電子メールとカレンダ
を使用して、会議の予定の作成、会議の出席依頼、会議に必要なリソースの予約を行えます。
次の手順を実行します。
「ファイル」->「新規」->「会議」を選択します。予定ウィンドウは、「ファイル」->「新規」->「予定」 を選択したときに表示されるウィンドウと似ています。ただし、ここで表示されるウィンドウには 2 つの追加タブ「スケジュール」と「会議」があります。
「単独の予定を作成する」および「繰り返しの予定を作成する」の説明に従って、予定ウィンドウの「予定」、「リマインダ」、「繰り返し」タブに詳細を入力します。
会議についてより詳しく入力する場合は、「会議」タブをクリックして、「会議」タブの領域を表示します。
「主催者」ドロップダウンリストから会議の主催者を選択します。
電子メールとカレンダ
は、自動的に現在のユーザー名を「主催者」テキストボックスに入力します。複数の電子メールとカレンダ
アカウントを持っている場合は、ドロップダウンリストから適切なアカウントを選択します。
会議の出席者が表形式でリストされます。会議出席者の表には、デフォルトで左から順に次のカラムがあります。
Return キーを押して、新しいエントリを出席者リストに追加します。
リストから出席者を削除するには、出席者リストの該当エントリを右クリックして、ポップアップメニューから「削除」を選択します。
現在の表示の変更方法、現在の表示の保存方法、カスタム表示の作成方法については、「表示の使用」を参照してください。
「他を招待する」ボタンをクリックして、表に新しいエントリを作成します。電子メールとカレンダ
は、「アドレス帳から連絡先を選択」ダイアログを表示します。このダイアログを使用して出席者を選ぶこともできます。
「スケジュール」タブをクリックして、「スケジュール」タブの領域を表示します。「スケジュール」タブの領域を使用して、すべての出席者が会議に出席できる時間帯や、必要なリソースが会議用に予約できる時間帯を確認できます。次の表は、「スケジュール」タブの領域の要素を説明しています。
要素 |
説明 |
---|---|
出席者リスト |
会議出席者の一覧を表示します。出席者リストは、「会議」タブの領域のリストと似ています。ただし、「役割」と「返信の有無」カラムは表示されません。この表の内容は、「表示の使用」の説明に従ってカスタマイズできます。 |
凡例 |
次のことを示すためにスケジュールで使用されるカラーコードを記述します。
|
スケジュール |
会議出席者の個々のスケジュールを表示します。現在選択されている時間帯の時間セグメントの背景は明るく、それ以外の時間セグメントの背景は暗くなります。各出席者の空き時間およびビジーな時間は、色付きの正方形で示されます。 |
「他を招待する」 |
「他を招待する」ボタンをクリックして、出席者リストに新しいエントリを作成します。 |
「オプション」 |
「オプション」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。
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「<<」 ボタン |
「<<」 ボタンをクリックすると、選択した 「自動ピックアップ」基準を満たす、前の時間帯がスケジュール上で強調表示されます。 |
「自動ピックアップ」 |
「自動ピックアップ」ボタンをクリックすると、次のメニュー項目が含まれるポップアップメニューが表示されます。
|
「>>」 ボタン |
「>>」 ボタンをクリックすると、選択した「自動ピックアップ」基準を満たす次の時間帯を強調表示します。 |
「会議の開始時間」 |
ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の開始日時を指定します。 |
「会議の終了時間」 |
ドロップダウンコンビネーションボックスを使用して、会議の終了日時を指定します。 |
「ファイル」->「保存して閉じる」を選択します。電子メールとカレンダ
は、会議予定を作成し、会議情報を送信するかどうかを問い合わせます。
指定したメールアドレスに会議情報を送信する場合は、「はい」をクリックします。
指定したメールアドレスに会議情報を送信せずに、この情報を保存する場合は、「いいえ」をクリックします。「会議情報の送信」の説明に従って、会議情報をあとで送信することもできます。