Os administradores usam o Close Manager para gerenciar tarefas necessárias para os fechamentos. Os fechamentos exigem estas etapas:
O administrador configura usuários. Consulte Configuração de Usuários.
O administrador completa os procedimentos de configuração necessários:
Configurar as moedas. Consulte Moedas.
Configurar unidades organizacionais. Consulte Gerenciamento de Unidades Organizacionais para o Close Manager.
Configurar tokens de integração global. Consulte Gerenciamento de Tokens de Integração Global.
Configurar as regras de feriado. Consulte Gerenciamento de Regras de Feriado para o Close Manager.
Configurar o tamanho do anexo. Consulte Tamanho Máximo do Anexo da Tarefa.
Ative as notificações de e-mail. Consulte Ativação de Notificações por E-mail.
O administrador examina as tarefas necessárias a um processo de fechamento e configura os Tipos de Tarefa para garantir a consistência entre as tarefas e aproveitar as integrações predefinidas do produto.
Consulte Criação de Tipos de Tarefa.
Como muitas tarefas se repetem nos períodos de fechamento, o administrador salva um conjunto de tarefas com um modelo a ser usado para períodos futuros. Consulte Criação de Modelos.
Por exemplo, o administrador pode configurar um fechamento mensal ou trimestral uma vez e, depois, usá-lo em todos os meses ou trimestres. Tarefas são definidas com predecessores, Destinatários e Aprovadores.
Para iniciar o processo de fechamento para um período, os administradores geram um agendamento (um conjunto cronológico de tarefas) selecionando um modelo e atribuindo datas do calendário. As tarefas genéricas do modelo são aplicadas a datas do calendário. Consulte Criação de Agendamentos a partir de Modelos.
Para iniciar o processo de fechamento, o administrador altera o status de agendamento de Pendente para Em Aberto. Consulte Definição do Status do Agendamento.
O administrador também pode modificar o agendamento, se necessário, e monitorá-lo por meio do ciclo de fechamento. Consulte Atualização de Tarefas em Agendamentos.
Durante o processo de fechamento, os usuários recebem por e-mail notificações das tarefas atribuídas e podem clicar em links nos e-mails para acessar diretamente as tarefas atribuídas.
Os usuários também podem conectar-se para analisar e acessar as tarefas atribuídas em diferentes tipos de exibição, por exemplo, o Dashboard, uma interface em estilo de portal; ou as exibições Calendário, Gantt ou Lista de Tarefas.
Quando os usuários concluem as tarefas, elas são enviadas aos analistas e aprovadores.
Os usuários podem criar alertas de problemas, como problemas de hardware e software, encontrados durante o processo de fechamento. Os alertas são encaminhados aos Destinatários e Aprovadores para resolução.
Os usuários podem definir e gerar um Binder de Relatório para um ciclo de fechamento, que contém uma descrição dos detalhes da tarefa que foi executada como parte do processo. Binders de Relatório permitem que administradores e outros usuários analisem e ajustem as atividades para períodos futuros, e são úteis para auditoria. Consulte Como Usar Binders de Relatório no Close Manager.