Programmation de rendez-vous pour un groupe d'utilisateurs

Une fois que vous avez trouvé une heure de rendez-vous appropriée pour un grand nombre d'utilisateurs, vous pouvez utiliser la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda afin de programmer ce rendez-vous dans les agendas de tous les utilisateurs pour lesquels votre nom figure dans la liste Accès insertion.

Pour plus d'informations sur la programmation d'un rendez-vous à l'aide de la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda, reportez-vous à la section "Options de la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda".

si un point d'interrogation "?"apparaît dans la zone Accès insertion de la fenêtre Agendas, cela signifie que l'utilisateur auquel vous essayez d'accéder possède une ancienne version de l'Agenda. Pour vérifier si vous pouvez ou non avoir accès à l'agenda de cet utilisateur, essayez d'y accéder.

La liste défilante Rendez-vous de la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda affiche les rendez-vous relatifs à l'ensemble des agendas sélectionnés dans la liste défilante de la fenêtre Agendas, selon l'heure sélectionnée dans la fenêtre Plusieurs agendas. Lorsque vous sélectionnez un rendez-vous dans la liste défilante de la fenêtre Rendez-vous, les informations correspondantes sont affichées dans les zones de la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda, et la liste défilante Rendez-vous est mise à jour pour afficher uniquement le propriétaire de ce rendez-vous.

Pour programmer un rendez-vous à un groupe d'utilisateurs à la fois, suivez les étapes ci-dessous :

1. Utilisez la fenêtre Présenter plusieurs agendas afin de trouver une tranche horaire pour ce nouveau rendez-vous.

   Si vous ne savez pas exactement comment procéder, reportez-vous à la section "Recherche d'une plage horaire de programmation d'un rendez-vous pour un grand nombre de participants".

2. Positionnez le pointeur sur la case horaire pour laquelle vous souhaitez programmer un rendez-vous, et cliquez dessus à l'aide de SELECT.

   Dans la fenêtre Plusieurs agendas, la période de temps sélectionnée doit être égale à une heure. Toutefois, vous pouvez modifier l'heure ou la durée lorsque vous programmez un rendez-vous.

3. Cliquez à l'aide de SELECT sur le bouton Programmer de la fenêtre Plusieurs agendas.

   Ou bien, vous pouvez cliquer deux fois à l'aide de SELECT sur la case horaire dont il est fait état à l'étape 2. La fenêtre Edition des rendez-vous est montrée sur la Figure 5-21.

   Figure 5-21 Fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda

   
   

   La fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda est affichée. Les zones de texte Date, Début et Fin sont remplies. Les agendas sélectionnés sont répertoriés dans la liste défilante de la fenêtre Agendas. Si votre nom figure dans la liste Accès insertion de l'un de ces agendas, ce dernier est automatiquement sélectionné. Si l'un des agendas sélectionnés possède un rendez-vous à l'heure sélectionnée, ce dernier est ajouté à la liste défilante de la fenêtre Agendas.

   Si vous modifiez l'heure ou les agendas sélectionnés dans la fenêtre Plusieurs agendas, ces informations sont automatiquement mises à jour dans la fenêtre Edition des rendez-vous de l'Agenda.