Benutzerhandbuch zu Java Desktop System E-Mail und Kalender

Kapitel 9 Arbeiten mit Sun Java System Calendar Server-Konten und Ordnern

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Sun Java System Calendar Server für Konten und Ordner in E-Mail und Kalender nutzen können.

Einführung in Sun Java System Calendar Server

Über den Java System Calendar Server-Connector können Sie E-Mail und Kalender als Client für den Java System Calendar Server-Kalenderserver einsetzen. So können Sie aus Evolution heraus auf Ihr Konto (bzw. Ihre Konten) in Calendar Server zugreifen, Besprechungseinladungen versenden und empfangen sowie Kalender mit anderen Personen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation gemeinsam nutzen. Der Server ist für die Verwendung mit LDAP-Verzeichnisservern und POP- oder IMAP-E-Mail-Servern ausgelegt, die Sie separat konfigurieren.

Calendar Server-Konten sind unabhängig von E-Mail- oder Verzeichnisserverkonten, und im Dialogfeld Evolution-Einstellungen ist ein eigener Bereich für sie vorgesehen. Calendar Server-Konten und -Ordner unterscheiden sich wie folgt von anderen E-Mail und Kalender-Ordnern:

Ein Calendar Server-Konto hat immer mindestens drei Ordner: Persönlicher Kalender, Persönliche Aufgaben und Persönliche Einladungen. Diese drei Ordner können nicht gelöscht werden. Andere, von Ihnen angelegte Ordner können Sie löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und im Kontextmenü den Eintrag Löschen auswählen.
Calendar Server unterstützt verschachtelte Ordner lediglich bis zu einer Tiefe von einer Ebene. Alle Ordner, die Sie erzeugen oder öffnen, befinden sich auf derselben Ebene wie alle anderen Ordner. Alle automatisch erzeugten Ordner enthalten drei Unterordner: Kalender, Aufgaben und Einladungen.
Wie auch im Fall einzelner E-Mail-Konten wird jedes Calendar Server-Konto im Ordnerfeld als Ordner der obersten Ebene dargestellt. Sie können Verknüpfungen herstellen, indem Sie einen oder mehrere Ordner in die Verknüpfungsleiste ziehen. Es werden jedoch keine Verknüpfungen automatisch erzeugt. Zum Anzeigen des Ordnerfelds wählen Sie im Hauptfenster von E-Mail und Kalender den Befehl Ansicht -> Ordnerleiste.
Es gibt zwei Arten von Besitzern für Calendar Server-Ordner: Haupt- und normale Besitzer. Wenn Sie einen Ordner anlegen, sind Sie der Hauptbesitzer und haben sämtliche Zugriffsrechte für diesen Ordner. Sie können auch andere Benutzer in die Besitzerliste dieses Ordners eintragen. Für diese anderen Besitzer können Sie außerdem unterschiedliche Zugriffsstufen festlegen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Festlegen von Zugriffsberechtigungen für Ordner.

Arbeiten mit Calendar Server-Konten

Dieser Abschnitt befasst sich mit dem Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Calendar Server-Konten.

So erstellen Sie ein Calendar Server-Konto

Informationen zum Erstellen eines neuen Calendar Server-Kontos finden Sie unter So richten Sie ein neues Sun Java System Calendar Server-Konto ein.

So bearbeiten Sie ein Calendar Server-Konto

Führen Sie folgende Schritte durch:

Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen, um das Dialogfeld Evolution-Einstellungen aufzurufen.
Klicken Sie im linken Feld auf Sun Java System-Konten. E-Mail und Kalender zeigt im rechten Feld eine Tabelle der von Ihnen erstellten Konten an.
Wählen Sie das zu bearbeitende Konto aus.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfeld Optionen für das Konto Name aufzurufen. Informationen zum Inhalt des Dialogfelds Optionen für das Konto Name finden Sie unter So richten Sie ein neues Sun Java System Calendar Server-Konto ein.
Im Dialogfeld Optionen für das Konto Name können Sie nun die Angaben zum Calendar Server-Konto ändern.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Optionen für das Konto Name zu schließen.
Klicken Sie auf OK, um die Information zu schließen, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass die Änderungen erst nach einem Neustart von E-Mail und Kalender wirksam werden.
Starten Sie E-Mail und Kalender neu.

So löschen Sie ein Calendar Server-Konto

Führen Sie folgende Schritte durch:

Wählen Sie Werkzeuge -> Einstellungen, um das Dialogfeld Evolution-Einstellungen aufzurufen.
Klicken Sie im linken Feld auf Sun Java System-Konten. E-Mail und Kalender zeigt im rechten Feld eine Tabelle der von Ihnen erstellten Konten an.
Wählen Sie das zu löschende Konto aus.
Klicken Sie auf Entfernen. Dadurch wird eine Bestätigungsaufforderung angezeigt.
Klicken Sie auf Löschen, um das ausgewählte Konto zu löschen.
Klicken Sie auf OK, um die Information zu schließen, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass die Änderungen erst nach einem Neustart von E-Mail und Kalender wirksam werden.
Starten Sie E-Mail und Kalender neu.

