Solaris Common Desktop Environment: Benutzer Handbuch

Senden elektronischer Nachrichten

Die Adresse einer E-mail ist wie eine Postanschrift. Auf diese Weise können auch Nachrichten an andere E-mail-Benutzer gesendet werden. Das Format, das für E-mail-Adressen verwendet wird, ist Benutzername@Standort. Der Systemadministrator verwendet dieses Format, um die E-mail-Adressen der Benutzer festzulegen.

Dieser Abschnitt enthält fast alle Informationen, die der Benutzer benötigt, um eine Nachricht zu adressieren, zu erstellen und einem anderen Benutzer zu schicken.

Verwenden von Alias-Namen

Ein Alias ist ein persönlicher Name für einen oder mehrere Benutzernamen (oder Benutzeradressen). Durch Erstellen einer Verteilungsliste von Benutzeradressen, an die regelmäßig elektronische Post geschickt werden, und dem Vergeben eines Alias muß nur der Name des Alias anstelle jeder Adresse in das Feld 'An' oder 'Cc' eingegeben werden, wenn eine Nachricht gesendet werden soll.

Der Name, der dem Alias gegeben wird, kann entweder beschreibend oder auch nur ein Name sein, den sich der Benutzer gut merken kann.

Erstellen, Ändern oder Löschen von Alias-Namen

'Aliase' im Menü 'Optionen' im Hauptfenster, im Menü 'Format' in einem Fenster 'Erstellen' oder mit den Tasten 'An' oder 'Cc' im Fenster 'Erstellen' auswählen.

Das Dialogfenster 'Aliase' wird angezeigt.

Den Namen für den Alias in das Feld 'Alias' eingeben.

Die Benutzeradressen, die zum Alias gehören, in das Feld 'Adressen' eingeben.

Jede dieser Adressen sollte die Form Benutzername@Standort , besitzen und durch ein Komma, Leerzeichen oder beides getrennt werden.

'Hinzufügen' anklicken, um die Information in den Feldern 'Alias' und 'Adressen' zu der Auswahlliste hinzuzufügen.

Wahlweise: Ein Alias-Name läßt sich ändern, indem er ausgewählt und anschließend das Feld 'Alias' oder 'Adressen' bearbeitet wird. Die Änderungen werden durch Anklicken von 'Ändern' übernommen.

Wahlweise: Ein Alias-Name läßt sich durch Auswählen und anschließendes Anklicken von 'Löschen' entfernen.

'OK' oder 'Anwenden' anklicken, um die Änderungen zu übernehmen.

Adressieren, Erstellen und Versenden von elektronischen Nachrichten

Eine Nachricht kann nur gesendet werden, wenn die E-mail-Adresse eines Benutzers vorhanden ist.

Hinweis -

Verwendet der Benutzer E-mail zum ersten Mal und kennt seine eigene Adresse, dann kann er diese Prozedur verwenden, um sich selbst eine Testnachricht zu senden.

Falls Mailer noch nicht gestartet ist, muß das Bedienelement 'Mailer' im Bedienfeld angeklickt werden.

Der Posteingang wird angezeigt.

'Neue Nachricht' im Menü 'Erstellen' anklicken.

Das Fenster 'Neue Nachricht' wird angezeigt.

Abbildung 8-4 Das Fenster 'Neue Nachricht'

Die E-mail-Adresse des Empfängers in das Feld 'An' eingeben und die Eingabetaste drücken.

Nachrichten können an einen einzigen Benutzer, mehrere Benutzer oder an einen Alias gesendet werden.

Wenn eine oder mehrere E-mail-Adressen ein Leerzeichen enthalten, müssen die E-mail-Adressen durch Kommata getrennt werden; ansonsten können sie durch Kommata oder Leerzeichen getrennt werden.

Wenn Alias-Namen definiert wurden, können Sie mit dem Tastenmenü 'An' aktiviert werden.

