Instructions pour la configuration des modèles de document de performance

Définissez les modèles de document de performance utilisés pour créer les documents de performance dont les responsables, les salariés et les participants se servent pour évaluer la performance des salariés au cours d'une période ou d'un projet donné. Le modèle de performance allie la définition de flux de traitement, les définitions de section et le type de document.

Le modèle de performance peut également inclure du contenu tel que des compétences et des objectifs. Lorsque vous créez un modèle de document de performance, vous pouvez sélectionner l'un des types suivants :

• Standard, pour les documents de performance types, tels que les évaluations annuelles, les évaluations de projet ou les évaluations à l'échelle de la société.

• A la demande, pour les documents de performance que les responsables et les salariés peuvent créer à tout moment afin d'évaluer le salarié.

Lors de la création du modèle de document de performance, le spécialiste RH doit déterminer les éléments suivants :

• Types de document et profils d'admissibilité

• Rôles de participation

• Flux de traitement

• Règles de calcul, options de traitement et options de participant

• Structure

• Contenu

• Périodes de document

Pour créer des modèles de performance, utilisez la tâche Modèles de document de performance. Accédez à Mes groupes de clients > Performance > Modèles de document de performance. Vous pouvez créer un nouveau modèle en cliquant sur Ajouter ou rechercher un modèle existant.

Types de document et profils d'admissibilité

Sélectionnez ou créez un type de document pour identifier le type d'évaluation pris en charge par le modèle de performance (évaluation annuelle, par exemple), qui utiliserait le modèle standard ou à la demande. Le type de document inclus dans le modèle de document de performance sert également à identifier les plans d'objectifs de l'employé qui doivent alimenter les sections d'objectif du document de performance.

Associez des profils d'admissibilité au modèle global ou aux périodes de document pour limiter l'accès aux documents de performance créés à partir du modèle aux seules personnes satisfaisant les critères. Vous pouvez limiter l'accès au document en exigeant un certain profil d'admissibilité ; vous pouvez également inclure des profils non obligatoires. Les salariés doivent répondre aux critères pour toutes les conditions requises. Ils doivent également satisfaire aux conditions d'au moins un des critères non requis.

Rôles de participation

Définissez les rôles autorisés à accéder au document de performance. Vous pouvez sélectionner un rôle Responsable, Salarié ou tout autre rôle de participant créé dans la tâche Rôles Performance. Dans l'onglet Structure, vous sélectionnez les rôles ayant accès à chaque section du document de performance pour noter, faire des commentaires, donner un retour à l'aide d'un questionnaire et effectuer d'autres actions. Par exemple, si le modèle de document de performance est paramétré de sorte que seuls les responsables évaluent les salariés, les salariés ayant malgré tout la possibilité de voir les résultats, vous devez définir ces deux rôles en tant que participants. En revanche, si les responsables évaluent les salariés sans que ces derniers ne participent au processus d'évaluation ou ne consultent les résultats, vous n'avez alors besoin que du rôle Responsable.

Dans la section Participation, vous définissez également le nombre minimum de participants requis pour un retour et pour chaque rôle. Ces paramètres ne sont pas imposés, mais ils orientent les responsables et les salariés lorsqu'ils demandent un retour.

Flux de traitement

Le flux de traitement détermine les tâches figurant dans le modèle de document de performance. Vous pouvez sélectionner un flux de traitement préalablement défini ou en créer un en même temps que le modèle.

Le flux de traitement détermine également les sections que vous pouvez ajouter au modèle de document de performance. Si le modèle est utilisé pour évaluer les salariés, fixer les objectifs et demander un retour final aux salariés et aux responsables, le flux de traitement que vous sélectionnez doit inclure toutes ces tâches. Vous pouvez uniquement ajouter les sections requises par le flux de traitement au modèle. Par exemple, si le flux de traitement n'inclut pas la tâche Retour final du salarié, vous ne pouvez pas ajouter la section correspondante dans le modèle de performance.

