Capítulo 10 Uso de cuentas de Microsoft Exchange

La información de este capítulo se describe el uso de Correo electrónico y calendario con cuentas de Microsoft Exchange.

Introducción al uso de Exchange con Correo electrónico y calendario

Correo electrónico y calendario se puede usar en combinación con la información guardada en Exchange. Si trabaja con Exchange desde Correo electrónico y calendario, los datos se guardan en el servidor de Exchange, no en el sistema local.

Los tipos siguientes de carpetas de Exchange se pueden utilizar desde Correo electrónico y calendario:

• Calendario

• Contactos

• Correo electrónico

• Tareas

Sólo se puede activar una cuenta de Exchange a la vez en Correo electrónico y calendario. Para obtener más información sobre cómo configurar una cuenta de Exchange en Correo electrónico y calendario, consulte Capítulo 2, Procedimientos iniciales.

Cuando se trabaja con Exchange desde Correo electrónico y calendario, algunas funciones cambian, sobre todo las que afectan a carpetas de Exchange y a carpetas locales. A continuación se resumen las diferencias:

Cuando se inicia una sesión en la cuenta de Exchange y a continuación se hace clic en GAL, no se muestran contactos en GAL. De este modo, se reduce la carga de trabajo del servidor global de catálogos. Para ver los contactos en GAL, ejecute una búsqueda. Para obtener más información sobre cómo buscar contactos, consulte Búsqueda de contactos.

Para iniciar una sesión en una cuenta de Exchange

Cuando se configura una cuenta de Exchange en Correo electrónico y calendario, la cuenta se agrega al panel de carpetas.

Cuando se inicia Correo electrónico y calendario, el programa solicta la contraseña de la cuenta. Si especifica la contraseña correcta, la cuenta aparece en el panel de carpetas y se puede ver el contenido de las carpetas.

Asignación de permisos a delegados

Microsoft Exchange incluye una función que permite conceder permiso a otros usuarios a una cuenta propia de Exchange. Cuando se asigna este permiso a otro usuario, éste pasa a ser un delegado. Puede autorizar a un delegado para que, en su nombre, efectúe las tareas siguientes:

• Leer los mensajes de correo electrónico y enviar mensajes en su nombre.

• Ver las citas, agregar citas y actualizar las existentes.

• Ver las tareas, agregar tareas y actualizar las existentes.

• Ver los contactos, agrear contactos y actualizar los existentes.

Si es la primera vez que utiliza Microsoft Outlook con su cuenta de Exchange, las funciones del delegado no funcionan correctamente en Correo electrónico y calendario. Si selecciona Herramientas -> Configuración y después hace clic en Delegación para Exchange, se muestra el mensaje Error leyendo la lista de delegados.

Si tiene previsto migrar de Outlook a Correo electrónico y calendario y desea utilizar las funciones del delegado, antes de la migración debe especificar todas las opciones del delegado en Outlook.

Si no cuenta con las funciones del delegado, puede establecer permisos para otro usuario en las carpetas. Así, el usuario en cuestión puede abrir las carpetas en su propio panel de carpetas. Para obtener información sobre cómo definir permisos de acceso para una carpeta, consulte Para configurar permisos de acceso para una carpeta. Para obtener más información sobre cómo abrir la carpeta de otro usuario, consulte Para abrir la carpeta de otro usuario.

Para configurar un usuario como delegado

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración.

2. Haga clic en Delegación para Exchange en el panel izquierdo.

3. En las fichas de Delegando a otros, haga clic en Añadir.

4. Indique el nombre del usuario en el campo Delegar en del cuadro de diálogo Seleccione usuario. También puede seleccionar un usuario de una GAL o de una lista de contactos si hace clic en el botón Libreta de direcciones. Utilice el cuadro de diálogo Seleccionar contactos de la Libreta de direcciones para seleccionar un usuario.

5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccione usuario para asignar el usuario como delegado.

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Preferencias de Evolution.

Para especificar permisos de acceso para un delegado

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración.

2. Haga clic en Delegación para Exchange en el panel izquierdo.

3. En las fichas de Delegando a otros, seleccione el delegado cuyos permisos desee modificar. A continuación, haga clic en Editar.

4. En el cuadro de diálogo Permisos de nombre-usuario, seleccione los permisos para el delegado de sus carpetas Agenda, Contactos, Buzón de entrada y Tareas. Seleccione la función del delegado en la lista desplegable junto a cada carpeta. Cada función tiene asociado un conjunto de permisos. Por ejemplo, si selecciona la función Autor, el delegado puede leer el contenido de la carpeta y agregar elementos.

5. Seleccione la opción El delegado puede ver elementos privados para permitir que el delegado vea las citas, reuniones y tareas con Clasificación Privado.

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Permisos de nombre-usuario.

7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Preferencias de Evolution.

Para suprimir un delegado

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración.

2. Haga clic en Delegación para Exchange en el panel izquierdo.

3. En las fichas de Delegando a otros, seleccione el delegado que desee suprimir. A continuación, haga clic en Quitar.

4. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación.

5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Preferencias de Evolution.