Informationen über Alias-Namen sind dem Abschnitt "Verwenden von Alias-Namen" zu entnehmen.

Wahlweise: Thema oder Titel der Nachricht in das Feld 'Betreff' eingeben und die Eingabetaste drücken.

Wahlweise: E-mail-Adressen der Benutzer, die eine Kopie zur Kenntnisnahme erhalten sollen, in das Feld 'Cc' eingeben. Wenn Alias-Namen erstellt wurden, über das Tastenmenü 'Cc' aktivieren.

Wenn die Nachricht adressiert ist, die Eingabetaste drücken, um in den Textbereich zu gelangen und die Nachricht zu erstellen.

Informationen über das Einfügen einer Textdatei sind dem Abschnitt "Aufnehmen einer Textdatei in eine elektronische Nachricht" zu entnehmen. Weitere Informationen enthalten auch die Abschnitte "Verwenden einer Schablone zum Erstellen einer Nachricht" und "Verwenden eines Entwurfs zum Erstellen einer Nachricht".

Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Nachrichtentextes sind den Abschnitten "Bearbeiten von Text" oder "Formatieren von Text" zu entnehmen.

Die Nachricht, die gerade erstellt wird, kann jederzeit gespeichert werden, indem 'Text' im Untermenü 'Speichern unter' im Menü 'Datei' gewählt oder das Tastenmenü 'Speichern unter' im unteren Bereich eines Fensters 'Erstellen' angeklickt wird.

Wahlweise: 'Unterschrift einschließen' im Menü 'Erstellen - Format' auswählen, um die Unterschrift in den Textbereich einzufügen, wenn 'Unterschrift in allen Nachrichten einschließen' im Dialogfenster 'Unterschrift' nicht selektiert ist.

Weitere Informationen sind dem Abschnitt "Verwenden einer Unterschrift" zu entnehmen.

Wahlweise: Der Text kann entsprechend der Breite des Fensters 'Erstellen' formatiert werden, indem er ausgewählt und anschließend 'Automatischer Zeilenumbruch' im Menü 'Erstellen - Format' gewählt wird.

Wahlweise: Es können, falls nötig, Dateien zu der Nachricht hinzugefügt werden.

Weitere Informationen über das Hinzufügen von Anlagen sind dem Abschnitt "Hinzufügen einer Anlage " zu entnehmen.

Wahlweise: 'Ausgehende Post speichern' im Menü 'Erstellen -- Datei' wählen, um eine Kopie der Nachricht in der Datei zu speichern, in der die ausgehenden Nachrichten abgelegt sind. (Standardmäßig unter HomeVerzeichnis/Mail/sent.mail).

Um den Standarddateinamen zu ändern, muß der Benutzer 'Standard' im Menü 'Optionen' auswählen und das Feld 'Kopie ausgehender Post speichern in' bearbeiten.

Die Taste 'Senden' anklicken oder aus dem Menü 'Datei' von 'Erstellen' 'Senden' auswählen, oder F3 drücken.

Das Fenster 'Erstellen' wird geschlossen und die Nachricht gesendet.

Hinweis -
Wenn 'Schließen' angeklickt wird, wird das Fenster entfernt und die Nachricht verworfen. Es sollte sichergestellt werden, daß jeder Text, der später noch verwendet werden soll, vor dem Schließen des Fensters 'Erstellen' gespeichert wurde.

Ändern des Zeichensatzes einer ausgehenden Nachricht

Sendet der Benutzer eine E-mail-Nachricht an einen Empfänger, dessen Rechner mit einem anderen Zeichensatz arbeitet, kann der Text entsprechend der Codierung des Empfängers konvertiert werden.

Nachdem die Nachricht in das Fenster 'Erstellen' eingegeben wurde, 'Zeichensatz ändern' im Menü 'Format' wählen, oder die Tastenkombination Steuertaste+Y drücken (Kurzbefehl).

