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14Offres

Consultation de la liste des offres

La liste des offres affiche les offres de différentes demandes de personnel.

À partir de la liste des offres, vous pouvez faire ce qui suit :

  • Voir la liste des offres et voir leur progression dans le processus de sélection.

  • Par défaut, le système présente les offres associées aux demandes de personnel sous votre responsabilité. Vous avez toutefois la possibilité de sélectionner différentes options de filtre. Si vous sélectionnez Toutes les offres, vous verrez toutes les offres dont vous avez l'autorisation de consultation, peu importe la demande de personnel à laquelle celle-ci appartient.

  • Filtrer les offres en utilisant divers critères. Après avoir sélectionné les critères, cliquez sur Appliquer les filtres pour actualiser la liste en conséquence. Les filtres appliqués sont présentés au haut de la liste. Pour supprimer les filtres, cliquez sur Tous pour supprimer tous les filtres sélectionnés ou cliquez sur l'icône de suppression à côté de chaque filtre pour une suppression individuelle. Le volet des filtres est réductible.

  • Trier les offres en fonctions des informations d'une colonne en cliquant sur le triangle qui se trouve dans l'en-tête de colonne. Cliquer une deuxième fois sur le triangle inversera l'ordre de tri.

  • Utiliser l'outil Format des listes pour configurer le contenu à afficher dans la liste.

  • Naviguer dans les pages de liste d'offres au moyen des boutons permettant d'aller à la première page, à la page précédente, à la page suivante et à la dernière page. Vous pouvez également aller directement à une page.

  • Lorsque vous pointez le nom d'un candidat avec la souris, une fenêtre contextuelle apparaît et affiche les détails du candidat.

  • Cliquez sur le titre d'une demande de personnel pour l'ouvrir et voir le contenu détaillé.

Créer une offre

Vous créez des offres afin d'inclure les détails à propos des responsabilités de l'emploi ainsi que les informations de rémunération, comme le salaire et les avantages.

Lorsqu'un candidat atteint l'étape Offre du processus de sélection, vous pouvez créer une offre à l'aide de l'action Créer une offre. La grille de l'offre s'affiche. Il s'agit de l'endroit où sont regroupées toutes les informations pour créer une offre. Vous spécifiez des informations telles que date d'entrée en fonction, salaire, base de paie, vacances, allocation de voiture. Vous pouvez également utiliser l'option de copie des valeurs d'une demande de personnel dans l'offre. Une fois que vous aurez complété la préparation de l'offre, et possiblement la lettre d'offre correspondante, vous pouvez la soumettre aux fins d'approbation ou la transmettre au candidat, selon vos processus configurés.

Une fois qu'une offre est créée et qu'elle dépasse le statut d'ébauche, la plupart des informations qu'elle contient sont sécurisées afin de prévenir les modifications non contrôlées. Si vous souhaitez modifier le contenu de l'offre, créez rapidement une nouvelle offre et commencez en copiant une offre précédente. À partir de là, apportez toutes les modifications jugées nécessaires. Toutes les versions d'offre sont conservées afin que vous puissiez voir et comparer leur évolution à l'aide de la grille de l'offre. Utilisez l'option Mettre en surbrillance les différences pour comparer les valeurs des différentes offres. Par défaut, la grille affiche 2 colonnes. Vous pouvez avoir jusqu'à 4 colonnes, selon la taille d'écran de votre appareil et son orientation. Lorsqu'une nouvelle offre est créée, elle s'affiche automatiquement dans la première colonne de gauche sous l'étiquette Offer (New) (Offre (Nouvelle)).

La grille de l'offre contient des informations concernant l'offre courante à faire au candidat. Toutefois, elle peut également servir à regrouper et à conserver des informations sur les offres précédentes, les offres concurrentes et les attentes courantes du candidat. Dans la grille de l'offre, chaque offre s'affiche dans une colonne.

Soumettre une offre pour approbation

Lorsque vous créez une offre pour un candidat, envoyez l'offre pour approbation en sélectionnant l'action Soumettre l'offre pour approbation. Cette action est utilisée lorsqu'une offre doit être approuvée par au moins une personne avant d'être transmise au candidat.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Accédez à l'onglet Offres.

  3. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Soumettre l'offre pour approbation.

