Retour des participants

La tâche Gérer le retour des participants permet à des personnes autres que le supérieur hiérarchique et le salarié de fournir un retour direct dans le document de performance du salarié. Les rôles supplémentaires fournissant un retour peuvent inclure les pairs, les mentors, les clients ou d'autres responsables, tels que les responsables matriciels.

Les rôles supplémentaires fournissant du feedback sont appelés participants. Les participants peuvent évaluer les salariés sur les éléments de contenu en fournissant des notations et/ou des commentaires, et en répondant à un questionnaire pour effectuer une évaluation à 360 degrés. Le retour des participants est intégré à l'évaluation de performance officielle. En incluant un éventail diversifié de participants ayant travaillé avec le salarié, le responsable peut avoir une vision plus large de la performance de ce salarié et être mieux à même de l'évaluer.

A l'aide du traitement Retour des participants, vous pouvez :

• Indiquer les personnes pouvant demander et suivre le retour des participants.

• Fournir un retour multi-participant en fonction d'un rôle.

• Utiliser des questionnaires pour donner un avis.

• Afficher le nom des participants, leurs rôles et leurs retours.

• Soumettre un retour et terminer le traitement Retour des participants.

• Imprimer les retours.

La figure ci-dessous présente les différentes étapes nécessaires pour collecter le retour d'un participant.

Ajouter un participant à un document de performance

Le spécialiste RH doit disposer des privilèges de sécurité et du rôle de données appropriés pour ajouter des participants à un document de performance.

Dans l'exemple ci-dessous, le spécialiste RH ajoute un participant au document de performance de Meg Smith.

1. Cliquez sur Annuaire.

2. Recherchez la personne pour laquelle vous souhaitez ajouter un participant dans un document de performance, par exemple Meg Smith.

3. Cliquez sur le nom de la personne.

4. Cliquez sur Afficher plus.

5. Cliquez sur Performance.

6. Sélectionnez la période d'évaluation. Les documents de performance de Meg Smith apparaissent.

7. Recherchez le document de performance auquel vous voulez ajouter le participant.

8. Cliquez sur le statut du participant en hyperlien pour ce document de performance. Si aucun participant n'a encore été ajouté, le lien peut s'intituler Aucun participant. Vous pouvez également sélectionner l'option Actions au niveau de la ligne (représentée par trois points) et sélectionner Gérer le retour des participants.

9. Dans la zone Participants, cliquez sur Ajouter.

10. Sélectionnez la personne à ajouter en tant que participant au document de performance de Meg Smith.

11. Sélectionnez le Rôle du participant.

12. Cliquez sur Sauvegarder.

Indiquer les personnes pouvant demander et suivre le retour des participants.

Le spécialiste des ressources humaines (RH) configure le flux de traitement de façon à indiquer si les responsables et/ou les salariés peuvent sélectionner les participants devant fournir un retour, ajouter des questions au questionnaire et suivre le statut des demandes de retour et leur statut de réalisation. Les responsables et les salariés utilisent leurs versions respectives de la page Gérer le retour des participants pour exécuter les tâches liées au retour des participants.

Lorsque le responsable ou le salarié demande un retour, les participants reçoivent des notifications de workflow qui les en informent. Les participants accèdent au document de performance sur la page Ma demande de retour pour d'autres ou à partir des liens de leur liste de travail.

Les responsables et les salariés peuvent suivre le retour des participants pour contrôler leur statut et voir si la tâche est démarrée, en cours ou terminée. Selon la configuration, les salariés peuvent également voir les retours à proprement parler, ainsi que le nom des participants qui en sont à l'origine.

Les responsables et les salariés peuvent retirer un participant d'une évaluation de performance ou modifier son rôle (par exemple, transformer un mentor en pair), sous réserve qu'il n'ait pas encore fourni de retour.

Fournir un retour multi-participant par rôle

Les spécialistes RH créent les rôles de participant habilités à noter les compétences, les objectifs et la performance globale des salariés et à répondre aux questionnaires. Ils peuvent configurer un rôle qui permet également aux participants de consulter les notations, les commentaires et les questionnaires fournis par le salarié, d'autres responsables et des participants. Dans le modèle de document de performance, le spécialiste RH sélectionne les rôles pouvant fournir un retour dans les sections Contenu du profil (Compétences), Objectifs de performance, Objectifs de développement et Synthèse globale. Le spécialiste RH peut associer des modèles de questionnaire distincts, avec des questions différentes, à chaque rôle.

Les responsables et les salariés, s'ils y sont autorisés, peuvent sélectionner des participants de rôles divers et variés pour solliciter leur avis et les en informer. Les responsables et les salariés peuvent ajouter le même participant plusieurs fois à un document de performance. Ils peuvent sélectionner le même rôle ou des rôles différents pour le participant. Le participant répond aux questionnaires associés aux rôles, même si les questionnaires sont identiques.

Contrairement aux responsables et aux salariés, les participants ne peuvent pas ajouter ou modifier le contenu, tel que des compétences ou des objectifs dans le document de performance.

Utiliser des questionnaires pour recueillir les retours

Les participants, de même que les responsables et les salariés, fournissent un retour en répondant à des questions sur le salarié dans un questionnaire que le spécialiste RH a ajouté au document de performance dans le modèle de document de performance. Le questionnaire est une section du modèle de document de performance qui apparaît sous forme d'onglet dans le document de performance, tout comme les autres sections telles que les sections Objectifs de performance, Objectifs de développement ou Synthèse globale.

Le responsable et le salarié, s'ils y sont autorisés, peuvent ajouter leurs propres questions au questionnaire fourni pour le document de performance. Ils peuvent ajouter des questions aux seuls questionnaires qui sont associés aux rôles de participant qu'ils sélectionnent. Par ailleurs, vous devez configurer le questionnaire de façon à leur permettre d'ajouter des questions supplémentaires.

Le spécialiste RH crée des questionnaires à l'aide des tâches Modèles de questionnaire et Questionnaires dans la zone Maintenance de la configuration sous Mes groupes de clients > Performance.

Afficher le nom des participants, leurs rôles et leurs retours.

Les supérieurs hiérarchiques, les responsables matriciels et les salariés, s'ils y sont autorisés, peuvent voir le nom et le rôle des participants demandés, avec les notations, les commentaires et les retours qu'ils ont fournis. Vous pouvez configurer le modèle de document de performance de sorte que les participants puissent fournir des commentaires globaux sur le salarié au lieu de répondre aux questions du questionnaire. Les participants ne peuvent pas voir les notations, les commentaires ou les réponses au questionnaire qui émanent du salarié, du responsable ou des autres participants.

Soumettre un retour et mettre un terme au processus de retour des participants

Les supérieurs hiérarchiques, les responsables matriciels et les salariés, s'ils y sont autorisés, peuvent voir les notations, les commentaires et les retours lorsque le participant soumet le document de performance et le questionnaire. Les participants peuvent continuer à fournir des retours jusqu'à ce que le responsable verrouille le traitement dédié ou qu'il exécute la tâche Evaluation des salariés par le responsable et soumette le document de performance pour poursuivre le traitement d'évaluation de la performance.

Imprimer les retours

Les responsables et les salariés peuvent imprimer le retour des participants, de même que le reste du contenu du document de performance. Cependant, ils ne peuvent imprimer que le contenu que leur rôle leur permet de voir. Par exemple, si le flux de traitement de performance est configuré de sorte que le salarié ne puisse pas voir les retours des participants, le salarié ne pourra pas non plus les imprimer.