Kapitel 7 Arbeiten mit Aufgaben

Dieses Kapitel behandelt die Arbeit mit Aufgaben in E-Mail und Kalender.

Einführung in Aufgaben

Mit Aufgaben können Sie neue Aufgabe erstellen, vorhandene Aufgaben anzeigen, die Aufgabenliste sortieren oder den Aufgabenstatus ändern.

Abbildung 7–1 zeigt ein typisches Aufgaben-Fenster.

Abbildung 7–1 Typisches Aufgabenfenster

Ihre Aufgaben sind im Fenster Aufgaben tabellarisch organisiert. In den Tabellenzeilen werden Informationen über Ihre Aufgaben angezeigt. Die Spalten stellen Informationsfelder für Ihre Aufgaben dar. Dabei kann es sich um den Status, die Zusammenfassung einer Aufgabe oder Ähnliches handeln. In der Voreinstellung zeigt das Fenster Aufgaben von links nach rechts die folgenden Spalten an:

• Typ

  Der Aufgabentyp wird durch ein Symbol dargestellt. In der folgenden Tabelle sind die Symbole für die Aufgabentypen erklärt:

  Symbol	Beschreibung
  	Die Aufgabe ist niemandem zugewiesen.
  	Die Aufgabe ist einer Person zugewiesen.

• Erledigt

  Der Status wird durch ein Symbol dargestellt. In der folgenden Tabelle sind die verschiedenen Symbole für den Status beschrieben:

  Symbol	Beschreibung
  	Die Aufgabe ist nicht erledigt.
  	Die Aufgabe ist erledigt.

• Zusammen- fassung

  Bei der Zusammenfassung handelt es sich um eine Kurzbeschreibung der Aufgabe.

Informationen zum Ändern oder Speichern der aktuellen Ansicht oder zum Erzeugen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie unter Verwenden von Ansichten .

Je nach ihrem Status sind die Aufgaben im Fenster Aufgaben unterschiedlich formatiert. In der folgenden Tabelle sind die Aufgabenformate beschrieben:

Erstellen einer Aufgabe

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe zu erstellen:

1. Wählen Sie Datei -> Neu -> Aufgabe.

2. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster Aufgabe die Angaben zu der neuen Aufgabe auf der Registerkarte Grundlegend ein. Die folgende Tabelle beschreibt die Elemente der Registerkarte Grundlegend:

   Element	Beschreibung
   Zusammen- fassung	Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aufgabe ein.
   Fällig am	Über die Kombinationsfelder geben Sie an, zu welchem Termin die Aufgabe erledigt sein muss.
   Anfangsdatum	Über die Kombinationsfelder geben Sie an, zu welchem Termin die Aufgabe begonnen werden muss.
   Globusschalt- fläche	Wenn Sie eine Uhrzeit einer anderen Zeitzone angeben möchten, klicken Sie auf die Globusschaltfläche rechts neben den Kombinationsfeldern. Das Dialogfeld Eine Zeitzone wählen wird angezeigt. Klicken Sie auf die Landkarte, um eine Zeitzone auszuwählen, oder wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Zeitzone aus, und klicken Sie auf OK.
   Beschreibung	Geben Sie eine genaue Beschreibung der Aufgabe ein.
   Einstufung	Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Öffentlich: Mit dieser Option machen Sie sämtliche Informationen über diese Aufgabe für andere Benutzern in Ihrem Netzwerk sichtbar. Privat: Mit dieser Option verhindern Sie, dass andere Benutzern in Ihrem Netzwerk die Informationen über diese Aufgabe einsehen können. Vertraulich: Wenn Sie diese Option auswählen, sehen andere Benutzer in Ihrem Netzwerk lediglich, dass Ihr Zeitplan diese Aufgabe enthält. Sie sehen keinerlei nähere Angaben zur Aufgabe.
   Kategorien und Textfeld	Geben Sie einen Kategorienamen ein, um diese Aufgabe in eine Kategorie einzuordnen. Möchten Sie sie in mehrere Kategorien einordnen, trennen Sie die einzelnen Namen mit Komma.   Sie können stattdessen auch auf Kategorien klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Kategorien bearbeiten eine Kategorie aus.