  4. Cliquez sur Ajouter des approbateurs pour sélectionner les utilisateurs qui approuveront l'offre.

    En fonction de vos paramètres et de vos configurations, la liste des approbateurs peut être préremplie et, dans quelques cas, il se peut que vous ne soyez pas en mesure d'ajouter ou de retirer des approbateurs.

  5. Définissez l'ordre d'approbation en affectant un numéro de séquence à chaque approbateur. L'acheminement d'une approbation peut se dérouler de deux manières :

    • Séquentiel : Lorsque le premier approbateur reçoit une demande d'approbation, il approuve l'offre. Une fois l'approbation obtenue, la demande passe à l'approbateur suivant, et ainsi de suite.

    • Parallèle : Plusieurs approbateurs reçoivent une demande d'approbation et peuvent tous approuver l'offre au même moment. Les approbateurs peuvent approuver l'offre sans devoir attendre les autres.

  6. Entrez des commentaires pour l'approbateur.

  7. Sélectionnez l'utilisateur à qui envoyer l'offre pour les prochaines étapes une fois approuvée.

  8. Cliquez sur Soumettre pour approbation.

Le système affecte la tâche au premier approbateur de la séquence. L'approbateur reçoit une tâche Approuver l'offre.

Modifier le processus d'approbation d'offre

Vous pouvez modifier le processus d'approbation d'une offre qui est en cours d'approbation. Vous pouvez ajouter de nouveaux approbateurs, supprimer des approbateurs ou modifier l'ordre des approbateurs.

Supposons qu'un approbateur soit en vacances et que vous ayez besoin d'affecter l'approbation d'une offre à un autre approbateur.

  1. Ouvrez la candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Modifier le processus d'approbation. Vous pouvez également utiliser le bouton Modifier le processus d'approbation.

  3. Supprimez l'approbateur et ajoutez un autre approbateur. Le nouvel approbateur reçoit une notification d'approbation à mesure de l'avancement du flux d'approbation.

  4. Entrez un motif pour la modification du processus d'approbation.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Interrompre le processus d'approbation d'offre

Une fois l'approbation de l'offre déclenchée, vous avez la possibilité de l'interrompre le processus.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Interrompre le processus d'approbation.

Approuver une offre

Si on vous demande d'approuver une offre, il y a différentes façons pour ce faire, selon vos autorisations d'utilisateur. Vous pouvez approuver l'offre en utilisant l'action Approuver ou refuser, la tâche d'approbation d'offre du menu Tâches ou le centre de réponses eShare.

Supposons que vous approuvez l'offre en utilisant l'action Approuver ou refuser.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Approuver ou refuser.

  3. Dans le panneau Détails de la tâche, indiquez si vous approuvez ou refusez l'offre. Vous pouvez également ignorer l'étape.

  4. Vous pouvez aussi entrer des commentaires. Cela est obligatoire si vous rejetez l'offre.

  5. Cliquez sur Terminé.

Transmettre une offre

Vous pouvez transmettre une offre lorsque vous communiquez pour une première fois une offre à un candidat. Par la suite, vous pouvez traiter la même offre à l'aide de l'action Envoyer l'offre. Par exemple, vous pouvez tout d'abord faire le suivi du fait qu'une offre a été faite verbalement à un candidat, puis par la suite transmettre une lettre d'offre plus formelle au candidat.

Il existe différentes manières de transmettre une offre :

  • Verbalement

  • Courriel

  • Lettre imprimée

  • Offre électronique :

Lorsque vous transmettez une offre verbalement, vous pouvez sélectionner l'option Saisir la réponse à l'offre (après transmission). Les réponses possibles sont les suivantes :

  • Le candidat a accepté l'offre. Si vous sélectionnez cette option, indiquez la date à laquelle l'offre a été acceptée et la date d'entrée en fonction du candidat.

  • Le candidat souhaite négocier l'offre. Si vous sélectionnez cette option, indiquez le motif.

  • Le candidat a refusé l'offre. Si vous sélectionnez cette option, indiquez le motif.

Lorsque vous présentez une offre par écrit (courriel ou lettre imprimée), vous pouvez vérifier et modifier le contenu du message avant de l'envoyer au candidat.

