Bearbeiten der Nachrichten der elektronischen Post

Nachdem der Benutzer seine E-mail-Nachrichten gelesen hat, möchte er sie beantworten, suchen, löschen und möglicherweise gelöschte Nachrichten wiederherstellen.

Beantworten einer Nachricht

1. Zu beantwortende Nachricht auswählen.

2. Beantwortungstyp bestimmen:

   • Um dem Sender zu antworten, 'Antwort an Absender' oder im Menü 'Erstellen' die Option 'Antwort an Absender' anklicken.

     Es wird ein Fenster 'Erstellen' mit der E-mail-Adresse des Empfängers und dem Thema der Nachricht angezeigt.

   • Um dem Sender und allen Empfängern zu antworten, 'Antwort an alle' aus dem Menü 'Erstellen' auswählen.

     Es wird ein Fenster 'Erstellen' mit den E-mail-Adressen aller Empfänger und dem Thema der Nachricht angezeigt.

   • Um dem Sender oder allen Empfängern zu antworten und eine Kopie der Nachricht beizulegen, 'Antwort an Absender, einschließen' oder 'Antwort an alle, einschließen' auswählen.

     Es wird ein Fenster 'Erstellen', das den Nachrichtentext, die E-mail-Adressen der Empfänger und das Thema der Nachricht enthält, angezeigt. Die Anlagen werden der Anwort nicht beigefügt.

3. Die Antwort eingeben und 'Senden' anklicken.

   Weitere Informationen können dem Abschnitt "Adressieren, Erstellen und Versenden von elektronischen Nachrichten" entnommen werden.

Weiterleiten einer Nachricht

1. Die weiterzuleitende Nachricht auswählen.

2. 'Nachricht weiterleiten' aus dem Menü 'Erstellen' auswählen oder auf die Taste 'Weiterleiten' in der Werkzeugleiste klicken.

   Der Nachrichtentext der weiterzuleitenden Nachricht sowie die Anlage, falls vorhanden, wird in einer neuen Nachricht angezeigt.

   Wenn die Anlagen nicht weitergeleitet werden sollen, 'Weiterleiten, ohne Anlagen' auswählen.

3. Adressen der Nachrichtenempfänger in die Felder 'An' oder 'Cc' eingeben, oder über die Tastenmenüs 'An' oder 'Cc' auf eingerichtete Aliasnamen zugreifen.

4. Den gewünschten zusätzlichen Text hinzufügen, und 'Senden' anklicken.

   Weitere Informationen sind dem Abschnitt "Adressieren, Erstellen und Versenden von elektronischen Nachrichten" zu entnehmen.

Bearbeiten einer eingehenden Nachricht

1. Nachricht auswählen, die bearbeitet werden soll.

2. 'Weiterleiten' im Menü 'Erstellen' wählen.

3. Die Nachricht mit der eigenen Adresse versehen.

4. Die Nachricht im Fenster 'Erstellen' bearbeiten und versenden.

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   Hinweis -

   Möglicherweise möchte der Benutzer eine Mailbox speziell für die bearbeiteten Nachrichten, da sie den Posteingang vergrößern können.

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Speichern eingehender und ausgehender Nachrichten als Text

1. Eingehende Nachrichten: Nachricht auswählen und dann im Menü 'Nachricht' 'Als Text speichern' wählen.

   Ausgehende Nachrichten: 'Text' im Untermenü 'Speichern unter' im Menü 'Datei' eines Fensters 'Erstellen' wählen.

2. Dateiname und Position der Nachricht in das Dialogfenster 'Dateiauswahl' eingeben, das angezeigt wird. Anschließend 'Speichern' oder 'Anhängen' anklicken, um die Nachricht als neue Datei zu speichern oder sie an eine vorhandene Datei anzuhängen.

   Wenn der Benutzer 'Speichern' anklickt und bereits eine Datei mit diesem Namen vorhanden ist, wird er gefragt, ob die Datei überschrieben oder der Vorgang abgebrochen werden soll.