3. Zum Eingeben weiterer Details zur Aufgabe klicken Sie auf die Registerkarte Details. Die folgende Tabelle beschreibt die Elemente der Registerkarte Details:

   Element	Beschreibung
   Status	Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Statusoptionen aus: Nicht begonnen In Bearbeitung Abgeschlossen Abgesagt
   Priorität	Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Prioritätsoptionen aus: Undefiniert Niedrig Normal Hoch
   % abgeschlossen	Geben Sie über das Drehfeld an, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist, oder geben Sie den Prozentwert in das Textfeld ein.   Je nach dem eingegebenen Wert aktualisiert E-Mail und Kalender verschiedene andere Elemente wie folgt: 100: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Abgeschlossen aus. Fügt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in die Kombinationsfelder Abgeschlossen am ein. 1–99: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag In Bearbeitungaus. Fügt Keine in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am ein. Leert das zweite Kombinationsfeld Abgeschlossen am. 0: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Nicht begonnen aus. Fügt Keine in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am ein. Leert das zweite Kombinationsfeld Abgeschlossen am.
   Abgeschlossen am	Wählen Sie im ersten Kombinationsfeld ein Datum und im zweiten Kombinationsfeld eine Uhrzeit aus, um den Zeitpunkt anzugeben, zu dem die Aufgabe erledigt wurde.  Je nach dem eingegebenen Wert aktualisiert E-Mail und Kalender verschiedene andere Elemente wie folgt: Datum: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Abgeschlossen aus. Fügt in das Textfeld % abgeschlossen den Wert 100 ein. Fügt in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am das ausgewählte Datum ein. Fügt in das zweite Kombinationsfeld Abgeschlossen am die aktuelle Uhrzeit ein. Jetzt: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Abgeschlossen aus. Fügt in das Textfeld % abgeschlossen den Wert 100 ein. Fügt in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am das aktuelle Datum ein. Fügt in das zweite Kombinationsfeld Abgeschlossen am die aktuelle Uhrzeit ein. Heute: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Abgeschlossen aus. Fügt in das Textfeld % abgeschlossen den Wert 100 ein. Fügt in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am das aktuelle Datum ein. Der Inhalt des zweiten Kombinationsfelds Abgeschlossen am bleibt unverändert. Keine: Weist die Aufgabe den Status Nicht begonnen auf, werden keine Elemente verändert. Beim Aufgabenstatus In Bearbeitung fügt E-Mail und Kalender den Wert 50 in das Textfeld % abgeschlossen ein. Hat die Aufgabe den Status Abgeschlossen, aktualisiert E-Mail und Kalender verschiedene Elemente wie folgt: Wählt in der Dropdown-Liste Status den Eintrag Nicht begonnen aus. Fügt in das Textfeld % abgeschlossen den Wert 0 ein. Fügt "Keine" in das erste Kombinationsfeld Abgeschlossen am ein. Leert das zweite Kombinationsfeld Abgeschlossen am.
   URL	Geben Sie ggf. die URL für die Aufgabe ein. Klicken Sie auf die Verbindungsschaltfläche, um die angegebene URL mit dem Standard-Webbrowser zu öffnen.

4. Zum Speichern der Aufgabe wählen Sie Datei -> Speichern.

   Zum Speichern der Aufgabe und Schließen des Fensters Aufgabe wählen Sie Datei -> Speichern und Schließen.

   Wenn Sie die Aufgabeninformationen in einer Datei speichern möchten, wählen Sie Datei -> Speichern unter, um das Dialogfeld Speichern unter aufzurufen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf OK.

   Zum Schließen des Fensters Aufgabe, ohne die Aufgabe zu speichern, wählen Sie Datei -> Schließen.

5. Für eine Vorschau der Aufgabendaten wählen Sie Datei -> Druckvorschau.

   Zum Drucken der Aufgabendaten wählen Sie Datei -> Drucken.

Verteilen von Aufgaben

Sie können nur Aufgaben aus lokalen Ordnern verteilen. Aufgaben aus Sun Java System Calendar Server-Ordnern können nicht verteilt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um einer Person eine Aufgabe zuzuweisen:

1. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe im Fenster Aufgaben, um ein Aufgaben-Fenster mit den unter Erstellen einer Aufgabe beschriebenen Registerkarten zu öffnen.

2. Wählen Sie Aktionen -> Aufgabe zuweisen, um die Registerkarte Arbeitsauftrag anzuzeigen.

3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Organisator den Organisator der Aufgabe aus.