Lorsque vous présentez une offre par voie électronique, le candidat peut voir l'offre et y répondre en ligne. Votre administrateur peut configurer deux types d'offre électronique :

  • Standard : Les candidats reçoivent une notification par courriel les invitant à accéder à un portail de section Carrières sécurisé pour consulter l'offre en ligne. Ils peuvent voir les détails de l'offre et les pièces jointes de la lettre d'offre, le cas échéant. Ils peuvent également imprimer l'offre et la lettre en pièce jointe. Les candidats peuvent alors accepter ou refuser l'offre, puis ils doivent signer l'offre électroniquement en fournissant leur non complet ainsi que leur identificateur unique.

  • Avancé : L'option avancée sert aux organisations ayant des exigences complexes, comme des signatures électroniques, des notifications envoyées à plusieurs personnes, des appels à des services de partenaire et des tâches différentes pour les cadres.

Envoyer une offre

Vous pouvez envoyer une offre à un candidat par courriel, lettre imprimée ou offre électronique une fois que l'offre a été transmise. La fonction sert essentiellement lorsqu'une offre est proposée verbalement, puis envoyée par courrier au candidat.

Lorsque vous utilisez l'action Envoyer l'offre, vous ne pourrez plus modifier le contenu de la lettre d'offre. Vous pourrez uniquement modifier les destinataires du courriel et ajouter des commentaires à des fins d'utilisation interne.

Retirer une offre

Vous pouvez retirer une offre dans les situations où vous avez transmis une offre à un candidat, mais vous changez d'idée par la suite. Cette action peut être utile dans les cas où vous avez fait une offre, mais avez reçu un rapport défavorable dans le cadre de la vérification d'antécédents du candidat.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Retirer l'offre.

  3. Entrez des commentaires si nécessaire.

  4. Cliquez sur Retirer l'offre.

Lorsque l'offre est retirée, le processus d'intégration associé à l'offre électronique avancé, le cas échéant, est annulé.

Renoncer à une offre

Vous pouvez renoncer à une offre dans les situations où le candidat accepte une offre, mais par la suite change d'idée.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Renoncer à l'offre.

  3. Entrez des commentaires si nécessaire.

  4. Cliquez sur Renoncer à l'offre.

Annuler une offre

Vous pouvez annuler une offre avant de la proposer au candidat. Vous pouvez aussi annuler une offre qui a été transmise, mais qui est désormais expirée (la date d'expiration est passée).

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Annuler l'offre.

  3. Entrez des commentaires si nécessaire.

  4. Cliquez sur Annuler l'offre.

Saisir les attentes du candidat

La saisie des attentes des candidats sert à recueillir des informations et à faciliter les décisions de préparation d'une offre susceptible de plaire au candidat. Les informations saisies seront disponibles dans la grille de l'offre. Vous pouvez la consulter et la comparer à l'offre en cours de préparation.

  1. Accédez au menu Candidatures.

  2. Ouvrir une candidature.

  3. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Saisir les attentes du candidat.

  4. Dans la fenêtre Saisir les attentes du candidat, sélectionnez le type d'attente :

    • Accepterait

    • Refuserait

    • Désire

    • Emploi courant

  5. Cliquez sur Saisir.

  6. Remplissez les champs de la section de l'offre temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Les attentes s'affichent dans la page.

Saisir une offre concurrente

La saisie d'une offre concurrente sert à recueillir des informations et à faciliter les décisions associées à la préparation d'une offre susceptible de plaire au candidat. Les informations saisies seront disponibles dans la grille de l'offre. Vous pouvez la consulter et la comparer à l'offre en cours de préparation.

  1. Accédez au menu Candidatures.

  2. Ouvrir une candidature.

  3. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Saisir une offre concurrente.

  4. Remplissez les champs de la section de l'offre temporaire.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer. L'offre concurrente est affichée dans la page.

Saisir la réponse du candidat à une offre

Vous pouvez saisir la réponse à une offre pour le compte d'un candidat. Par exemple, si un candidat communique avec vous pour donner sa réponse avant de répondre en ligne à l'offre, vous pouvez saisir cette réponse.

  1. Ouvrir une candidature.

  2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Saisir la réponse à l'offre.

  3. Sélectionnez une des réponses suivantes :

    • Le candidat a accepté l'offre. Indiquez la date à laquelle l'offre a été acceptée et la date d'entrée en fonction du candidat.

    • Le candidat souhaite négocier. Indiquez le motif.

    • Le candidat a refusé l'offre. Sélectionnez le motif du refus de l'offre du candidat et entrez des commentaires.

  4. Cliquez sur Terminé.