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成批下载文档记录

您可以成批下载所有文档记录，以及文档类型和/或人员的附件。例如，您可以下载特定文档类型的所有文档记录，例如所有人员的护照。

您可以在主页的“我的客户组”选项卡下使用“成批下载文档记录”快速操作。或者，您可以使用“文档记录”列表页面上的下载选项，以根据使用的筛选标准下载人员的所有文档记录。

  • 由于性能原因，无法同时下载所有文档类型和人员的文档记录。您必须指定文档类型或人员。

  • 您无法下载待批的文档记录。

  • 下载大型附件文件时，您可能会收到间歇性错误消息；但文件已下载。单击确定以绕过错误消息。

将请求提交至成批下载文档记录

可以使用“提交的成批下载流程”页上的“添加”按钮提交成批下载文档记录的请求。在“新的成批下载文档记录请求”页面上，可以选择以下值：

  • 流程名称：输入新请求的流程名称。

  • 分组依据：使用以下任意选项对文档记录进行分组：

    • 无：这是默认选项。

    • 文档类型：按每种文档类型进行分组。

    • 人员：按个人进行分组。

  • 人员列表
  • 人员
  • 证照类型
  • 文档记录的类别。例如，缺勤、福利和薪酬。
  • 子类别
  • 证照类型
    注：如果您选择人员，则应用程序将仅填充登录用户有权访问的人员的文档类型。如果您未选择人员，应用程序会根据登录用户的访问权限和角色填充所有文档类型。
  • 创建来源：创建文档记录的来源。例如，缺勤案例、分配的核对清单任务和雇用操作。

  • 在特定日期范围内更新的文档记录（可选）。

应用程序根据分组标准创建下载文件夹。下面介绍如何为每个标准创建文件夹：

  • 无：不创建文件夹，所有下载的文件都保存到一个文件夹中。

  • 文档类型：为每种下载的文档类型创建一个文件夹。该文件夹以文档类型命名，并包含每个人员下载的单个文件。

  • 人员：为每个人员创建一个文件夹。该文件夹以人员编号命名，并包含个人下载的每种系统文档类型的文件。

下载文件夹使用此文件名格式：PersonNumber_SystemDocumentType_UCMID_PhysicalFileName。例如，955160008186124_GLB_PASSPORT_UCMFA00027817_My India Passport.pdf

注：无法修改文件名格式。
需要考虑以下一些要点：
  • 在选择要为其下载文档记录的用户时，您可以在相应值列表 (LoV) 的人员列表字段中选择多个值。
  • 还可以选择多个类别、子类别、证照类型、创建来源和标记。

提交的成批下载请求的状态

在将请求提交到成批下载文档记录之后，将提交 ESS 流程或任务，其状态将显示在“提交的成批下载流程”页上。已提交流程的状态显示为“正在运行”、“成功”或“错误”。此外，该页面还显示一个进度栏以指明每个已提交流程的进度。每 30 秒自动刷新页面，以显示已提交流程的最新进度。您可以取消未完成的 ESS 作业，然后使用同一组参数重新提交该作业。

提交的 ESS 作业成功后，可以将附件下载为压缩文件。下面介绍应用程序如何创建 ESS 压缩文件：

  • 压缩文件名包含 ESS 作业 ID。

  • ESS_Z 文件包含附件、ESS_O 输出和 ESS_L 日志文件。

  • ESS_Z 文件将文档记录详细信息提取到 DocumentsOfRecord.dat 文件中。文档记录和附件相关列使用 | 分隔符进行分隔，可以在分隔符设置为 | 的电子表格中打开，从而以 .xls 格式查看数据。您可以使用 .dat 文件在其他环境中创建文档记录。

  • ESS_O 文件包含合并输出，即使文件大小超过 2 GB 也不会拆分。
  • ESS_L 文件仅包含创建期间出错的文档记录的详细信息。该文件不包括有关成功创建的文档记录的详细信息。
注意：

  • 出于安全考虑，附件超链接的有效时长仅持续 10 分钟。如果 10 分钟后尝试单击 URL 链接，则会收到 404 错误。您需要重新启动 UI 以重新生成安全的超链接。

  • 压缩文件中的单个文件默认大小限制为 5 MB。下载内容中不包括大于 5 MB 的附件。此大小限制由默认值为 5 MB 的 ORA_PER_DOR_FILE_DOWNLOAD_MAX_SIZE 概要信息选项控制。可以修改此配置文件选项的值，以允许在下载中包括较大的文件。

还可以通过访问成批下载过程中生成的并存储在数据库表中的日志数据来审核文档记录的成批下载。此日志数据包含以下信息：下载了哪些文档记录、下载的文档记录属于哪些员工以及哪些用户下载了文档记录。此外，此日志数据还包含以下信息：

  • 文档记录总数
  • 文件下载最大大小
  • 已处理的文档记录数
  • Zip 文件的名称
  • 附件状态（成功或不成功）
  • 成批下载流程失败时的错误日志
  • 下载文档记录所用的时间

下面的表中提供了审核数据：

  • hr_dor_mass_requests
  • hr_dor_mass_request_params
  • hr_dor_mass_request_lines

在未清除 ESS 流程之前，提交的成批下载流程的数据可用。

使用筛选列表成批下载文档记录

您可以使用筛选列表下载多个人员的文档记录。可以从“我的客户组”配置这些列表。可以在“文档记录的成批下载”页面的“人员列表”字段中选择配置的筛选列表。

您可以在“筛选列表”页面上预览满足“筛选列表”配置中条件的员工列表。确保预览显示要在“文档记录的成批下载”中选择的员工的结果。有关更多信息，请参阅在 HCM 应用程序中创建筛选列表。

注意：
  • 此功能仅在“Redwood 文档记录的成批下载”页面上可用。
  • 您必须先从“我的客户组”创建筛选列表，然后才能在“文档记录的成批下载”页面上使用该列表。创建筛选列表时，请确保在“用户”字段中选择“文档记录的成批下载”。

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