Configurer la gestion matricielle pour les documents de performance

Avant de commencer

Créez au moins une de ces sections à l'aide de la tâche Sections du modèle de document de performance. Elles sont obligatoires lorsque la tâche Gérer le retour des participants est incluse dans la tâche Flux de traitement de performance, qui est décrite plus loin dans cette rubrique :

Contenu du profil (Compétences)
Objectifs de performance
Objectifs de développement
Questionnaire
Synthèse globale

Créer un rôle de participant propre aux responsables matriciels

Un responsable matriciel doit avoir un rôle de participant pour pouvoir évaluer les documents de performance d'un employé.

Pour créer un rôle de participant, procédez comme suit :

Dans la zone de travail Configuration et maintenance, sélectionnez la tâche Rôles Performance.
Dans la section Résultats de la recherche de la page Gérer les rôles Performance, cliquez sur Créer. La page Créer un rôle Performance s'ouvre alors.
Sélectionnez le type de rôle Participant et entrez le nom du rôle. Le nom du rôle peut reprendre le type des autres responsables qui doivent évaluer les employés, ou correspondre à tout autre nom. Vous pouvez inclure ce rôle dans le modèle de performance.
Entrez une description. Les descriptions apparaissent sur les pages Gérer le retour des participants pour aider les utilisateurs à déterminer le rôle à affecter à chaque participant.
Entrez la date de début et la date de fin. Ces dates doivent être identiques à celles des modèles de document de performance dans lesquels elles sont utilisées ou couvrir une fourchette plus large.
Définissez le Statut sur Inactif tant que le rôle n'est pas prêt.
Pour permettre au rôle de participant propre aux responsables matriciels de consulter les évaluations effectuées par l'employé et d'autres responsables, cochez la case Autoriser le rôle à consulter les évaluations du salarié et du responsable.
Cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Créer un flux de traitement de performance

Vous devez ajouter la tâche Gérer le retour des participants au flux de traitement de performance pour que les responsables matriciels puissent effectuer les tâches suivantes :

Ajouter des notations et des commentaires.
Consulter les notations et les commentaires soumis par l'employé et le supérieur hiérarchique

Utilisez la tâche Flux de traitement de performance dans la zone de travail Configuration et maintenance.

Dans la zone de travail Configuration et maintenance, recherchez et sélectionnez la tâche Flux de traitement de performance.
Dans la section Résultats de la recherche de la page Gérer les flux de traitement de performance, cliquez sur Créer. La page Créer un flux de traitement s'ouvre alors.
Entrez un nom et éventuellement une description.
Entrez la date de début et la date de fin. Ces dates doivent être identiques à celles des modèles de document de performance dans lesquels elles sont utilisées ou couvrir une fourchette plus large.
Définissez le Statut sur Inactif tant que le flux de traitement n'est pas prêt.
Dans la section Auto-évaluation des salariés et Evaluation du responsable, cochez les cases suivantes :
- Inclure la tâche d'auto-évaluation du salarié : pour permettre aux employés de s'auto-évaluer
- Inclure la tâche d'évaluation du salarié par le responsable : pour permettre aux supérieurs hiérarchiques d'évaluer leurs collaborateurs directs.
Dans la section Retour des participants, cochez les cases suivantes :
- Inclure la tâche Gérer le retour des participants : pour permettre aux participants d'accéder au document de performance
- Possibilité pour le responsable de sélectionner un participant : pour permettre aux responsables de sélectionner les participants à l'évaluation
- Possibilité pour le salarié de sélectionner un participant : pour permettre aux employés de sélectionner les participants à l'évaluation
- Le responsable peut suivre les participants : pour permettre aux responsables de voir le statut de la demande de retour envoyée au participant
Sélectionnez les autres options requises par votre processus métier.
Dans les sections Approbation, évaluation et réunions, sélectionnez les options nécessaires à votre processus métier.
Cliquez sur l'onglet Noms des tâches.
Indiquez le numéro de séquence et le nom des tâches.
Cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Configurer l'onglet Général du modèle de document de performance

Vous devez ajouter tous les rôles, y compris les rôles de participant propres aux responsables matriciels que vous avez créés, au modèle de document de performance dans la section Participation de l'onglet Général et dans les sections dans lesquelles vous évaluez les employés afin qu'ils puissent consulter et fournir des notes et des commentaires. Utilisez la tâche Modèles de document de performance dans la zone de travail Configuration et maintenance ou sur la page Performance de l'administrateur.