Mailer zeigt den Namen eines Zeichensatzes (z.B. ISO-2022-JP) in der Fußzeile des Fensters 'Erstellen' an.

Erneut den Menüpunkt 'Zeichensatz ändern' wählen oder die Tastenkombination Steuertaste+Y drücken, um so lange zu blättern, bis der korrekte Zeichensatz angezeigt wird.

Wenn die Standard-Zeichentabelle ausgewählt wird, wird die Nachricht in der Standardcodierung des Rechners gesendet.

Obwohl sich die Anzeige der Nachricht im Fenster 'Erstellen' nicht ändert, versendet Mailer sie im ausgewählten Zeichensatz, wenn 'Senden' angeklickt wird.

Hinweis -
Mailer konvertiert nur den Text der ausgehenden Nachricht, nicht aber die Kopfzeile oder Anlagen.

Verwenden einer Schablone zum Erstellen einer Nachricht

Nachrichten können als Schablonen gespeichert und dann wiederverwendet werden. Denkbar ist z.B. eine Schablone für einen Statusbericht, der monatlich versendet wird. Die Statusberichtschablone kann die Adressen, den Betreff und die Überschriften des Nachrichtentextes enthalten. In die Schablone kann der Text des Statusberichts eingegeben und jeden Monat als Statusbericht versendet werden.

Erstellen einer Schablone

'Schablonen' im Menü 'Optionen' im Dialogfenster 'Mail-Optionen' auswählen.

Das Dialogfenster 'Schablonen' wird angezeigt.

Die Taste 'Neue Schablone' anklicken.

Ein Fenster 'Erstellen' wird angezeigt.

Kopfzeilen und Text der Schablone eingeben.

'Schablone' im Tastenmenü 'Speichern unter' im unteren Bereich des Fensters oder das Untermenü 'Speichern unter' im Menü 'Datei' wählen.

Das Dialogfenster 'Mailer-Als Schablone speichern' wird angezeigt.

Schablonennamen in das Textfeld eingeben und 'Speichern' anklicken.

Die Schablone wird in dem Standardverzeichnis HomeVerzeichnis/MailTemplates abgelegt. Ihr Name und Dateipfad werden in der Auswahlliste 'Schablonen' angezeigt.

Eine Anlage kann als Teil einer Schablone gespeichert werden, was dem Kopieren der Anlage in die Schablone entspricht. Wenn die Quelle der Anlage anschließend bearbeitet oder verschoben wird, hat dies keine Auswirkungen auf die Anlage in der Schablone.

Verwenden einer Schablone

'Neu, Schablone verwenden' im Menü 'Erstellen' des Hauptfensters wählen und dann die gewünschte Schablone im Untermenü auswählen.

Das Fenster 'Erstellen' wird geöffnet, und die Schablone ist bereits geladen.

Hinweis -
Wenn das Fenster 'Erstellen' bereits geöffnet ist, kann die Schablone geladen werden, indem ihr Name im Untermenü 'Schablone verwenden' im Menü 'Format' des Fensters 'Erstellen' ausgewählt wird.

Kopfzeilen und Text gegebenenfalls bearbeiten und die Nachricht wie gewöhnlich versenden.

Weitere Informationen sind dem Abschnitt "Bearbeiten und Formatieren ausgehender Nachrichten " zu entnehmen.

Verwenden eines Entwurfs zum Erstellen einer Nachricht

Der Benutzer möchte unter Umständen eine Nachricht, die er gerade erstellt, als Entwurf speichern, um ihn zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten und als Nachricht zu versenden. Ein Entwurf kann nur einmal verwendet werden. Wenn der Benutzer im Fenster 'Erstellen' die Option 'Senden' anklickt, löscht Mailer den Entwurf aus dem Dateisystem.

Erstellen eines Entwurfs

'Neue Nachricht' im Menü 'Erstellen' wählen.

