Instructions pour le paramétrage des périodes des documents de performance

Vous configurez les périodes de document dans un modèle de document de performance à partir duquel les documents sont créés. Ces documents de performance sont créés à partir de la période de document et des attributs configurés, tels que la période d'évaluation, les types de document et les questionnaires associés.

Vous pouvez également associer des profils d'admissibilité pour déterminer les salariés autorisés à y accéder. Cette rubrique décrit les options de configuration des périodes de document. Vous configurez les modèles de document de performance à l'aide de la tâche Modèles de document de performance.

Périodes du document

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs périodes au sein d'un modèle de document de performance. La multiplicité des périodes vous permet de créer des documents de performance à partir du même modèle pour des périodes diverses et variées. Vous pouvez ainsi créer des documents de performance qui sont traités séparément, mais contiennent les mêmes flux de traitement, sections et règles de traitement.

Nom

Le nom de la période du document équivaut au nom du document de performance créé pour la période.

Période d'évaluation

Vous devez sélectionner une période d'évaluation pour la période du document. En règle générale, la période d'évaluation correspond à la période de réalisation des talents, telle qu'une année civile ou fiscale, ou une période semestrielle. Vous pouvez sélectionner différentes périodes d'évaluation pour les différentes périodes de document. La période d'évaluation permet, en outre, de déterminer les plans auxquels sont ajoutés les objectifs propres aux documents de performance. Les objectifs du document de performance sont ajoutés aux plans d'objectifs, lesquels sont associés aux éléments suivants :

• Période d'évaluation sélectionnée pour la période du document

• Type de document sélectionné pour le modèle

Les plans d'objectifs ne sont disponibles que si vous activez Oracle Fusion Goal Management.

Dates de début et de fin du document de performance

Les dates de début et de fin du document de performance doivent correspondre aux dates de début et de fin de la période d'évaluation, ou être comprises entre ces deux dates. Les dates des périodes peuvent se chevaucher, mais elles ne peuvent être identiques pour le même modèle.

Nom abrégé

Nom abrégé apparaissant en lieu et place du nom complet du document de performance dans l'analyse de l'historique de la notation pour chacune des trois années considérées.

Disponible pour utilisation

Le paramètre Disponible pour utilisation est activé par défaut et permet aux responsables et aux salariés de créer des documents pour la période.

Lorsque vous désélectionnez l'option Disponible pour utilisation :

• Les responsables et les salariés ne peuvent pas créer le document.

• Les spécialistes des ressources humaines ont toujours la possibilité de rechercher et sélectionner le document à l'aide des tâches Créer des documents de performance ou Surveiller les documents de performance manquants.

Vous pouvez désélectionner l'option Disponible pour utilisation afin d'interdire l'accès, si vous avez créé des périodes futures mais ne souhaitez pas encore les mettre à disposition, par exemple. L'activation de l'option Disponible pour utilisation n'a aucune incidence sur les documents déjà créés.

Verrouiller la tâche de partage du responsable

Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas que les responsables partagent leurs notations et leurs commentaires au cours de la période de repositionnement. Les responsables n'auront pas la possibilité de partager le document de performance lorsque cette option est activée et une bannière les informera que le document de performance ne peut être partagé pour l'instant car il est verrouillé pour repositionnement. Cette fonction s'applique uniquement aux documents de performance qui utilisent cette période de document.

Remarque : cette option n'est visible que si l'option Autoriser le verrouillage de la tâche de partage de document pour repositionnement est activée sur la page Flux de traitement de la zone de travail Configuration et maintenance.

Profils d'admissibilité

Ajoutez des profils d'admissibilité à la période en vue de les associer aux documents de performance afin de restreindre l'accès aux seuls documents faits à partir des modèles. Seuls les salariés satisfaisant les critères d'admissibilité peuvent se voir attribuer des documents de performance ou y accéder. En revanche, les responsables peuvent toujours accéder aux documents de performance même s'ils n'y sont pas admissibles. Vous pouvez ajouter différents profils d'admissibilité aux différentes périodes. Les profils d'admissibilité ajoutés dans l'onglet Général apparaissent automatiquement dans l'onglet Périodes du document.

En fonction de votre processus métier, vous pouvez activer ou désactiver l'option Obligatoire au besoin. Si vous sélectionnez des profils d'admissibilité pour une période de document, les documents de performance sont affectés comme suit :

• Si tous les profils d'admissibilité sont obligatoires, la personne doit répondre aux critères de tous ces profils.

• Si aucun profil d'admissibilité n'est obligatoire, la personne doit répondre aux critères d'un profil au moins.

• Si certains profils d'admissibilité sont obligatoires et d'autres non, la personne doit répondre aux critères de tous les profils obligatoires et au minimum d'un profil non obligatoire.

• Si un seul profil d'admissibilité est obligatoire, la personne doit répondre aux critères de ce seul profil.

Types de document pour les évaluations intermédiaires et à la demande

Si vous utilisez des évaluations intermédiaires (évaluations trimestrielles ou à la demande, par exemple) dans le cadre de votre processus d'évaluation, vous devez configurer la période de document applicable. Les notations et les commentaires des documents intermédiaires apparaissent dans le prochain document de performance. La combinaison type de document/période d'évaluation utilisée dans les documents de performance intermédiaires et finaux permet à l'application de déterminer les documents intermédiaires à inclure dans chaque document final.

Les notations et les commentaires de l'évaluation intermédiaire apparaissent dans le document de performance final dans les cas suivants :

• Vous ajoutez le type de document correspondant aux évaluations intermédiaires à la période de document de l'évaluation à venir ou finale. Vous pouvez ajouter des types de document pour chaque évaluation intermédiaire à apparaître dans l'évaluation finale.

• Les périodes d'évaluation des évaluations intermédiaires et de l'évaluation finale sont identiques.

• Les documents de performance des évaluations intermédiaires sont terminés.

Dates d'échéance

Pour chaque période, vous pouvez définir la date d'échéance de chaque tâche présente dans le flux de traitement utilisé par le modèle de document de performance. La date d'échéance de chaque tâche doit être identique ou postérieure à celle de la tâche prédécesseur, à l'exception de la tâche Retour des participants. En effet, la date d'échéance de la tâche de retour d'informations des participants doit être identique ou antérieure à celle de la tâche Evaluation des salariés par le responsable.

Les dates d'échéance sont fournies à titre indicatif et n'empêchent pas la création des documents de performance ou la réalisation des tâches.

Questionnaires

Lorsque vous attendez un retour des participants, vous indiquez le questionnaire à associer à chaque rôle de participant, rôles de responsable et de salarié inclus, pour une période. Le rôle est alors autorisé à accéder aux questions appropriées sur lesquelles réagir dans le document de performance.