Il est parfois nécessaire de rapprocher manuellement les transactions de l'entité avec celles du partenaire en raison de divergences dans l'ID de transaction ou d'écarts minimes entre les montants. Lors d'un rapprochement manuel, le système attribue le statut Rapproché à la transaction et il génère un code de rapprochement.
Pour rapprocher une transaction manuellement, vous devez disposer du rôle de sécurité Rapprochement manuel de transactions intragroupes avec seuil de tolérance.
Pour effectuer le rapprochement manuel, vous pouvez utiliser les options de filtre afin d'afficher uniquement les transactions non rapprochées entre une entité et un partenaire. Vous pouvez ensuite sélectionner le groupe de transactions, puis procéder au rapprochement manuel.
Avant d'effectuer un rapprochement manuel, le système doit vérifier si des transactions ont le statut Erreur de rapprochement. Pendant le rapprochement manuel, il doit également s'assurer que la paire de transactions Entité-Partenaire est valide. Par exemple, si vous sélectionnez des transactions entre A et B, puis entre B et A, il s'agit bien d'une paire de transactions valide. En revanche, si vous sélectionnez des transactions entre A et B, puis entre B et C, la paire de transactions n'est pas valide.
Dans le cadre d'un rapprochement manuel, vous ne pouvez pas sélectionner des transactions unilatérales. Par exemple, vous ne pouvez pas sélectionner deux transactions de A avec B si vous ne sélectionnez pas également les transactions correspondantes de B avec A.
Si vous disposez du rôle de sécurité Rapprochement manuel avec seuil de tolérance, le système vérifie également si les montants des transactions sont rapprochés. Il procède à la conversion de ces montants dans la devise de l'application. Pour chaque transaction à rapprocher, le système convertit d'abord le montant de la transaction dans la devise de l'application, conformément aux règles de conversion paramétrées par défaut pour l'application. Il applique ensuite ce montant à la différence de transaction. Si la différence totale dépasse le seuil de tolérance, le système convertit le montant exprimé en devise de l'entité dans la devise de l'application, puis il compare la différence de transaction au seuil de tolérance défini pour la période.
Si la différence totale ne dépasse pas le seuil de tolérance, les transactions sont considérées comme rapprochées et le système attribue un code de rapprochement au groupe de transactions. Reportez-vous aux sections Statut de rapprochement et Code de rapprochement.
Si vous disposez du rôle de sécurité Rapprochement manuel, le système ne vérifie pas le seuil de tolérance. Reportez-vous à la section Rapprochement manuel de transactions sans seuil de tolérance.
Lors du rapprochement manuel, les transactions ne sont pas regroupées par devise. Vous pouvez donc sélectionner des transactions exprimées dans différentes devises. Le système se chargera de convertir chaque transaction séparément.
Groupes de type de compte dans le processus de rapprochement manuel
Au cours du rapprochement manuel, le système répartit toutes les transactions intragroupes ayant le même ID de transaction ou de référence en différents groupes selon leur type de compte. Dans le cade du rapprochement manuel, la totalité du groupe de transactions doit être rapprochée pour que les transactions puissent être associées au statut Rapproché et à un code de rapprochement.
Si les deux sous-groupes sont rapprochés, le système attribue le statut Rapproché à toutes les transactions et leur affecte un code de rapprochement. Lorsqu'un seul des deux sous-groupes est rapproché, toutes les transactions sont considérées comme ayant le statut Erreur de rapprochement.
En fonction du type Comptes de bilan ou Comptes de profits et perte, les transactions sont regroupées comme suit :
Groupe Comptes de bilan
Actif
Liability
Solde
Solde récurrent
Groupe Comptes de profits et pertes
Revenue
Expense
Flux
Exemple
Dans l'exemple suivant, les transactions intragroupes ont toutes le même ID de transaction 123 :
| Entity | Partner | Account | Montant | Type de compte |
|---|---|---|---|---|
|
A |
B |
Recltic |
100 |
Actif |
|
A |
B |
Ventes |
110 |
Revenue |
|
B |
A |
Payltic |
100 |
Liability |
|
B |
A |
Cog |
100 |
Expense |
Le système répartit les transactions entre les deux groupes de comptes de la manière suivante :
Groupe BS
A, B, Recltic, 100, Actif
B, A, Payltic, 100, Passif
Statut du sous-groupe : Rapproché.
Groupe PL
A, B, Sales, 110, Produits
B, A, COG, 100, Charges
Statut du sous-groupe : Erreur de rapprochement.
Ce résultat s'explique par le fait qu'un seul sous-groupe a été rapproché. Le système considère alors les transactions comme ayant toutes le statut Erreur de rapprochement et leur attribue le statut Erreur de rapprochement et aucun code de rapprochement dans ce processus manuel.
Pour rapprocher manuellement des transactions intragroupes :