Arbeiten mit dem Ordner für den persönlichen Kalender

Die Anweisungen für lokal gespeicherte Kalender in Kapitel 6, Verwenden des Kalenders gelten größtenteils auch für Kalender, die auf einem Java System Calendar Server gespeichert sind. Die wenigen Unterschiede werden in diesem Abschnitt erläutert:

Jedes Ereignis in einem Java System Calendar Server-Kalender ist eine Besprechung, die sowohl Zeitplan- und Einladungsdaten als auch die Zeit sowie Wiederholungs- und Erinnerungsinformationen umfasst.
Die Erinnerungsfunktion für Kalender auf einem Java System Calendar Server unterscheidet sich von derjenigen für lokale Kalender lediglich durch Folgendes:
- Aus Sicherheitsgründen können zwar E-Mail-Nachrichten als Erinnerungen für Java System Calendar Server-Besprechungen versendet werden, nicht aber für lokal gespeicherte Kalender.
- Java System Calendar Server speichert maximal eine Erinnerung pro Besprechung. Für lokal gespeicherte Besprechungen ist eine Erinnerung pro Typ zulässig.
- Sollten Sie Datum und Uhrzeit für eine auf einem Java System Calendar Server gespeicherte Besprechung nachträglich ändern, wird eine bereits vorhandene Erinnerung nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die Erinnerung in diesem Fall löschen und eine neue erstellen.
Wenn Sie mit dem Java System Calendar Server-Kalender Besprechungen erstellen, empfangen Teilnehmer, die über ein Java System Calendar Server-Konto verfügen, die Einladung im Ordner Persönliche Einladungen. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die keinem Konto auf dem Java System Calendar Server-Server entspricht, erhält dieser Teilnehmer eine E-Mail-Benachrichtigung über das Ereignis.
Sollten Sie in einem Java System Calendar Server-Kalender eine Terminfolge oder einen einzelnen Termin aus einer Folge ändern oder löschen, zeigt E-Mail und Kalender das Dialogfeld Frage an, sobald Sie die Änderungen speichern. Im Dialogfeld Frage wählen Sie eine der folgenden Optionen aus und klicken dann auf OK:
- Nur diese Instanz: Mit dieser Option wird nur der ausgewählte Termin gelöscht.
- Diese und zukünftige Instanzen: Wählen Sie diese Option aus, um den ausgewählten Termin sowie alle nachfolgenden Termine derselben Folge zu löschen.
- Alle Instanzen: Wählen Sie diese Option aus, um sämtliche Termine in der Folge zu löschen.

Verfügbarkeitsinformationen und der Verzeichnisserver

Sie können die Verfügbarkeitsinformationen eines Kontos veröffentlichen, um anderen Benutzern im Netzwerk die Möglichkeit einzuräumen, beim Organisieren einer Besprechung den Zeitplan dieses Kontos einzusehen.

Für eine optimale Nutzung der Verfügbarkeitsinformationen und anderer Leistungsmerkmale von Calendar Server sollten Sie, wann immer es möglich ist, Sun Java System Directory Server verwenden. Als Alternative können Sie Karten aus dem Verzeichnisserver in Ihr lokales Adressbuch kopieren. Vom Server stammende Kontaktkarten weisen ein spezielles Attribut auf, an dem Sie erkennen, dass für sie ein Kalender auf einem Calendar Server vorhanden ist. Die von Ihnen erzeugten Karten mögen zwar genau wie Karten vom Server aussehen, Aber sie funktionieren nur über die E-Mail-Adresse, werden im Calendar Server-System nicht identifiziert und auch nicht darin integriert.

Arbeiten mit dem Ordner für persönliche Aufgaben

Die auf einem Calendar Server gespeicherten Aufgabenordner unterscheiden sich in ihrer Darstellung nicht von lokal gespeicherten Aufgabenordnern (siehe Kapitel 7, Arbeiten mit Aufgaben).

Arbeiten mit dem Ordner für persönliche Einladungen

Erstellt eine andere Person in ihrem Calendar Server-Kalender eine Besprechung und trägt Sie als Teilnehmer ein, dann erscheint in Ihrem Ordner Persönliche Einladungen eine neue Einladung. Einladungsordner sind wie folgt aufgebaut: Die obere Hälfte des Ordners enthält eine Einladungsliste, in der unteren Hälfte werden die Details des ausgewählten Elements angezeigt.