Vous pouvez indiquer le nombre de jours avant la date d'échéance d'une tâche à partir duquel les notifications d'alerte standard et critiques doivent être envoyées. Vous saisissez les dates d'échéance des tâches dans l'onglet Périodes du document. Les alertes ne sont pas disponibles pour les modèles de document de performance à la demande.

Règles de calcul, options de traitement et options de participant

Dans l'onglet Traitement, vous pouvez choisir de calculer les notations et d'afficher les notations calculées pour les sections du modèle de document de performance. Pour ce faire, les sections comprises dans le modèle doivent être paramétrées de façon à utiliser les notations calculées.

Utilisez les Options de traitement pour bénéficier des fonctions suivantes :

• Permettre aux responsables, aux salariés et aux participants de noter les éléments et les sections à l'aide d'étoiles. Pour ce système de notation, une description est associée à chaque étoile de notation. Par exemple, une étoile peut représenter la description Notions, 2 étoiles équivalent à la description Moyen, etc. La notation sous forme d'étoiles ne peut être utilisée que pour les modèles de notation à 10 niveaux, au plus. Si vous décidez de ne pas utiliser ce système de notation, les responsables, les salariés et les participants sélectionnent alors les descriptions de notation dans une liste. La description de la notation n'apparaît pas sous forme de valeur numérique, mais correspond à une note chiffrée configurée pour le modèle de notation. Le chiffre correspondant à la description sélectionnée par le salarié ou le responsable est ensuite utilisé pour calculer les notations.

• Inclure une signature électronique pour demander à un salarié de certifier qu'il est bel et bien l'expéditeur du document de performance dans le cadre de la tâche Retour final du salarié.

• Afficher les notes de retour dans le document de performance et les utiliser à titre de référence pour noter les salariés dans l'évaluation en cours. Les retours ne sont visibles que par les rôles configurés pour pouvoir les consulter. Les notes de retour ne figurent pas dans le document de performance imprimé.

Les options de participant vous permettent de déterminer si un retour tiers est attendu sur le document de performance, ce qui servira de référence pour les responsables et les salariés, sans pour autant avoir un caractère obligatoire. Vous pouvez également indiquer les options suivantes :

• Nécessité pour les salariés de voir les participants sélectionnés par le responsable pour donner un retour. Lorsque cette option est activée, elle remplace les autres options de rôle que vous avez définies pour permettre aux salariés de voir les noms ou les rôles des participants au retour (dans la section Traitement par rôle de l'onglet Structure, par exemple).

• Nécessité de renseigner automatiquement les responsables matriciels d'un salarié en tant que participants pour ne pas avoir à les ajouter manuellement.

• Rôle de participant par défaut affecté aux responsables matriciels.

• Possibilité pour les responsables matriciels d'accéder automatiquement aux documents du salarié après leur création.

Structure

Ajoutez des sections préalablement définies ou créez les sections requises pour le flux de traitement sélectionné pour le modèle. Vous devez sélectionner ou créer un exemplaire de chaque type de section requis par le modèle considéré. Vous pouvez modifier des sections prédéfinies pour les adapter aux besoins du modèle, et ainsi mettre à jour les options de traitement, les propriétés et le contenu.

Vous devez sélectionner les rôles ayant accès à chaque section du document de performance pour afficher et, s'il y a lieu, fournir des notes, des commentaires et un retour via un questionnaire.

Vous pouvez choisir les rôles qui peuvent noter et commenter les éléments pour les sections suivantes des documents de performance :

• Objectifs de performance

• Objectifs de développement

• Contenu du profil

Vous pouvez choisir les rôles qui peuvent noter et commenter les sections pour les sections suivantes des documents de performance :

• Objectifs de performance

• Objectifs de développement

• Contenu du profil

• Synthèse globale

• Retour final du salarié (commentaires sur la section uniquement)

• Retour final du responsable (commentaires sur la section uniquement)

Remarque :

Si le modèle de document de performance est en cours d'utilisation, il est possible d'exclure un rôle pour qu'il ne puisse plus fournir de notations ou de commentaires. Si un rôle a précédemment noté ou commenté des éléments et que, par la suite, vous l'empêchez de fournir ce type d'informations, l'application conserve les notations et les commentaires précédents mais ne les affiche pas dans le document de performance.