4. Die Aufgabenverteilung wird in Form einer Tabelle dargestellt. Diese Tabelle lässt sich, wie unter Verwenden von Ansichten beschrieben, durch Hinzufügen und Entfernen von Spalten anpassen. In der Voreinstellung umfasst die Aufgabenverteilungstabelle die in der folgenden Tabelle beschriebenen Spalten:

   Spalte	Beschreibung
   Teilnehmer	E-Mail und Kalender trägt automatisch den Namen des aktuellen Benutzers als ersten Teilnehmer in die Liste ein. Um weitere Teilnehmer in die Liste aufzunehmen, klicken Sie auf den Text Klicken Sie hier, um einen Teilnehmer hinzuzufügen unter der Teilnehmerliste. Geben Sie den Namen der Person, Gruppe, Ressource oder Räumlichkeit ein, die Sie für die Aufgabe vorsehen. Wenn Sie dem Teilnehmer die Aufgabendaten übermitteln möchten, müssen Sie dessen E-Mail-Adresse in dieses Feld eingeben.
   Typ	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Typ, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen der folgenden Typen aus: Individuell Gruppe Ressource Raum Unbekannt
   Position	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Position, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Funktionen aus: Vorsitzender Benötigter Teilnehmer Optionaler Teilnehmer Nicht-Teilnehmer Unbekannt
   UAwg	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf UAwg, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ja oder Nein aus, um anzugeben, ob dem Organisator eine Antwort gesendet werden soll.
   Status	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Status, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Statusoptionen aus: Erfordert Maßnahme Angenommen Abgelehnt Vorläufig Delegiert

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Eintrag für die Aufgabentabelle zu erstellen. E-Mail und Kalender zeigt auch das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen an, das Ihnen die Möglichkeit zur Auswahl von Teilnehmern bietet.

6. Wählen Sie Datei -> Speichern und schließen. E-Mail und Kalender nimmt die Zuweisung der Aufgaben vor, und Sie werden gefragt, ob Sie die Zuweisungsinformationen versenden möchten.

7. Klicken Sie auf Ja, um die Zuweisungsinformationen an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden.

   Klicken Sie auf Nein, um die Zuweisungsinformationen zu speichern, ohne sie an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden. Sie können die Zuweisungsinformationen, wie in Versenden von Aufgabendaten beschrieben, auch zu einem späteren Zeitpunkt versenden.

Versenden von Aufgabendaten

Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabendaten zu versenden:

1. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe im Fenster Aufgaben, um ein Aufgaben-Fenster zu öffnen.

2. Wählen Sie Aktionen -> Als iCalendar weiterleiten, um ein Aufgabendatenfenster anzuzeigen. Das Aufgabendatenfenster gleicht dem E-Mail-Fenster, das Sie mit Eingang Eine Nachricht verfassen aufrufen. E-Mail und Kalender füllt automatisch Text in das Textfeld Betreff sowie in den Nachrichteninhaltsbereich ein. E-Mail und Kalender hängt die Aufgabeninformationen als Anlage an die E-Mail-Nachricht an.

3. Geben Sie E-Mail-Adressen der Personen, an die Sie die Aufgabendaten senden möchten, in das Textfeld An ein. Wenn Sie die Daten an mehrere Adressen senden möchten, trennen Sie die einzelnen Adressen durch Komma. Stattdessen können Sie auch auf die Schaltfläche An klicken. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen die gewünschten Adressen aus.

   Weitere Informationen über die Elemente im Aufgabendatenfenster entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So versenden Sie eine neue Nachricht.

4. Wählen Sie Datei -> Abschicken, um die Aufgabendaten an die angegebenen E-Mail-Adressen zu senden.

5. Wählen Sie Datei -> Schließen, um das Fenster Aufgabe zu schließen.

Markieren einer Aufgabe als erledigt

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen:

1. Wählen Sie die Aufgabe im Fenster Aufgaben aus.

2. Wählen Sie Bearbeiten -> Als abgeschlossen markieren.

Löschen von Aufgaben

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder alle als erledigt gekennzeichneten Aufgaben zu löschen.

So löschen Sie einzelne Aufgaben

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie die Aufgaben im Fenster Aufgaben aus.

2. Wählen Sie Bearbeiten -> Löschen. Dadurch wird eine Bestätigungsaufforderung aufgerufen.

3. Klicken Sie auf Ja, um die ausgewählten Aufgaben zu löschen.

So löschen Sie alle als erledigt markierten Aufgaben

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Aktionen -> Säubern. Dadurch wird eine Bestätigungsaufforderung aufgerufen.

2. Klicken Sie auf Ja, um alle als erledigt gekennzeichneten Aufgaben zu löschen.