Löschen einer Nachricht

Löschen einer Nachricht aus der Liste der Nachrichten-Kopfzeilen:

1. Nachricht, die gelöscht werden soll, auswählen.

   Über die Tastenkombination Umschalttaste+Anklicken können verschiedene Nachrichten in einer Zeile ausgewählt werden, indem die Hervorhebung in der Nachrichtenumschlagsliste nach oben oder unten verschoben wird. Über die Tastenkombination Steuertaste+Anklicken können nicht zusammenhängende Nachrichten, immer nur eine auf einmal, ausgewählt werden.

2. 'Löschen' aus dem Menü 'Nachricht' auswählen oder die Taste 'Löschen' anklicken.

   Die Nachricht wird aus der Liste gelöscht.

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   Hinweis -

   Auch gelöschte Nachrichten können wiederhergestellt werden, es sei denn, die Löschungen wurden durch Auswahl von 'Gelöschte Nachricht vernichten' im Menü 'Mailbox' permanent gemacht. Weitere Informationen sind dem folgenden Abschnitt zu entnehmen.

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Wiederherstellen elektronischer Nachrichten

Gelöschte Nachrichten können folgendermaßen wiederhergestellt werden:

• Um eine Nachricht, die gerade gelöscht wurde, wiederherzustellen, im Menü 'Mailbox' die Option 'Letzte wiederherstellen' auswählen.

• Um frühere Nachrichten wiederherzustellen, 'Aus Liste wiederherstellen' aus dem Menü 'Mailbox' auswählen, eine oder mehrere Nachrichten aus der Liste der gelöschten Nachrichten auswählen und die Taste 'Wiederherstellen' anklicken.

Sollen die Löschungen in der Liste permanent gemacht werden, aus dem Menü 'Mailbox' die Option 'Gelöschte Nachricht vernichten' auswählen.

Vernichten gelöschter Nachrichten beim Schließen der Mailbox

Die Optionen können so eingestellt werden, daß die gelöschten Nachrichten beim Schließen der Mailbox permanent vernichtet werden. In diesem Fall ist es unmöglich, gelöschte Nachrichten nach dem Schließen des Briefkastens wiederherzustellen.

1. 'Standard' im Menü 'Optionen' wählen.

   Das Dialogfenster 'Standard' wird angezeigt.

2. 'Beim Schließen des Briefkastens' unter 'Gelöschte Nachrichten vernichten' auswählen.

   Die Bestätigung, die bei jedem Schließen der Mailbox angezeigt wird und den Benutzer fragt, ob die gelöschten Nachrichten vernichtet werden sollen, kann durch Deaktivieren von 'Bestätigungshinweise anzeigen' entfernt werden.

3. 'OK' oder 'Anwenden' anklicken, um die Änderungen zu übernehmen.

Suchen einer Nachricht innerhalb der Mailbox

Die definierten Suchkriterien legen die Art und Weise fest, wie in der Mailbox nach Nachrichten gesucht wird. Die folgenden Standardsuchkriterien sind im Fenster 'Standard' des Dialogfensters 'Suchen' enthalten: die Adressen (An), der Absender (Von), der Betreff (Betreff), die Empfänger von Kopien (Cc) und der Nachrichtentext mit Kopfzeile (Ganze Nachricht).

Es ist möglich, im Fenster 'Erweitert' des Dialogfensters 'Suchen' kompliziertere Suchkriterien mit Schlüsselwörtern und Argumenten zu definieren.

