Vous pouvez, par exemple, ajouter des commentaires, ajouter des pièces jointes et afficher l'historique des approbations. En l'absence de sections pour ces actions, utilisez les options équivalentes du menu Actions dans les détails de la tâche.

   • Ajouter des commentaires : entrez des commentaires que toute personne ayant accès à la tâche peut voir.

   • Ajouter une pièce jointe : joignez des fichiers que toute personne ayant accès à la tâche peut voir.

   • Afficher les approbations : affichez l'historique des approbations de la tâche. Par exemple, pour une tâche que vous avez créée, vous pouvez voir les personnes qui sont déjà intervenues sur votre demande, les approbations que vous n'avez pas encore reçues et le statut de chaque personne affectée.

     Si un tableau et un diagramme sont tous deux affichés, vous consultez deux vues du même historique, les personnes précédemment affectées étant répertoriées dans un ordre séquentiel. Pour ajouter d'autres personnes affectées à la tâche :

     1. Dans le tableau Historique, sélectionnez une personne affectée qui interviendra prochainement sur la tâche.

     2. Dans la barre d'outils du tableau, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une personne affectée avant ou après celle que vous avez sélectionnée.

     Si vous êtes la dernière personne affectée, vous ne pouvez pas en ajouter une autre à l'aide de cette icône Ajouter. Utilisez plutôt les options Acheminer de manière ad hoc ou Réaffecter dans le menu Actions disponible dans les détails de la tâche, le cas échéant.

5. Dans les détails de la tâche, utilisez les boutons ou le menu Actions pour les tâches sur lesquelles vous devez intervenir. Vous disposez des options suivantes dans le menu Actions :

   • Demander des informations : sélectionnez la personne à qui s'adresse votre demande d'information et entrez l'objet de votre demande dans le champ Commentaires. Indiquez les effets attendus après que la personne que vous avez sélectionnée a fourni les informations demandées. Soit la tâche vous revient directement, soit elle poursuit le processus de workflow standard.

   • Réaffecter : sélectionnez la personne à qui transmettre la tâche. Indiquez si vous réaffectez la tâche ou la déléguez simplement à quelqu'un qui agira en votre nom.

6. Pour plus d'informations sur les autres actions à effectuer via votre liste de travail, cliquez sur Afficher dans la barre d'outils du tableau de la zone de travail Liste de travail : Notifications et approbation. Sélectionnez Serveurs et cliquez sur le lien Liste de travail

Utiliser la région Liste de travail : Notifications et approbations

Vous avez accès à cette région uniquement si l'administrateur l'a ajoutée à Mon tableau de bord.

1. Cliquez sur Navigateur > Autres > Mon tableau de bord.

2. Utilisez la région Liste de travail : Notifications et approbations de la même manière que vous utiliseriez la zone de travail Liste de travail : Notifications et approbations, à l'exception près que cette région n'affiche que les tâches ayant le statut Affecté.