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Java Desktop System 電子郵件和行事曆使用者手冊

第 1 章 電子郵件和行事曆簡介

本章提供電子郵件和行事曆的簡介。

電子郵件和行事曆簡介

電子郵件和行事曆是整合了電子郵件與行事曆伺服器的先進個人資訊管理系統。電子郵件和行事曆包含下列元件應用程式：

行事曆

您可以使用行事曆，安排約會、會議和工作。

聯絡人

您可以使用聯絡人，建立聯絡人的通訊錄。

電子郵件

您可以使用電子郵件和行事曆來撰寫、傳送、接收和管理電子郵件訊息。

摘要

摘要提供了每日工作的簡介。摘要可以顯示電子郵件訊息、約會、會議和工作各項簡介。

工作

您可以使用工作來管理所執行的工作。

連接器

您可以使用連接器連線至其他電子郵件和行事曆伺服器。

電子郵件和行事曆是以 Novell, Inc. 所開發的 Evolution 1.4 應用程式為基礎。

如果要啟動電子郵件和行事曆，請按一下 [啟動]，然後選擇 [電子郵件和行事曆]。

圖 1–1 即為顯示 [摘要] 畫面的 [電子郵件和行事曆] 視窗。

圖 1–1 [電子郵件和行事曆] 視窗

[電子郵件和行事曆] 視窗。圖例：功能表列、工具列、捷徑列、資料夾窗格。

[電子郵件和行事曆] 視窗包含下列項目：

功能表列

包含可以在電子郵件和行事曆中執行工作所使用的功能表。依據您所使用的應用程式，提供不同的功能表項目。

工具列

包含可以在電子郵件和行事曆中執行工作所使用的按鈕。依據您所使用的應用程式，提供不同的工具列按鈕。

捷徑列

顯示您的捷徑。捷徑是一些可讓您快速存取資料夾的圖示。捷徑列位於 [電子郵件和行事曆] 視窗的最左邊。

如果要顯示捷徑列，請選擇 [檢視] -> [捷徑列]，以選取 [捷徑列] 功能表項目。

如果要隱藏捷徑列，請再次選擇 [檢視] -> [捷徑列]，如此便會取消選取 [捷徑列] 功能表項目。

資料夾窗格

顯示資料夾的清單。資料夾窗格位於 [電子郵件和行事曆] 視窗的左邊。

若要顯示資料夾窗格，請選擇 [檢視] -> [資料夾列]，這樣便可以選取 [資料夾列] 功能表項目。或者，請按一下位於郵件清單頂端的目前資料夾名稱。

如果要隱藏資料夾窗格，請再次選擇 [檢視] -> [資料夾列]， [資料夾列] 功能表項目便會取消選取。或者，請按一下資料夾窗格頂端的 [關閉] 按鈕。

大部份的電子郵件和行事曆元件都包含搜尋列：您可以使用搜尋列執行簡單的搜尋。例如：您可以搜尋諸如收件匣的電子郵件資料夾，以尋找包含特定文字字串的郵件。

存取電子郵件和行事曆應用程式

如果要在電子郵件和行事曆中顯示其中一個元件應用程式，請執行下列動作：

使用捷徑列

依據預設，電子郵件和行事曆包含下列元件應用程式的捷徑：行事曆、聯絡人、電子郵件、摘要、工作。

您可以使用下列任何一種方法，從捷徑列開啟捷徑：

您也可以自訂捷徑列。下列章節說明如何自訂捷徑列。

使用捷徑群組

您可以在捷徑列中建立捷徑的群組。依據預設，捷徑列中包含一個群組，該群組是以捷徑列上方的 [捷徑] 按鈕來表示。

如果要開啟群組，請按一下代表該群組的按鈕。

建立捷徑群組

在捷徑列的空白處按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [新增群組]。此時便會顯示新增捷徑群組對話方塊。接著在對話方塊中輸入新群組的名稱，然後按一下 [確定]。如此捷徑列中便會增加一個代表該群組的按鈕。

重新命名捷徑群組

在代表群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [重新命名這個群組]。此時便會顯示重新命名捷徑群組對話方塊。在對話方塊中輸入新群組的名稱，然後按一下 [確定]。捷徑列按鈕上表示該群組的文字便會更新。

移除捷徑群組

在代表該群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [移除這個群組]。移除捷徑群組對話方塊便會顯示。按一下 [刪除] 以移除捷徑群組。

注意 –

您無法移除捷徑群組。

變更捷徑群組中的圖示大小

在代表群組的按鈕上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [小圖示] 或 [大圖示]。

使用捷徑

您可以從捷徑群組中新增、重新命名及移除捷徑。下面章節將說明如何使用捷徑。

新增捷徑

如果要將捷徑新增至捷徑群組，請執行下列步驟：

  1. 開啟您要新增捷徑的捷徑群組。

  2. 在 [資料夾] 窗格中選擇您要新增捷徑的資料夾，然後選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [新增到捷徑列]。資料夾便會新增為捷徑群組中的捷徑。

