第 7 章 タスクの使用

この章では、電子メールとカレンダでタスクを操作する方法について説明します。

タスクとは

「タスク」機能を使用すると、タスクの作成、既存タスクの表示、タスクリストのソート、タスクステータスの変更を行えます。

図 7–1に、典型的なタスクウィンドウを示します。

図 7–1 典型的なタスクウィンドウ

タスクウィンドウでは、タスクは表で編成されます。表の行は、タスクについての情報を表示します。カラムは、タスクの完了ステータス、タスクのサマリなど、タスクの情報フィールドを表します。タスクウィンドウは、デフォルトで左から順に次のカラムを表示します。

• 形式

  タスクタイプは、アイコンで示されます。次の表は、タスクタイプを示すアイコンを説明しています。

  アイコン	説明
  	タスクが割り当てられていません。
  	タスクが割り当てられています。

• 完了

  完了ステータスは、アイコンで示されます。次の表は、完了ステータスを示すアイコンを説明しています。

  アイコン	説明
  	タスクは完了していません。
  	タスクは完了しています。

• 「サマリ」

  「サマリ」は、タスクについての短い説明です。

現在の表示の変更方法、現在の表示の保存方法、カスタム表示の作成方法については、「表示の使用」を参照してください。

タスクは、タスクのステータスに応じて異なる形式でタスクウィンドウに表示されます。次の表は、タスク形式を説明しています。

タスクの作成

タスクを作成するには、次の手順を実行します。

1. 「ファイル」->「新規」->「タスク」選択します。

2. タスクウィンドウの「基本」タブにタスク情報を入力します。次の表は、「基本」タブの領域の要素を説明しています。

   要素	説明
   「サマリ」	タスクについての短い説明を入力します。
   「期日」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、タスク完了の期日と時間を指定します。
   「開始日」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、タスクを開始する日時を指定します。
   グローブボタン	別のタイムゾーンで時間を指定するには、ドロップダウンコンビネーションボックスの右にあるグローブボタンをクリックします。「タイムゾーンの選択」ダイアログが表示されます。地図をクリックしてタイムゾーンを選択するか、ドロップダウンリストからタイムゾーンを選択して、「了解」をクリックします。
   説明	タスクについての詳しい説明を入力します。
   「区分」	次のオプションの中からどれか 1 つを選択します。 「公開」: ネットワーク上のほかのユーザーに、スケジュール上でこのタスクの詳細を公開します。 「非公開」: ネットワーク上のほかのユーザーが、スケジュール上でこのタスクの詳細を見ることができないようにします。 「機密事項」: ネットワーク上のほかのユーザーが、このタスクがスケジュール上にあることのみわかるようにします。ほかのユーザーは、タスクの詳細を見ることができません。
   「カテゴリ」とテキストボックス	このタスクに割り当てるカテゴリのカテゴリ名を入力します。複数のカテゴリを割り当てたい場合は、コンマで区切ってカテゴリ名を入力します。  または、「カテゴリ」をクリックします。「カテゴリの編集」ダイアログを使用して、カテゴリを選択します。

3. タスクについてさらに詳細を入力するには、「詳細」タブをクリックします。次の表に、「詳細」タブの領域の要素を示します。

   要素	説明
   「ステータス」	ドロップダウンリストから次のステータスオプションのどれか 1 つを選択します。 「開始していない」 「進行中」 「完了」 「キャンセル済み」
   「優先度」	ドロップダウンリストから次の優先順位オプションのどれか 1 つを選択します。 「未定義」 「低い」 「普通」 「高い」
   「% 完了」	スピンボックスを使用して、タスクの完了ステータスを指定するか、テキストボックスにパーセンテージを入力します。  入力した値によっては、電子メールとカレンダで次のような要素も更新されます。 100: 「ステータス」ドロップダウンリストから「完了」を選択する。 現在の日付と時間を「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに挿入します。 1–99 まで: 「ステータス」ドロップダウンリストから「進行中」を選択します。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに「なし」を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスの内容を消去する。 0: 「ステータス」ドロップダウンリストから「開始していない」を選択する。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに「なし」を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスの内容を消去する。
   「完了日」	最初のドロップダウンコンビネーションボックスから日付を選択し、次のドロップダウンコンビネーションボックスから時間を選択して、タスクが完了した日時を指定します。  入力した値によっては、電子メールとカレンダで次のような要素も更新されます。 日付: 「ステータス」ドロップダウンリストから「完了」を選択する。 「% 完了」テキストボックスに 100 を挿入する。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに選択した日付を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに現在の時間を挿入する。 「今」: 「ステータス」ドロップダウンリストから「完了」を選択する。 「% 完了」テキストボックスに 100 を挿入する。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに現在の日付を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに現在の時間を挿入する。 「今日」: 「ステータス」ドロップダウンリストから「完了」を選択する。 「% 完了」テキストボックスに 100 を挿入する。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに現在の日付を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスの内容は変更されずに残る。 「なし」: タスクのステータスが「開始していない」の場合、要素に影響しません。 タスクのステータスが「進行中」の場合、電子メールとカレンダは、「% 完了」テキストボックスに 50 を挿入します。 タスクのステータスが「完了」の場合、電子メールとカレンダは次のようにいくつかの要素を更新します。 「ステータス」ドロップダウンリストから「開始していない」を選択する。 「% 完了」テキストボックスに0 を挿入する。 最初の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスに「なし」を挿入する。 2 番目の「完了日」ドロップダウンコンビネーションボックスの内容を消去する。
   「URL」	タスクに関連付けられる URL を入力します (URL がある場合)。接続ボタンをクリックすると、デフォルトの Web ブラウザで指定の URL が開きます。