Die Einladungen werden in tabellarischer Form angezeigt. In der folgenden Tabelle sind die Spalten der Einladungstabelle beschrieben:

Spalte	Beschreibung
Beginnt	Der vorgesehene Beginn der Besprechung.
Zusammen- fassung	Eine Kurzbeschreibung der Besprechung.
Organisator	Der Organisator der Besprechung.
Status	Der aktuelle Status der Einladung zur Besprechung. Neue Einladungen zeichnen sich durch den Status Reaktion erforderlich aus. Zum Beantworten einer Einladung klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Status. Dadurch wird eine Dropdown-Liste aktiviert. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen der folgenden Statuswerte aus: Angenommen Abgelehnt Vorläufig Dieser Status wird so lange angezeigt, bis die Serversynchronisierung abgeschlossen ist. Diese kann bis zu eine Minute beanspruchen. Dann wird die Einladung aus Ihrem Ordner Persönliche Einladungen entfernt. Wenn Sie die Einladung annehmen, erscheint das Ereignis in Ihrem Kalender.

Informationen zum Ändern oder Speichern der aktuellen Ansicht oder zum Erzeugen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie unter Verwenden von Ansichten .

Verwalten von Abonnements

Sofern Sie über die erforderlichen Zugangsberechtigungen verfügen, können Sie Kalender anderer Benutzer abonnieren. Wenn Sie nicht über die Leseberechtigung für einen Kalender verfügen, können Sie ihn zwar sehen und abonnieren, nicht aber dessen Inhalt lesen.

So zeigen Sie alle Kalender an

Wenn Sie sämtliche Kalenderordner auf einem Calendar Server, einschließlich der Ordner anderer Personen anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Calendar Server-Ordner. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Abonnements verwalten, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender aufzurufen.

Die verfügbaren Kalender werden in Form einer Tabelle angezeigt. In der folgenden Tabelle sind die Spalten der Kalendertabelle beschrieben:

Spalte	Beschreibung
Abonniert	Gibt an, ob Sie den Kalender abonniert haben.
Kalender-ID	Eine eindeutige Kennzeichnung des Kalenders.
Besitzer	Der Besitzer des Kalenders.
Beschreibung	Eine Kurzbeschreibung des Kalenders.

Informationen zum Ändern oder Speichern der aktuellen Ansicht oder zum Erzeugen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie unter Verwenden von Ansichten .

Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender zu schließen.

So zeigen Sie eine Untergruppe von Kalendern an

Standardmäßig werden alle vorhandenen Kalender aufgeführt. Gehen Sie wie folgt vor, um nur eine Gruppe von Kalendern anzuzeigen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Calendar Server-Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Abonnements verwalten, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender aufzurufen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste eines der folgenden Suchkriterien aus:
- Ein beliebiges Feld enthält
- Kalender-ID enthält
- Besitzer enthält
- Beschreibung enthält
Geben Sie den Suchtext in das Textfeld ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt suchen. E-Mail und Kalender führt nur die dieses Suchkriterium erfüllenden Kalender auf.

Zum Löschen der Suche klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender zu schließen.

So abonnieren Sie einen Kalender

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Calendar Server-Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Abonnements verwalten, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender aufzurufen.
Wählen Sie den Kalender aus, den Sie abonnieren möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Abonnieren.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender zu schließen.

E-Mail und Kalender zeigt den ausgewählten Kalender als Unterordner des angegebenen Calendar Server-Ordners an.

So bestellen Sie einen Kalender ab

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Calendar Server-Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Abonnements verwalten, um das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender aufzurufen.
Wählen Sie den Kalender aus, den Sie abbestellen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbestellen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Abonnements für entfernte Kalender zu schließen.

E-Mail und Kalender löscht den ausgewählten Kalender aus dem angegebenen Calendar Server-Ordner.

Festlegen von Zugriffsberechtigungen für Ordner

Zugriffsberechtigungen regeln, wer einen Kalenderordner anzeigen oder bearbeiten darf.

Hauptbesitzer von Kalendern haben grundsätzlich einen vollständigen Zugriff auf ihre eigenen Kalender. Wenn Hauptbesitzer auf ihre eigenen Kalender zugreifen, nimmt Calendar Server keine Zugriffskontrollprüfungen vor. Hauptbesitzer von Kalendern können ihren Kalendern weitere Besitzer zuordnen. Die anderen Besitzer können dann im Auftrag des Hauptbesitzers Ereignisse oder Aufgaben einplanen, löschen, ändern, annehmen oder ablehnen.

Reihenfolge der Regeln für die Zugriffskontrolle

Die Reihenfolge, in der Sie die Regeln für die Zugriffskontrolle angeben, ist sehr wichtig, da der Server die erste den Zugriff erlaubende oder verweigernde Regel anwendet und etwaige darauf folgende Konflikte ignoriert.