新增預設捷徑

您可以將預設捷徑新增到捷徑群組。如果要將預設捷徑新增至捷徑群組，請執行下列步驟：

  1. 開啟您要新增預設捷徑的捷徑群組。

  2. 在捷徑列的空白處按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [建立預設捷徑]。預設的捷徑便會新增至捷徑群組中。

重新命名捷徑

在捷徑上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [重新命名]。重新命名捷徑對話方塊便會顯示。在對話方塊中輸入該捷徑的新名稱，然後按一下 [確定]。捷徑上的名稱便會更新。

移除捷徑

在捷徑上按一下右鍵，然後從快顯功能表選擇 [移除]。

使用資料夾

在電子郵件和行事曆中，是將資訊儲存在資料夾中的。例如：內送郵件的預設位置是收件匣。

您可以使用下列使用者介面元件來使用您的資料夾：

開啟資料夾

選擇 [檔案] -> [移至資料夾]。從移至資料夾對話方塊中選擇您要開啟的資料夾，然後按一下 [確定]。

或者，在資料夾窗格中按一下該資料夾。

如果要在新的視窗中開啟目前資料夾，請選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [在新視窗開啟]。

或者，在資料夾窗格中該資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [在新視窗開啟]。

建立新的資料夾

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [新增資料夾]。或者，在資料夾窗格中按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [新增資料夾]。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。

  2. 在建立新資料夾對話方塊中，輸入要新增的資料夾資訊。下表說明建立新資料夾對話方塊中的各項元素：

    元素 

    描述 

    資料夾名稱

    請在文字方塊中，輸入資料夾的名稱。 

    資料夾類型

    請從下拉式清單中選取資料夾類型。 

    指定建立資料夾的位置

    請使用這個樹狀目錄，選取要建立新資料夾的位置。 

  3. 按一下 [確定]。

移動資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要移動的資料夾，然後選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [移動]。或者，在資料夾窗格中您要移動的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [移動]。移動資料夾對話方塊便會顯示。

  2. 請使用移動資料夾對話方塊中的樹狀目錄，選取要移動資料夾的位置。

    如果要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊，請參閱建立新的資料夾。

  3. 按一下 [確定]。

複製資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要複製的資料夾，然後選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [複製]。或者，在資料夾窗格中您要複製的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [複製]。複製資料夾對話方塊便會顯示。

  2. 請使用複製資料夾對話方塊的樹狀目錄，選取要複製資料夾的位置。

    如果要建立新的資料夾，請按一下 [新增] 按鈕。此時便會顯示建立新資料夾對話方塊。如需詳細資訊，請參閱建立新的資料夾。

  3. 按一下 [確定]。

重新命名資料夾

執行下列步驟：

  1. 開啟要重新命名的資料夾，然後選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [重新命名]。或者，在資料夾窗格中您要重新命名的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [重新命名]。此時便會顯示重新命名資料夾對話方塊。

  2. 請在這個對話方塊中輸入新的資料夾名稱，然後按一下 [確定]。

刪除資料夾

開啟要刪除的資料夾，然後選擇 [檔案] -> [資料夾] -> [刪除]。或者，在資料夾窗格中您要刪除的資料夾上按一下右鍵，然後從快顯功能表中選擇 [刪除]。此時便會顯示一個確認對話方塊。按一下 [刪除]，刪除該資料夾。

在電子郵件和行事曆中執行動作

在電子郵件和行事曆中，相同的動作可以有好幾種執行方式。例如：您可以使用下列方式刪除收件匣中的郵件：

介面元件 

動作 

功能表列 

選擇 [編輯] -> [刪除]。

工具列 

按一下 [刪除] 工具列按鈕。

快顯功能表 

在訊息上按滑鼠右鍵，然後選擇快顯功能表上的 [刪除]。

捷徑鍵 

按一下 [Ctrl] + [D]。

本手冊說明了功能表列的功能。

排序項目

您可以在電子郵件和行事曆中排序項目，以您喜歡的順序來排列項目。您可以排序郵件、工作和聯絡人。

您可以使用與項目相關的欄位來排序項目。例如：您可以使用它們的摘要欄位來排序工作。

您可以以遞增或遞減的順序來排序項目。例如，您可以按日期遞減的方式排序郵件，將最新的郵件排列在郵件清單的頂端。

您可以使用下列任何方式，在電子郵件和行事曆中排序項目：

檢視的使用方法

檢視是項目在資料夾中的特定排列方式。檢視可以讓您以不同的方式來查看項目。

標準檢視可以從 [檢視] 功能表上存取。如果要使用標準檢視，請選擇 [檢視] -> [目前的檢視]，然後選取您需要的檢視。例如：您可以選擇使用下列其中一種檢視來檢視您的行事曆：