Die folgenden Tabellen enthalten Schlüsselwörter, die in Suchskripten verwendet werden können. Sie sind den folgenden Kategorien zugeordnet:

• Nachrichtenköpfe - Schlüsselwörter, die sich auf die Nachrichtenköpfe oder den Nachrichtentext beziehen (Tabelle 8-1)

• Datum - Schlüsselwörter, die den Zeitpunkt anzeigen, zu dem die Nachricht versendet wurde (Tabelle 8-2)

• Stati - Schlüsselwörter, die den Status der Nachrichten beschreiben (Tabelle 8-3)

• Operatoren - Schlüsselwörter, die andere Schlüsselwörter verbinden und Suchkriterien bilden (Tabelle 8-4)

Die Schlüsselwörter, die manuell eingegeben werden können, aber nicht über die Menüs des Fensters 'Erweitert' im Dialogfenster 'Suchen' verfügbar sind, sind mit einem Sternzeichen (*) markiert

Tabelle 8-2enthält und beschreibt die Datums-Schlüsselwörter.

Das Datumsformat lautet TT-MMM-JJJJ (z.B. 02-Apr-1996).

Tabelle 8-3 enthält und dokumentiert die Status-Schlüsselwörter.

Tabelle 8-4 enthält und beschreibt die Suchoperatoren.

not

Bei Suchskripten spielt die Groß-/Kleinschreibung keine Rolle.

Es folgen einige Beispiele:

Skript für die Suche von Nachrichten von hans aus dem Monat April, in deren Betreffzeile entweder "dringend" oder "wichtig" steht:

from hans and (subject dringend or subject wichtig) and during april

Skript für die Suche nach Nachrichten, die klaus ohne Kopie an tigerteam gesendet hat und noch nicht gelesen wurden:

from klaus and ~(cc tigerteam) and unread

Skript für die Suche nach Nachrichten, die an klaus adressiert wurden oder als Kopie an klaus gesendet wurden. Die Nachricht, also auch Kopfzeile und Anlagen, enthalten die Zeichenfolge "Statusbericht":

(to klaus or cc klaus) and text "statusbericht"

Suchen einer Nachricht in der Mailbox

1. 'Suchen' im Menü 'Nachricht' auswählen.

   Das Dialogfenster 'Suchen' erscheint.

   Abbildung 8-3 Dialogfenster 'Suchen'

   
   

2. Den gesuchten Text im entsprechenden Feld eingeben.

   Es kann nach einer Übereinstimmung mit einem oder mehreren der Felder 'An', 'Von', 'Betreff' oder 'Cc' gesucht werden. Werden in mehrere Felder Kriterien eingegeben, sucht Mailer nach Nachrichten, die mit allen Kriterien übereinstimmen.

   Mailer behandelt die Eingaben in einem Feld als ein Kriterium, auch wenn es sich um mehrere Suchkriterien handelt, die durch Leerzeichen oder Kommata getrennt sind. Bei der Eingabe müller schmidt im Feld 'An' sucht Mailer eine Nachricht, die an müller schmidt, und nicht an müller oder schmidt, adressiert ist.

   In diesen Feldern muß die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden.

3. Zur Auswahl der Suchrichtung innerhalb der Mailbox 'Vorwärts' oder 'Rückwärts' anklicken, um die vorherige oder die nächste übereinstimmende Nachricht zu suchen. 'Alles auswählen', um alle übereinstimmenden Nachrichten zu finden.

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   Hinweis -

   Der gesamte Text in den Feldern kann jederzeit durch Anklicken von 'Löschen' im Dialogfenster 'Suchen' entfernt werden.

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Erstellen erweiterter Suchskripte

1. 'Erweitert' im Menü 'Art der Suche' auswählen.

   Das Dialogfenster für die erweiterte Suche wird angezeigt.

   

2. Skript in den Textbereich eingeben.

   Schlüsselwörter aus den Menüs auswählen. Sie sind bei der Skripterstellung hilfreich.

   Bei den Schlüsselwörtern muß die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet werden.

Verwenden von Ansichten

Gelegentlich möchte der Benutzer vielleicht nur die Nachrichten in seiner Mailbox anzeigen, die mit einem oder mehreren Suchkriterien übereinstimmen, z.B. alle Nachrichten an bestimmte Benutzer bzw. eines bestimmten Benutzers. Diese Kriterien können definiert und als Ansicht gespeichert werden.