Dans la zone de travail Configuration et maintenance, sélectionnez la tâche Modèles de document de performance.
Dans la section Résultats de la recherche de la page Modèles de document de performance, cliquez sur Créer. La page Créer un modèle de document de performance s'ouvre alors.
Dans l'onglet Général, entrez un nom et, éventuellement, des commentaires.
Entrez la date de début et la date de fin. La Date de début doit être identique ou postérieure, et la Date de fin doit être identique ou antérieure aux dates de début et de fin délimitant la fourchette de dates du type de document de performance, du flux de traitement, des rôles et des sections utilisés dans le modèle.
Définissez le Statut sur Inactif tant que le rôle n'est pas prêt.
Sélectionnez un type de document.
Dans la section Profil d'admissibilité, ajoutez des profils d'admissibilité pour limiter l'accès aux documents de performance aux seuls employés admissibles, si votre processus métier le requiert.
Eventuellement, dans la section Participation, effectuez les opérations suivantes pour avertir les responsables et les employés lorsqu'aucun nombre minimum de participants n'est indiqué :
- Cochez la case Définir le nombre minimum pour chaque rôle de participant.
- Dans le champ Nombre minimum total de participants requis pour le document, indiquez le nombre minimum de participants pour l'ensemble du document de performance.
Dans la section Participation, cliquez sur l'icône Ajouter.
Dans la colonne Rôle, sélectionnez le rôle Responsable.
Répétez les étapes 9 et 10 pour le rôle Salarié, les rôles de participant que vous avez créés pour les responsables matriciels et tout autre participant utilisant les documents de performance créés à partir du modèle.
Pour chaque rôle de participant, indiquez le nombre minimum de participants requis par rôle si le retour des participants est identifié comme étant obligatoire.
Cliquez sur Sauvegarder.
Cliquez sur l'onglet Traitement.

Configurer l'onglet Traitement du modèle de document de performance

Dans l'onglet Traitement, vous ajoutez le flux de traitement et configurez les options de participation pour la gestion matricielle.

Vous configurez les options de participation pour effectuer les tâches suivantes :

Empêcher les employés et les responsables d'affecter un rôle de responsable matriciel de façon incorrecte.
Contrôler les participants qui ont accès aux notations et aux commentaires des salariés et des responsables et les participants qui ne peuvent fournir que des retours.
Insérer automatiquement des responsables matriciels spécifiques en fonction d'un type de responsable particulier.
Eviter que des responsables matriciels non essentiels soient inclus dans l'évaluation de performance d'un employé.

Pour configurer l'onglet Traitement, procédez comme suit :

Dans le champ Flux de traitement, sélectionnez un flux de traitement contenant la tâche Gérer le retour des participants.
Configurez les sections Alertes, Règles de calcul et Options de traitement conformément aux besoins de votre processus métier.

Dans la section Options de participant, sélectionnez les options nécessaires pour obtenir le résultat voulu comme indiqué dans ce tableau.

Remarque : les options du tableau sont disponibles uniquement si vous avez ajouté un rôle de participant propre aux responsables matriciels dans la section Participation de l'onglet Général.

Option	Incidence
Le retour des participants est obligatoire	Les responsables doivent envoyer au moins une demande de retour à un participant.
Le salarié peut consulter les participants ajoutés par le responsable ou le service RH	Les employés peuvent voir le nom des participants dans le document de performance, si cette option est configurée dans l'onglet Structure du modèle.
Ajouter automatiquement les responsables matriciels du salarié en tant que participants	Les responsables matriciels apparaissent automatiquement dans la liste de participants de la tâche Gérer le retour des participants ; les supérieurs hiérarchiques n'ont pas à les sélectionner manuellement en tant que participants.
Rôle Participant par défaut	Le rôle sélectionné est affecté aux responsables matriciels automatiquement renseignés.
Type de responsable	Disponible lorsque vous cochez la case Ajouter automatiquement les responsables matriciels du salarié en tant que participants. Vous pouvez sélectionner tous les responsables matriciels ou des responsables matriciels spécifiques.
Autoriser les responsables matriciels à accéder automatiquement au document du salarié	Les responsables matriciels peuvent accéder au document dès sa création dans la région Retour de participant pour d'autres de leur page Performance. Si cette option n'est pas activée, le supérieur hiérarchique doit envoyer manuellement une notification sur la page Retour des participants.
Possibilité pour l'employé d'affecter les rôles de participant autorisés à consulter les évaluations de salarié et de responsable	Disponible uniquement si un rôle de participant est ajouté à un modèle de document de performance configuré pour "Autoriser le rôle à consulter les évaluations du salarié et du responsable". Si cette case est cochée, les employés peuvent affecter n'importe quel rôle à un participant sur la page Gérer le retour des participants. Si cette case est désélectionnée, les rôles de participant configurés dans ce modèle ne sont pas disponibles pour les employés sur la page Gérer le retour des participants.
Possibilité pour le responsable d'affecter les rôles de participant autorisés à consulter les évaluations de salarié et de responsable	Disponible uniquement si un rôle de participant est ajouté à un modèle de document de performance configuré pour "Autoriser le rôle à consulter les évaluations du salarié et du responsable". Si cette case est cochée, les responsables peuvent affecter n'importe quel rôle à un participant sur la page Gérer le retour des participants. Si cette case est désélectionnée, les rôles de participant configurés dans ce modèle ne sont pas disponibles pour les responsables sur la page Gérer le retour des participants.

