Inserimento di appuntamenti in altre agende

La possibilità di consultare altre agende e di determinare le ore disponibili permette di fissare appuntamenti tra più utenti, a condizione di possedere l'autorizzazione di inserimento per quelle agende.

L'Editor degli appuntamenti di gruppo permette di inserire, modificare o eliminare appuntamenti per più persone nella propria agenda e in quelle di altri utenti. Se non si possiedono le autorizzazioni di inserimento necessarie, l'Editor permette di inviare i dati sugli appuntamenti via posta elettronica agli utenti interessati.

Programmare un appuntamento di gruppo

1. Scegliere “Confronta agende” dal menu Consulta.

2. Fare clic su una o più agende nell'elenco.

   Le agende verranno sovrapposte nello schema a griglia: le caselle bianche indicheranno le ore libere, mentre quelle ombreggiate indicheranno le ore impegnate.

3. Fare clic in una casella bianca della griglia.

4. Fare clic su Appuntamento.

   Verrà aperto l'Editor degli appuntamenti di gruppo, che presenterà i campi per la data, l'ora e l'invio via posta elettronica già compilati.

5. Digitare (o modificare) l'ora di inizio per l'appuntamento di gruppo nel campo Inizio.

6. Digitare (o modificare) l'ora finale dell'appuntamento di gruppo nel campo Fine.

7. Nel campo Descrizione, inserire una descrizione dell'appuntamento, ad esempio il luogo o il motivo.

8. Fare clic su “Espandi finestra”.

9. Scegliere l'intervallo di ripetizione e la durata dell'appuntamento di gruppo.

10. Fare clic su Inserisci per inserire l'appuntamento nelle agende selezionate.

    Se non si possiede l'autorizzazione di inserimento per tutte le agende, sarà possibile inviare le informazioni sull'appuntamento con un messaggio di posta elettronica. Vedere Inviare un promemoria ad un gruppo.

11. Fare clic su Annulla per chiudere l'Editor degli appuntamenti di gruppo.

Inviare un promemoria ad un gruppo

Una volta impostato un appuntamento di gruppo (data, ora di inizio e di fine, descrizione, intervallo di ripetizione), si potrà inviare agli utenti interessati un promemoria relativo all'appuntamento. Per inviare i dati sull'appuntamento via posta elettronica:

1. Fare clic su “Espandi finestra” nell'Editor degli appuntamenti di gruppo, in modo da visualizzare le altre opzioni.

2. Fare clic su Posta.

   Verrà aperta una finestra di composizione contenente un allegato con i dati dell'appuntamento. L'allegato conterrà già gli indirizzi degli utenti selezionati, la data e gli orari di inizio e di fine dell'appuntamento.

3. Fare clic su Invia nella finestra di composizione.

   Il promemoria verrà inviato agli utenti selezionati.

   I destinatari del promemoria formattato per l'Agenda potranno trascinare il messaggio dalla finestra della Gestione posta e rilasciarlo sulla propria agenda; in questo modo l'appuntamento verrà fissato automaticamente.

Creare un appuntamento con un programma di posta elettronica

1. Avviare il programma di posta elettronica.

2. Aprire una finestra di composizione o creare un messaggio vuoto.

3. Aggiungere al messaggio una sezione che presenti esattamente il formato riportato qui sotto. Sostituire <tab> con un carattere di tabulazione, <riga vuota> con una riga vuota e le informazioni in corsivo con i dati dell'appuntamento.

   <tab>** Calendar Appointment **

   <riga vuota>

   <tab>Date:<tab>gg/mm/aaaa
   

   <tab>Start:<tab>hh:mm am

   <tab>End:<tab>hh:mm pm

   <tab>What:<tab>descrizione, riga 1
   

   <tab><tab>descrizione, riga 2
   

   Ad esempio, si potrà inserire:

   	** Calendar Appointment **

   	Date:	11/22/1994

   	Start:	10:00 am

   	End:	11:00 am

   	What:	Riunione con lo staff

   		Sala conferenze Monet

4. Eventualmente, aggiungere al messaggio il testo desiderato.

5. Specificare l'indirizzo del destinatario e l'oggetto del messaggio.

6. Inviare il messaggio.

   Per informazioni sull'uso della Gestione posta, vedere il Capitolo 10.