Erstellen einer Ansicht

1. 'Suchen' im Menü 'Nachrichten' wählen.

   Das Dialogfenster 'Mailer - Suchen' wird angezeigt.

2. Suchkriterien angeben.

3. 'Speichern als Ansicht' anklicken.

   Das Dialogfenster 'Speichern als Ansicht' wird angezeigt.

4. Namen in das Feld 'Ansichtnamen' eingeben.

   Alle oder Neu können nicht als Ansichtnamen verwendet werden, da diese Bezeichnungen bereits unter 'Standardansichten' aufgelistet sind. Es wird empfohlen, einen Namen einzugeben, der die Suchkriterien widerspiegelt.

5. 'OK' anklicken.

   Mailer erstellt eine neue Ansicht und stellt sie in die Liste 'Benutzerdefinierte Ansichten' im Dialogfenster 'Ansichten'. Der Benutzer kann die Liste durch Anklicken von 'Ansicht anzeigen' im Dialogfenster 'Suchen' oder durch Auswählen von 'Ansichten anzeigen' im Menü 'Mailbox' anzeigen.

Anzeigen, Löschen oder Aktualisieren von Ansichten

1. 'Ansicht anzeigen' im Menü 'Mailbox' wählen.

   Wenn das Dialogfenster 'Suchen' geöffnet ist, kann 'Ansicht anzeigen' auch in diesem Dialogfenster angeklickt werden.

   Das Dialogfenster 'Ansichten' wird angezeigt.

   

   Die folgenden Ansichten sind aufgelistet:

   • Standardansichten: Nachrichtenstatistiken der gesamten Mailbox (Alle) und Nachrichten, die noch nicht gelesen wurden (Neu).

   • Benutzerdefinierte Ansichten: Nachrichtenstatistiken von Ansichten, die der Benutzer erstellt hat. Mailer zeigt den Namen der geladenen Ansicht in der Titelleiste des Hauptfensters an.

2. Zum Anzeigen einer Ansicht auf die Ansicht in der Liste doppelt klicken oder die Ansicht auswählen und 'Laden' anklicken.

   Die Nachrichten, die mit den Suchkriterien dieser Ansicht übereinstimmen, werden in der Mailbox angezeigt.

3. Wahlweise: 'Aktualisieren' anklicken, um Ansichten zu aktualisieren.

   Mailer überarbeitet die Nachrichtenstatistiken aller Ansichten in der Mailbox.

4. Wahlweise: Die Ansicht selektieren und 'Löschen' anklicken, um Ansichten zu löschen.

5. 'Schließen' anklicken, um das Dialogfenster zu schließen.

Bearbeiten einer Ansicht

1. Eine Ansicht in der Liste 'Benutzerdefinierte Ansichten' selektieren.

2. 'Bearbeiten' anklicken.

   Das Dialogfenster 'Suchen' wird angezeigt. In den Feldern sind die Suchkriterien dieser Ansicht eingetragen.

3. Felder bearbeiten

   Kann Mailer die Suchkriterien nicht im Fenster 'Standard' anzeigen, wird das Skript in den Textbereich des Fensters 'Erweitert' geladen, in dem es dann bearbeitet werden kann.

4. 'Speichern als Ansicht' anklicken.

   Mailer zeigt den Namen der Ansicht im Feld 'Ansichtnamen angeben' an.

5. 'OK' anklicken, um die Ansicht unter demselben Namen zu speichern.

   Alternativ kann ein neuer Name für die Ansicht eingegeben werden. Durch Anklicken von 'OK' wird die Ansicht gespeichert.

Neuordnen der Liste in 'Benutzerdefinierte Ansichten'

Ansicht aus 'Benutzerdefinierte Ansichten' auswählen. Die Pfeiltaste Bild auf oder Bild ab anklicken, um die Ansicht nach oben oder unten in der Liste zu verschieben.