Cliquez sur Sauvegarder.
Cliquez sur l'onglet Structure.

Configurer l'onglet Structure du modèle de document de performance

Dans l'onglet Structure, vous ajoutez et configurez les sections requises par le flux de traitement. Vous ajoutez et configurez les rôles dans la section Traitement par rôle.

Dans la section Sections, ajoutez une section Contenu du profil. Il se peut que vous lui ayez attribué un autre nom.
Configurez les sections Traitement de la section, Traitement de l'élément et Contenu de la section conformément aux besoins de votre processus métier.
Dans la section Traitement par rôle, cliquez sur l'icône Ajouter.
Dans la colonne Rôle, sélectionnez le rôle Responsable pour octroyer l'accès à la section.

Renseignez les valeurs voulues pour le responsable comme indiqué dans ce tableau. Pour toutes les autres options de traitement, conservez les valeurs par défaut ou sélectionnez d'autres valeurs, si nécessaire. Répétez les étapes 3 à 5 pour octroyer les droits d'accès aux employés, aux responsables matriciels et aux autres participants. Renseignez les champs comme indiqué dans le tableau ci-dessous.

Rôle	Partager les notations	Partager les commentaires	Le nom du participant peut être consulté par le rôle	Le rôle du participant peut être consulté par le rôle
Responsable	Oui : pour partager les notations avec l'employé	Oui : pour partager les commentaires avec l'employé	Oui : pour permettre au responsable de voir le nom du participant Non : pour afficher uniquement les participants en tant que Participant	Oui : pour permettre au responsable de voir le rôle du participant Non : pour afficher les rôles de participant en tant que Participant
Salarié	Par défaut, il s'agit de la valeur Oui. Cette valeur n'est pas modifiable.	Par défaut, il s'agit de la valeur Oui. Cette valeur n'est pas modifiable.	Oui : pour permettre à l'employé de voir le nom du participant Non : pour afficher uniquement les participants en tant que Participant	Oui : pour permettre à l'employé de voir le nom du participant Non : pour afficher uniquement les participants en tant que Participant
Responsable matriciel	Oui : pour partager les notations avec l'employé	Oui : pour partager les commentaires avec l'employé	Hérite du paramètre du responsable	Hérite du paramètre du responsable
Participants	Oui : pour partager les notations avec l'employé	Oui : pour partager les commentaires avec l'employé	Non disponible	Non disponible

Cliquez sur Sauvegarder.
Cliquez sur l'onglet Contenu.

Configurer les onglets Contenu, Période du document et Synthèse du modèle de document de performance

Achevez le modèle de document de performance en configurant les onglets Contenu, Période du document et Synthèse. Dans l'onglet Périodes du document, vous pouvez ajouter des questionnaires et affecter des rôles pour y accéder.

Ajoutez du contenu dans les sections Contenu du profil, Objectifs de performance et Objectifs de développement, conformément aux besoins de votre processus métier.

Conseil : cliquez sur Charger les éléments à partir de la section pour ajouter les éléments de contenu par défaut de la section au modèle.
Cliquez sur l'onglet Périodes du document.
Ajoutez les périodes requises pour votre processus métier.

Remarque : la date de fin de la période du document doit être antérieure ou identique à la date de fin du modèle de document de performance.
Dans la section Profil d'admissibilité pour la période, ajoutez des profils d'admissibilité, si votre processus métier le requiert.
Dans la section Dates d'échéance, entrez les dates d'échéance des tâches.
Dans la section Questionnaires pour la période, cliquez sur l'icône Ajouter. Les questionnaires sont facultatifs pour obtenir le retour des participants.
Dans le champ Rôle, sélectionnez un rôle ayant accès au questionnaire.
Dans le champ Questionnaire, sélectionnez un questionnaire existant.

Remarque : le supérieur hiérarchique de l'employé peut sélectionner un autre questionnaire pour le rôle dans la tâche Gérer le retour des participants.
Répétez les étapes 6 à 8 pour ajouter d'autres rôles et questionnaires.
Cliquez sur l'onglet Synthèse.
Vérifiez vos sélections et cliquez sur Sauvegarder et fermer.