Contenu

Pour chaque section renfermant du contenu qui peut être noté, vous pouvez ajouter des éléments de contenu directement au modèle de document de performance afin qu'ils apparaissent dans le document de performance. Pour les sections Objectifs et Contenu du profil, vous pouvez charger un contenu d'ores-et-déjà inclus dans la section prédéfinie. Pour une section Contenu du profil (Compétences, par exemple), vous pouvez également copier du contenu à partir de n'importe quel profil que la section utilise en tant que source pour les éléments de contenu. Dans ce cas, vous devez configurer les profils à utiliser en tant que sources.

Tout cela vous permet de restreindre ou d'élargir la cible et de l'adapter à vos besoins. Vous pouvez, par exemple, décider de charger les éléments de contenu de la section qui s'appliquent aux personnes évaluées à l'aide du document de performance créé à partir du modèle. Vous pouvez tout aussi bien choisir de ne pas copier directement le contenu d'un profil dans le modèle compte tenu de la diversité des profils de la population évaluée. Les salariés et les responsables peuvent alors copier leur contenu de profil dans le document de performance lui-même (si le flux de traitement le leur permet).

Périodes du document

Vous pouvez créer une ou plusieurs périodes dans un modèle de document de performance. La multiplicité des périodes vous permet de créer des documents de performance à partir du même modèle pour des périodes diverses et variées. Les documents de performance sont traités séparément, mais contiennent les mêmes flux de traitement, sections et règles de traitement. Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour une évaluation annuelle à utiliser chaque année. Si vous créez plusieurs périodes (chaque période étant utilisée pour créer un document de performance), le contenu de ces documents de performance peut varier car le contenu provient d'autres sources : compétences des profils dans Profile Management, objectifs de l'employé dans Goal Management ou objectifs de développement dans Career Development.

La personne qui crée le document de performance peut, au besoin, modifier les dates de début et de fin de ce document. Les dates de début et de fin du document de performance doivent toutefois être comprises entre les dates de début et de fin de la période du document.

Configurez ces options pour la période sélectionnée :

• Nom : le nom de la période du document équivaut au nom du document de performance créé pour la période.

• Période d'évaluation : sélectionnez la période d'évaluation pour le document.

• Dates de début et de fin du document de performance : ces dates doivent être identiques aux dates de début de fin de la période d'évaluation ou être comprises entre ces deux dates.

• Nom abrégé : utilisé pour la génération d'états.

• Disponible pour utilisation : sélectionnez cette option pour les documents à la demande afin que les responsables et les employés puissent créer ce type de document.

• Verrouiller la tâche de partage du responsable : sélectionnez cette option pour empêcher les responsables de partager les notations avec les employés pendant la période de repositionnement. Cette option n'est disponible que si l'option Autoriser le verrouillage de la tâche de partage de document pour repositionnement est activée sur la page Flux de traitement.

Dans les périodes de document que vous ajoutez, vous pouvez également configurer les éléments suivants :

• Profils d'admissibilité : ajoutez des profils d'admissibilité supplémentaires ou retirez les profils hérités de l'onglet Général, et précisez leur caractère obligatoire.

• Types de document pour les évaluations intermédiaires et à la demande : ajoutez les types de document utilisés dans d'autres modèles de document de performance que vous voulez voir apparaître dans le document de performance pour la période sélectionnée.

• Dates d'échéance : pour chaque période, vous pouvez définir la date d'échéance de chacune des tâches incluses dans le flux de traitement utilisé par le modèle de document de performance. Les dates d'échéance ne sont pas disponibles pour les modèles de document de performance à la demande.

• Questionnaires : ajoutez des rôles et associez-les à des questionnaires afin de donner un accès aux questions appropriées sur lesquelles ils devront réagir dans le document de performance.