Recherche d'une plage horaire de programmation d'un rendez-vous pour un grand nombre de participants

Si vous souhaitez programmer une réunion ou un rendez-vous pour un grand nombre de participants, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez Présenter plusieurs agendas du menu Consulter, si la fenêtre Plusieurs agendas n'est pas affichée.

2. Ajoutez les agendas de tous les participants à la réunion dans la liste défilante de la fenêtre Plusieurs agendas.

   Pour plus d'informations, reportez-vous à la section "Ajout d'un agenda dans la liste défilante de la fenêtre Plusieurs agendas et du menu Consulter".

3. Sélectionnez tous les agendas des participants en cliquant à l'aide de SELECT sur chaque agenda utilisateur de la liste défilante.

   La fenêtre Plusieurs agendas affiche une vue superposée des agendas.

4. Si la semaine recherchée n'est pas affichée, utilisez le bouton du menu Aller à ou la zone de texte correspondante pour afficher la semaine souhaitée.

   Pour plus d'informations, reportez-vous à la section "Choix d'une semaine à consulter".

5. Lorsque tous les agendas sont sélectionnés et superposés sur l'affichage, trouvez une plage horaire non grisée.

   La case correspondante indique une plage horaire pendant laquelle tous les utilisateurs sont disponibles. Par exemple, dans la Figure 5-20, tous les agendas sélectionnés possèdent une tranche horaire inoccupée le mardi de 1:00 à 2:00 h et de 3:00 à 5:00 h.

   Figure 5-20 Fenêtre Plusieurs agendas avec cinq utilisateurs sélectionnés

   
   

6. Si la plage horaire disponible n'est pas suffisante pour l'ensemble des agendas sélectionnés, choisissez une plage horaire légèrement grisée et consultez le ou les symboles d'horloge dans la liste défilante pour vérifier les utilisateurs qui ne sont pas disponibles à l'heure sélectionnée.

   Continuez ainsi jusqu'à trouver une plage horaire pendant laquelle la plupart des utilisateurs sont disponibles, ou pendant laquelle seuls sont indisponibles les utilisateurs dont la présence à la réunion n'est pas indispensable.

   Ou bien, vous pouvez désélectionner l'agenda d'un utilisateur, dont la présence à la réunion n'est pas nécessaire, en cliquant à l'aide de SELECT dans la liste défilante. La fenêtre Plusieurs agendas s'affiche, et vous êtes maintenant en mesure de trouver une plage horaire disponible.