Les administrateurs utilisent Tax Operations pour gérer les tâches nécessaires aux clôtures. Les clôtures exigent l'exécution des étapes ci-dessous :
L'administrateur configure des utilisateurs. Reportez-vous à la section Configuration d'utilisateurs.
L'administrateur doit exécuter les procédures de configuration requises :
Configurer des devises. Reportez-vous à Devises.
Configurer des unités organisationnelles. Reportez-vous à la section Gestion des unités organisationnelles pour Tax Operations.
Configurer des jetons d'intégration globale. Reportez-vous à la section Gestion des jetons d'intégration globale.
Configurer des règles de jour férié. Reportez-vous à la section Gestion des règles de jour férié pour Tax Operations.
Configurer la taille des pièces jointes. Reportez-vous à Taille maximale des pièces jointes de tâche.
Activer les courriels de notification. Reportez-vous à la section Activation des courriels de notification.
L'administrateur passe en revue les tâches requises pour un processus de clôture, et définit les types de tâche pour assurer la cohérence entre les tâches et tirer parti des intégrations de produit prédéfinies.
Reportez-vous à la section Création de types de tâche.
Comme la plupart des tâches peuvent être répétées sur plusieurs périodes de clôture, l'administrateur enregistre un ensemble de tâches comme modèle à utiliser pour les périodes ultérieures. Reportez-vous à la section Création des modèles.
Par exemple, un administrateur peut configurer une clôture mensuelle ou quadrimestrielle une fois, puis l'utiliser pour chaque mois ou quadrimestre. Les tâches sont définies avec des prédécesseurs, des destinataires et des approbateurs.
Pour lancer le processus de clôture pour une période, les administrateurs génèrent un masque de saisie (un ensemble chronologique de tâches) en sélectionnant un modèle et en affectant des dates de calendrier. Les tâches génériques du modèle sont appliquées aux dates du calendrier. Reportez-vous à la section Création de masques de saisie à partir de modèles.
Pour démarrer le processus de clôture, l'administrateur fait passer le statut du masque de saisie de En attente à Ouvert. Reportez-vous à la section Définition du statut du masque de saisie.
L'administrateur peut également modifier le masque de saisie si nécessaire et le surveiller tout au long du cycle de clôture. Reportez-vous à la section Mise à jour des tâches dans les masques de saisie.
Lors du processus de clôture, les utilisateurs reçoivent des notifications par courriel les avertissant des tâches qui leur sont affectées et peuvent cliquer sur des liens, dans le courriel, afin d'accéder directement aux tâches affectées.
Ils peuvent également se connecter pour vérifier les tâches affectées et y accéder dans différents types de vue, comme le tableau de bord, une interface de type portail ou les vues Calendrier, Gantt ou Liste des tâches.
Lorsque les utilisateurs exécutent des tâches, celles-ci sont envoyées à des approbateurs et peuvent être visualisées par d'autres utilisateurs.
Les utilisateurs peuvent créer des alertes pour les problèmes rencontrés lors du processus de clôture, touchant par exemple le matériel ou le logiciel. Les alertes sont transmises aux destinataires et aux approbateurs pour résolution.
Les utilisateurs peuvent définir et générer un classeur de rapports pour un cycle de clôture. Ce classeur contient la description des détails de tâche exécutés dans le cadre du processus. Les administrateurs et d'autres types d'utilisateur peuvent ainsi vérifier et ajuster les activités pour les périodes ultérieures. Les audits sont également facilités. Reportez-vous à la section Utilisation des classeurs de rapports dans Tax Operations.