Führen Sie also stets zuerst die spezifischeren und danach die allgemeineren Regeln auf. Angenommen, die erste Regel für den Kalender jane.ashe:sports gewährt allen Benutzern Lesezugriff. Dann findet Calendar Server eine zweite Regel, die angela.liu den Lesezugriff auf diesen Kalender verweigert. In diesem Fall erlaubt Calendar Server angela.liu den Lesezugriff auf diesen Kalender und ignoriert die zweite Regel aufgrund des Konflikts.

Damit eine Zugriffsberechtigung für einen bestimmten Benutzer wie beispielsweise angela.liu auf jeden Fall berücksichtigt wird, führen Sie die entsprechende Regel (hier die Regel für angela.liu) vor globalen Einträgen auf (hier die Regel, die allen Kalenderbenutzern den Zugriff gewährt).

So zeigen Sie die Zugriffsberechtigungen für einen Ordner an

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen aufzurufen.

Die Zugriffskontrollregeln sind auf der Registerkarte Berechtigungen aufgeführt. In der folgenden Tabelle sind die Elemente der Registerkarte Berechtigungen beschrieben:

Element	Beschreibung
Name	Name der Person oder Gruppe, der Zugriffsberechtigungen eingeräumt wurden.
Verfügbarkeit	Wählen Sie diese Option aus, wenn die genannte Person sehen soll, dass der Ordner existiert.
Einladen	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie der genannten Person erlauben möchten, Ihnen Einladungen zu Besprechungen zu senden.
Lesen	Wählen Sie diese Option aus, wenn die genannte Person den Ordnerinhalt sehen darf.
Löschen	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie der genannten Person erlauben möchten, den Ordnerinhalt zu löschen.
Ändern	Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie der genannten Person erlauben möchten, den Ordnerinhalt zu ändern.
Hinzufügen	Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Eintrag in die Berechtigungsliste einzufügen.
Bearbeiten	Klicken Sie auf Bearbeiten, um einen Eintrag in der Berechtigungsliste zu bearbeiten.
Entfernen	Klicken Sie auf Entfernen, um einen Eintrag aus der Berechtigungsliste zu löschen.
OK	Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.
Abbrechen	Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

Zum Anzeigen der Besitzerliste für den Ordner klicken Sie auf die Registerkarte Besitzer. Die folgende Tabelle beschreibt die Elemente der Registerkarte Besitzer:

Element	Beschreibung
Benutzer	Zeigt die Besitzerliste für den Ordner an.
Hinzufügen	Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen weiteren Benutzer in die Liste Benutzer einzufügen.
Entfernen	Klicken Sie auf Entfernen, um den ausgewählten Benutzer aus der Liste Benutzer zu löschen.
OK	Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.
Abbrechen	Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

So erteilen Sie einem Benutzer Zugriffsberechtigungen

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen aufzurufen.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Berechtigung hinzufügen aufzurufen.
Geben Sie den Namen des Benutzers in das Textfeld Benutzer ein.
Wählen Sie einige oder alle erforderlichen Berechtigungen aus:
- Verfügbarkeit
- Einladen
- Lesen
- Löschen
- Ändern
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Berechtigung hinzufügen zu schließen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.

So fügen Sie der Liste der Besitzer einen Benutzer hinzu

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen aufzurufen.
Klicken Sie auf das Register Besitzer, um die Registerkarte Besitzer anzuzeigen.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Besitzer hinzufügen aufzurufen.
Geben Sie den Namen des Benutzers in das Textfeld Benutzernamen eingeben ein.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Besitzer hinzufügen zu schließen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.

Sie können unterschiedliche Zugriffsstufen für die Besitzer festlegen. Sofern nicht anders festgelegt, können die Besitzer Aufgaben und Ereignisse der Kategorien Öffentlich, Privat und Vertraulich in diesem Ordner anzeigen und bearbeiten.

So ziehen Sie Zugriffsberechtigungen für einen Benutzer zurück

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen aufzurufen.
Wählen Sie den Benutzer auf der Registerkarte Berechtigungen aus.
Deaktivieren Sie einige oder alle Berechtigungen:
- Verfügbarkeit
- Einladen
- Lesen
- Löschen
- Ändern
Sie können auch auf Entfernen klicken, um den Benutzer ganz aus der Liste zu entfernen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.

So entfernen Sie einen Benutzer aus der Besitzerliste

Führen Sie folgende Schritte durch:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Berechtigungen, um das Dialogfeld Ordnerberechtigungen aufzurufen.
Klicken Sie auf das Register Besitzer, um die Registerkarte Besitzer anzuzeigen.
Wählen Sie den Benutzer in der Liste aus.
Klicken Sie auf Entfernen, um den Benutzer aus der Besitzerliste zu entfernen.
Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld Ordnerberechtigungen zu schließen.