Para ver los usuarios de los que se es delegado

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración.

2. Haga clic en Delegación para Exchange en el panel izquierdo.

3. Haga clic en la ficha Actuando como delegado. En la tabla que aparece en las fichas se muestra un listado de los usuarios de los que es delegado.

   Si desea enviar mensajes de correo electrónico en nombre de un usuario, seleccione la casilla de verificación junto al nombre de dicho usuario. Cuando redacte un mensaje, puede seleccionar la dirección de correo electrónico del usuario en la lista desplegable De.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Preferencias de Evolution.

Para configurar permisos de acceso para una carpeta

Siga estos pasos:

1. Haga clic en la carpeta con el botón derecho. A continuación, seleccione Permisos en el menú emergente.

2. Utilice el cuadro de diálogo Permisos de nombre-carpeta para establecer los permisos de acceso. A continuación se describen los elementos del cuadro de diálogo Permisos de la carpeta:

   Elemento	Descripción
   Tabla Usuario	Para definir permisos de acceso para un usuario, seleccione el usuario en la tabla. A continuación, elija las opciones pertinentes en el grupo Permisos. Para agregar un usuario a la tabla, haga clic en Añadir. Introduzca el nombre del usuario en el cuadro de diálogo Añadir usuario; a continuación, haga clic en Aceptar. También puede seleccionar un usuario de una GAL o de una lista de contactos si hace clic en el botón Libreta de direcciones. Utilice el cuadro de diálogo Seleccionar contactos de la Libreta de direcciones para seleccionar un usuario. Para suprimir un usuario de la tabla, selecciónelo y haga clic en Borrar.
   Papel	Seleccione la función del usuario en la lista desplegable. Cada función tiene asociado un conjunto de permisos. Por ejemplo, si selecciona la función Revisor, se seleccionarán automáticamente las opciones siguientes: Elementos leídos Carpeta visible La opción Ninguno del grupo Editar elementos La opción Ninguno del grupo Borrar elementos Tras haber seleccionado una función para el usuario, puede modificar los permisos. Cuando se modifican los permisos, el valor en la lista desplegable se cambia en consonancia con la función. Si los permisos seleccionados no corresponden a ninguna función, en la lista desplegable aparece el valor Personalizado.
   Crear elementos	Seleccione esta opción para que el usuario pueda agregar elementos a la carpeta.
   Propietario de la carpeta	Seleccione esta opción para que el usuario pueda desempeñar las mismas tareas que el propietario de la carpeta.
   Elementos leídos	Seleccione esta opción para que el usuario pueda leer los elementos de la carpeta.
   Carpeta de contacto	Seleccione esta opción si desea que el usuario reciba una copia de los mensajes relacionados con la carpeta. Por ejemplo, la carpeta podría enviar un mensaje a todos los contactos de la carpeta cada vez que un usuario la modifique.
   Crear subcarpetas	Seleccione esta opción para que el usuario pueda crear carpetas dentro de la carpeta actual.
   Carpeta visible	Seleccione esta opción para que el usuario pueda visualizar la carpeta en su panel de carpetas cuando se suscriba a su cuenta.
   Editar elementos	Utilice este grupo para especificar los permisos del usuario mientras edita elementos en la carpeta.   Ninguno: Seleccione esta opción si no desea que el usuario pueda modificar elementos de la carpeta. Propios: Seleccione esta opción para que el usuario pueda modificar en la carpeta los elementos creados por él mismo. Todo: Seleccione esta opción para que el usuario pueda modificar cualquier elemento de la carpeta.
   Borrar elementos	Utilice este grupo para especificar los permisos del usuario mientras borra elementos de la carpeta.  Ninguno: Seleccione esta opción si no desea que el usuario pueda borrar elementos de la carpeta. Propios: Seleccione esta opción para que el usuario pueda borrar de la carpeta los elementos creados por él mismo. Todo: Seleccione esta opción para que el usuario pueda borrar cualquier elemento de la carpeta.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Mensajes de fuera de la oficina

Un mensaje de fuera de la oficina es un mensaje de correo electrónico que el servidor de Exchange envía automáticamente a las personas que le envían un mensaje al que no puede contestar en esos momentos. El mensaje de fuera de la oficina sólo se envía una vez por persona.

Para especificar las opciones de fuera de la oficina

Siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Configuración.

2. Haga clic en Fuera de oficina en el panel izquierdo.

3. Para especificar que no está disponible, seleccione la opción Estoy fuera de la oficina.

   Para especificar que está disponible, seleccione la opción Estoy en la oficina.

4. Escriba el mensaje de fuera de la oficina en el área de texto Mensaje de fuera de la oficina.

5. Haga clic en Aceptar.

Si selecciona la opción Estoy fuera de la oficina, la próxima vez que inicie una sesión en la cuenta de Exchange, aparece el cuadro de diálogo Asistente para fuera de oficina. El cuadro de diálogo pregunta si desea cambiar su estado de no disponible a disponible. Para cambiar su estado a disponible, haga clic en el botón Sí, cambiar el estado. Para mantener su estado actual, haga clic en el botón No, cambiar el estado.