您可以修改目前的檢視，然後儲存目前的檢視。您也可以為郵件、工作和聯絡人建立自訂檢視。下表將說明您可以修改的郵件、工作和聯絡人檢視的特性：

特性 

描述 

欄位 

您可以指定想要在檢視中顯示的欄位。例如：收件匣檢視可能只顯示寄件者、主旨、日期 和 追蹤標幟等欄位。

群組 

您可以根據特定的欄位在檢視中將項目分組。例如，收件匣檢視可能會以追蹤標幟欄位將郵件分組。

排序順序 

您可以指定項目要在檢視中排序的順序。例如：收件匣檢視可依據日期欄位，排序群組中的郵件。

在檢視中格式化欄位

您可以使用下列方式，格式化目前檢視中的欄位顯示：

有關如何儲存目前檢視的詳細資訊，請參閱儲存檢視。

自訂檢視

如果要自訂除了行事曆檢視之外的目前檢視，請執行下列步驟：

  1. 在任一欄標題上按滑鼠右鍵，然後選擇快顯功能表上的 [自訂目前檢視]。此時便會顯示自訂目前檢視對話方塊。

  2. 如果要指定檢視中顯示的欄位，請按一下 [顯示的欄位] 按鈕。此時便會顯示顯示欄位對話方塊。

    如果要將欄位新增到檢視，請選取可用欄位清單方塊中的欄位，然後按一下 [新增]。欄位便會移動至依順序顯示這些欄位清單方塊。

    如果要移除檢視中的欄位，請選取依順序顯示這些欄位清單方塊中的欄位，然後按一下 [移除]。欄位便會移動至可用欄位清單方塊。

    如果要變更檢視中的欄位位置，請選取依順序顯示這些欄位清單方塊中的欄位。按一下 [向上移動] 或 [向下移動] 按鈕，變更欄位的位置。重複這些步驟，直到欄位位於正確的位置為止。

    請按一下 [確定]，關閉顯示欄位對話方塊。

  3. 如果要指定項目在檢視中的分組方式，請按一下 [分組] 按鈕。組別對話方塊便會顯示。

    從項目分組方式下拉式清單中，選取您要用來分組項目的第一個欄位。使用遞增或遞減選項，選取您要在組別中顯示項目的順序。如果要顯示分組項目所用的欄位名稱，請選擇在檢視中顯示欄位選項。

    如果要依其他欄位來分組項目，請使用其次下拉式清單和相關選項。

    如果要清除分組對話方塊中所有元素的設定，請按一下 [全部清除] 按鈕。

    請按一下 [確定]，儲存設定並關閉分組對話方塊。

    注意 –

    您無法指定在收件匣檢視中分組項目的方式。

  4. 如果要指定欄位在檢視中的排序方式，請按一下 [排序] 按鈕。此時便會顯示排序對話方塊。

    從項目排序方式下拉式清單中，選取您要用來排序項目的第一個欄位。使用遞增或遞減選項，選取您要在檢視中顯示項目的順序。

    如果要依其他欄位來排序項目，請使用其次下拉式清單和相關選項。

    請按一下 [確定]，關閉排序對話方塊。

  5. 請按一下 [確定]，關閉自訂目前檢視對話方塊。

有關如何儲存目前檢視的詳細資訊，請參閱儲存檢視。

儲存檢視

若要儲存目前檢視，請執行下列步驟：

  1. 選擇 [檢視] -> [目前檢視] -> [儲存自訂檢視]。

  2. 如果要建立新的檢視，請選取建立新檢視名稱選項。在建立新檢視名稱選項底下的文字方塊中，輸入新檢視的名稱。

    或者，如果要覆寫目前檢視，請選取取代現有的檢視選項。

  3. 按一下 [確定]。

建立自訂檢視

執行下列步驟：

  1. 選擇 [檢視] -> [目前的檢視] -> [定義檢視]。定義＜元件＞的檢視對話方塊便會顯示。

  2. 如果要建立新的檢視，請按一下 [新增]。

  3. 在新檢視的名稱文字方塊中，輸入檢視的名稱。請從檢視類型清單方塊中，選取檢視的類型。按一下 [確定]。此時便會顯示一個對話方塊，讓您定義檢視的特性。

  4. 如果要指定檢視中顯示的欄位，請按一下 [顯示的欄位] 按鈕。此時便會顯示顯示欄位對話方塊。有關如何指定欄位在檢視中顯示方式的詳細資訊，請參閱自訂檢視。

  5. 如果要指定項目在檢視中的分組方式，請按一下 [分組] 按鈕。組別對話方塊便會顯示。有關如何指定項目在檢視中分組方式的詳細資訊，請參閱自訂檢視。

  6. 如果要指定欄位在檢視中的排序方式，請按一下 [排序] 按鈕。此時便會顯示排序對話方塊。有關如何指定欄位在檢視中排序方式的詳細資訊，請參閱自訂檢視。

  7. 請按一下定義檢視對話方塊中的 [確定]，建立檢視。

    如果要還原成預設的檢視設定，請按一下 [復原] 按鈕。

  8. 請按一下定義郵件的檢視對話方塊中的 [確定]，關閉對話方塊。