4. タスクを保存するには、「ファイル」->「保存」を選択します。

   タスクを保存してタスクウィンドウを閉じるには、「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。

   タスクの詳細をファイルに保存するには、「ファイル」->「別名保存」を選択して名前を付けて保存ウィンドウを表示します。ファイル名を入力して、「了解」をクリックします。

   タスクを保存せずにタスクウィンドウを閉じるには 、「ファイル」->「閉じる」を選択します。

5. タスクの詳細をプレビューするには、「ファイル」-> 「印刷プレビュー」を選択します。

   タスクの詳細を印刷するには、「ファイル」->「印刷」を選択します。

タスクの割り当て

ローカルフォルダ内にあるタスクのみ割り当てることができます。Sun Java System Calendar Server フォルダのタスクを割り当てることはできません。

タスクを割り当てるには、次の手順を実行します。

1. タスクウィンドウでタスクをダブルクリックして、「タスクの作成」で説明されているタブの領域を含むタスクウィンドウを表示します。

2. 「アクション」->「タスクの割り当て」を選択して「割り当て」 タブの領域を表示します。

3. 「主催者」ドロップダウンリストからタスクの主催者を選択します。

4. タスクの割り当てが表形式でリストされます。「表示の使用」の説明に従って、カラムの追加または削除を行うことで表をカスタマイズできます。デフォルトでは、タスク割り当て表に次のカラムがあります。

   列	説明
   「出席者」	電子メールとカレンダは、自動的に現在のユーザーを出席者リストの最初のエントリに入力します。 ほかの出席者をリストに追加するには、出席者リストの下にある「出席者を追加する場合は、ここをクリックしてください。」テキストをクリックします。タスクの割り当てを行う人、グループ、リソース、部屋の名前を入力します。出席者にタスクの情報を送信する場合は、このフィールドに出席者の電子メールアドレスを入力する必要があります。
   「種類」	「種類」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次の種類のどれか 1 つを選択します。 「個人」 「グループ」 「リソース」 「ルーム」 「未知」
   「役割」	「役割」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次の役割のどれか 1 つを選択します。 「議長」 「必須の参加者」 「任意の参加者」 「不参加者」 「未知」
   「返信の有無」	「返信の有無」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから「はい」または「いいえ」を選択して、会議の主催者に返信を送るかどうかを指定します。
   「ステータス」	「ステータス」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のステータスオプションのどれか 1 つを選択します。 「要アクション」 「受諾済み」 「辞退済み」 「暫定」 「委任済み」

5. 「他を招待する」ボタンをクリックして、割り当て表に新しいエントリを作成します。電子メールとカレンダは、「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。

6. 「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダはタスク割り当てを作成して、タスク割り当て情報を送信するどうかを問い合わせます。

7. 指定したメールアドレスにタスク割り当て情報を送信する場合は、「はい」をクリックします。

   指定したメールアドレスにタスク割り当て情報を送信せずに、この情報を保存する場合は、「いいえ」をクリックします。「タスク情報の送信」の説明に従って、タスク割り当て情報をあとで送信することもできます。

タスク情報の送信

タスク情報を送信するには、次の手順を実行します。

1. タスクウィンドウでタスクをダブルクリックし、タスクウィンドウを開きます。

2. 「動作」->「iCalendar 形式で転送」を選択して、タスク情報ウィンドウを表示します。タスク情報ウィンドウは、電子メールウィンドウであり、メッセージの作成ウィンドウに似ています。電子メールとカレンダは、自動的に「件名」テキストボックスとメッセージ内容領域にテキストを挿入します。電子メールとカレンダは、タスク情報をメッセージの添付ファイルで送ります。

3. タスク情報を送信する宛先電子メールアドレスを「宛先」テキストボックスに挿入します。複数のアドレスに情報を送信する場合は、アドレスをコンマで区切ります。または、「宛先」ボタンをクリックします。「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを使用して、アドレスを選択します。

   タスク情報ウィンドウの要素については、「新しいメッセージを送信する」を参照してください。

4. 「ファイル」->「送信」を選択すると、指定した電子メールアドレスにタスク情報が送信されます。

5. 「ファイル」->「閉じる」を選択して、タスクウィンドウを閉じます。

タスクを完了としてマーク

タスクを完了状態にするには、次の手順を実行します。

1. タスクウィンドウでタスクを選択します。

2. 「編集」->「完了マークの付与」を選択します。

タスクの削除

完了としてマークされているタスクは、個別に削除するか、まとめて削除できます。

タスクを個別に削除する

次の手順を実行します。

1. タスクウィンドウでタスクを選択します。

2. 「編集」->「削除」を選択すると確認アラートが表示されます。

3. 「はい」をクリックして選択したタスクを削除します。

完了としてマークされているタスクをすべて削除する

次の手順を実行します。

1. 「動作」->「抹消」を選択すると、確認アラートが表示されます。

2. 「はい」をクリックして、完了としてマークされているタスクをすべて削除します。