Trascinare un appuntamento dalla Gestione posta all'Agenda

Per fissare un appuntamento è anche possibile trascinare l'icona dell'appuntamento dalla Gestione posta o da altre applicazioni e rilasciarla sull'Agenda.

1. Nella finestra della casella postale, fare clic sull'intestazione del messaggio contenente l'appuntamento formattato.

2. Trascinare l'intestazione sull'Agenda e rilasciarla.

   Il puntatore assumerà la forma di un'icona di un file.

   L'appuntamento verrà inserito nell'Agenda, e nell'area dei messaggi comparirà una conferma dell'operazione.

3. Aprire l'Agenda sulla data in cui è stato fissato l'appuntamento.

4. Fare doppio clic sulla data dell'appuntamento per aprire l'Editor degli appuntamenti.

   Verificare che la data e l'ora dell'appuntamento siano fissati correttamente.

   Per informazioni sull'uso della Gestione posta, vedere il Capitolo 10.

Trascinare un appuntamento dalla Gestione di file all'Agenda

Per fissare un appuntamento è anche possibile trascinare l'icona dell'appuntamento dalla Gestione di file o da altre applicazioni e rilasciarla sull'Agenda.

Se si dispone di un file contenente un appuntamento formattato:

1. In una finestra della Gestione di file, visualizzare la cartella che contiene il file con l'appuntamento formattato.

2. Trascinare il file dell'appuntamento formattato sulla finestra dell'Agenda e rilasciarlo.

   L'appuntamento verrà inserito nell'Agenda.

3. Fare doppio clic sulla data dell'appuntamento per aprire l'Editor degli appuntamenti.

   Verificare che la data e l'ora dell'appuntamento siano fissati correttamente.

   Per maggiori informazioni sulla Gestione di file, vedere il Capitolo 5.

Trascinare un appuntamento dall'Agenda alla Gestione posta

È possibile trascinare un appuntamento dall'Agenda alla Gestione posta per inviarlo a qualcuno.

1. Creare un appuntamento usando l'Editor degli appuntamenti ma senza fare clic su Inserisci.

2. Avviare la Gestione posta e scegliere “Nuovo messaggio” dal menu Componi.

   Verificare che l'Editor degli appuntamenti e la finestra di composizione della Gestione posta siano visibili sullo schermo.

3. Trascinare l'icona “Trascina app.” dall'Editor degli appuntamenti e rilasciarla sull'area allegati della Gestione posta.

   Il puntatore assumerà la forma di un'icona per rappresentare il file dell'appuntamento.

   L'appuntamento verrà visualizzato come file di testo nell'area degli allegati.

4. Comporre il messaggio, specificare l'indirizzo del destinatario ed inviarlo.

   Per informazioni sull'uso della Gestione posta, vedere il Capitolo 10.

Trascinare un appuntamento dall'Agenda alla Gestione di file

È possibile trascinare l'icona di un appuntamento dalla Gestione posta alla Gestione di file per salvarlo nel file system.

1. Creare un appuntamento usando l'Editor degli appuntamenti ma senza fare clic su Inserisci.

2. Nella Gestione di file, visualizzare la cartella in cui si desidera salvare l'appuntamento.

3. Con la Gestione di file e l'Editor degli appuntamenti visibili sullo schermo, trascinare l'icona “Trascina app.” dall'Editor degli appuntamenti e rilasciarla sulla finestra della Gestione di file.

   L'appuntamento verrà salvato in un file di testo nella cartella in cui è stato rilasciato.

   Per maggiori informazioni sulla Gestione di file, vedere il Capitolo 5.