会議を作成する

次の手順を実行します。

1. 「ファイル」->「新規」->「会議」を選択します。予定ウィンドウは、「ファイル」->「新規」->「予定」 を選択したときに表示されるウィンドウと似ています。ただし、ここで表示されるウィンドウには 2 つの追加タブ「スケジュール」と「会議」があります。

2. 「単独の予定を作成する」および「繰り返しの予定を作成する」の説明に従って、予定ウィンドウの「予定」、「リマインダ」、「繰り返し」タブに詳細を入力します。

3. 会議についてより詳しく入力する場合は、「会議」タブをクリックして、「会議」タブの領域を表示します。

4. 「主催者」ドロップダウンリストから会議の主催者を選択します。

   電子メールとカレンダは、自動的に現在のユーザー名を「主催者」テキストボックスに入力します。複数の電子メールとカレンダアカウントを持っている場合は、ドロップダウンリストから適切なアカウントを選択します。

5. 会議の出席者が表形式でリストされます。会議出席者の表には、デフォルトで左から順に次のカラムがあります。

   列	説明
   「出席者」	電子メールとカレンダは、自動的に現在のユーザーを出席者リストの最初のエントリに入力します。 ほかの出席者をリストに追加するには、出席者リストの下にある「出席者を追加する場合は、ここをクリックしてください。」テキストをクリックします。会議の出席を依頼する人やグループの名前または電子メールアドレス、会議用に予約が必要なリソース名および部屋の名前を入力します。出席者に会議に関する情報を送信する場合は、このフィールドに出席者の電子メールアドレスを入力する必要があります。
   「形式」	「形式」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次の種類のどれか 1 つを選択します。 「個人」 「グループ」 「リソース」 「ルーム」 「未知」
   「役割」	「役割」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次の役割のどれか 1 つを選択します。 「議長」 「必須の参加者」 「任意の参加者」 「不参加者」 「未知」
   「返信の有無」	「返信の有無」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のオプションのどれか 1 つを選択して、会議主催者に返信を送る必要があるかどうかを指定します。 「はい」 「いいえ」
   「ステータス」	「ステータス」カラム見出しの下にあるフィールドをクリックして、ドロップダウンリストを表示します。ドロップダウンリストから次のステータスオプションのどれか 1 つを選択します。 「要アクション」 「受諾済み」 「辞退済み」 「暫定」 「委任済み」

   Return キーを押して、新しいエントリを出席者リストに追加します。

   リストから出席者を削除するには、出席者リストの該当エントリを右クリックして、ポップアップメニューから「削除」を選択します。

   現在の表示の変更方法、現在の表示の保存方法、カスタム表示の作成方法については、「表示の使用」を参照してください。

6. 「他を招待する」ボタンをクリックして、表に新しいエントリを作成します。電子メールとカレンダは、「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。

7. 「スケジュール」タブをクリックして、「スケジュール」タブの領域を表示します。「スケジュール」タブの領域を使用して、すべての出席者が会議に出席できる時間帯や、必要なリソースが会議用に予約できる時間帯を確認できます。次の表は、「スケジュール」タブの領域の要素を説明しています。

   要素	説明
   出席者リスト	会議出席者の一覧を表示します。出席者リストは、「会議」タブの領域のリストと似ています。ただし、「役割」と「返信の有無」カラムは表示されません。この表の内容は、「表示の使用」の説明に従ってカスタマイズできます。
   凡例	次のことを示すためにスケジュールで使用されるカラーコードを記述します。 「暫定」: 出席者に別の予定が入っていますが、空いている時間としてマークされています。したがって、その出席者は指定した時間に会議に出席できる可能性があります。 「予定あり」: 出席者に別の予定が入っているため、指定した時間に会議に出席することはできません。 「外出中」: 出席者は外出しているため、指定した時間に会議に出席することはできません。 「情報なし」: 出席者が空き情報 (フリー/ビジー) を公開していません。したがって、電子メールとカレンダは、その出席者が指定した時間に会議に出席できるかどうかを判断できません。
   スケジュール	会議出席者の個々のスケジュールを表示します。現在選択されている時間帯の時間セグメントの背景は明るく、それ以外の時間セグメントの背景は暗くなります。各出席者の空き時間およびビジーな時間は、色付きの正方形で示されます。
   「他を招待する」	「他を招待する」ボタンをクリックして、出席者リストに新しいエントリを作成します。電子メールとカレンダは、「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。
   「オプション」	「オプション」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。 「仕事中の時間だけ表示」: 各日付の労働時間帯のみを表示するようにスケジュールを変更します。各日付のすべての時間帯を表示するときは、このオプションを選択解除します。 労働時間は、「1 日の始まり」と「1 日の終了」間の時間で定義されます。 「縮小して表示」: 数日のスケジュールを要約して表示するようにスケジュールを変更します。各日付の詳細を表示するときは、このオプションを選択解除します。 「予定の更新」: 出席者リストの各出席者の空き情報 (フリー/ビジー) について、スケジュールを更新します。
   「<<」 ボタン	「<<」 ボタンをクリックすると、選択した 「自動ピックアップ」基準を満たす、前の時間帯がスケジュール上で強調表示されます。電子メールとカレンダは自動的に「会議の開始時間」の値と「会議の終了時間」の値を更新します。
   「自動ピックアップ」	「自動ピックアップ」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。 「全ての人とリソース」: 指定した人すべてと指定したリソースすべてが空いている時間帯を強調表示します。 「全ての人と 1 つのリソース」: 指定した人すべてと指定したリソースのどれかが空いている時間帯を強調表示します。 「必要な人」: 必要とする人すべてが空いている時間帯を強調表示します。 「必要な人とリソース」: 必要とする人すべてと指定したリソースのどれかが空いている時間帯を強調表示します。
   「>>」 ボタン	「>>」 ボタンをクリックすると、選択した「自動ピックアップ」基準を満たす次の時間帯を強調表示します。電子メールとカレンダは自動的に「会議の開始時間」の値と「会議の終了時間」の値を更新します。
   「会議の開始時間」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の開始日時を指定します。
   「会議の終了時間」	ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の終了日時を指定します。

8. 「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダは、会議予定を作成し、会議情報を送信するかどうかを問い合わせます。

9. 指定したメールアドレスに会議情報を送信する場合は、「はい」をクリックします。

   指定したメールアドレスに会議情報を送信せずに、この情報を保存する場合は、「いいえ」をクリックします。「会議情報の送信」の説明に従って、会議情報をあとで送信することもできます。