Ein Fenster 'Erstellen' wird angezeigt.

Die Nachricht wie gewöhnlich erstellen.

'Nachricht als Entwurf' unter der Taste 'Speichern unter' im unteren Bereich des Fensters oder aus dem Untermenü 'Speichern unter' im Menü 'Datei' wählen.

Das Dialogfenster 'Mailer-Als Entwurf speichern' wird angezeigt.

Dateinamen unter 'Entwurfsname' eingeben.

'Speichern' anklicken.

Mailer speichert den Entwurf in der Standard-Mailbox HomeVerzeichnis/MailDrafts.

Hinweis -
Es ist auch möglich, nur den Nachrichtentext als Text abzulegen, indem 'Text' unter 'Speichern unter' gewählt wird.

Verwenden eines Entwurfs

'Entwurferstellung fortsetzen' im Menü 'Erstellen' auswählen und anschließend den Entwurf, der bearbeitet werden soll, im Untermenü wählen.

Das Fenster 'Erstellen' wird geöffnet, und der Entwurf ist bereits geladen.

Hinweis -
Wenn das Fenster 'Erstellen' bereits geöffnet ist, kann der Entwurf geladen werden, indem sein Name im Untermenü 'Entwurf verwenden' ausgewählt wird.

Den Entwurf bearbeiten und die Nachricht wie gewohnt versenden.

Nachdem 'Senden' angeklickt wurde, schickt Mailer eine Meldung, die den Benutzer fragt, ob der Entwurf aus dem Dateisystem gelöscht werden soll, nachdem die Nachricht gesendet wurde.

Aufnehmen mehrerer Nachrichten in eine neue Nachricht

Aus der Liste der Nachrichtenkopfbereiche die E-mail-Nachrichten auswählen, die in die neue Nachricht aufgenommen werden sollen.

Über die Tastenkombination Umschalttaste+Anklicken können mehrere Nachrichten in einer Reihe ausgewählt werden, indem die Hervorhebung auf der Liste der Nachrichtenkopfbereiche nach oben oder unten bewegt wird. Über die Tastenkombination Steuertaste+Anklicken können nicht zusammenhängende Nachrichten der Liste, jeweils nur eine gleichzeitig, ausgewählt werden.

'Weiterleiten' aus dem Menü 'Erstellen' auswählen.

Die Nachricht wie gewöhnlich erstellen und senden.

Aufnehmen einer Textdatei in eine elektronische Nachricht

Der Benutzer kann eine Textdatei aus dem Dateimanager in das Fenster 'Erstellen' ziehen und übergeben oder die folgenden Schritte ausführen:

'Neue Nachricht' aus dem Menü 'Erstellen' auswählen.

Das Fenster 'Erstellen' wird angezeigt.

'Einschließen' aus dem Menü 'Datei' des Fensters 'Erstellen' auswählen.

Die Textdatei, die in E-mail-Nachricht aufgenommen werden soll, auswählen.

'OK' anklicken.

Die Datei befindet sich nun im Textbereich der Nachricht.

Die Nachricht wie gewöhnlich erstellen und senden.

Verwenden einer Unterschrift

Eine Unterschrift ist Text, der in jede Nachricht, die versendet wird, eingefügt werden kann. Eine typische Unterschrift ist beipsielsweise der Name, die Funktion, der Firmenname usw:

Hans Schmidt

Marketing Manager

ABC Products, Inc.

Email: hans.schmidt@meinrechner

Telefon: (012) 23 45 78 9

Die Unterschrift kann entweder allen E-mail-Nachrichten oder nur bestimmten Nachrichten beigefügt werden.

Erstellen einer Unterschrift

'Unterschrift' im Menü 'Optionen' im Hauptfenster oder im Menü 'Format' in einem Fenster 'Erstellen' wählen.

Das Dialogfenster 'Unterschrift' wird angezeigt.

Den Text der Unterschrift in den Unterschrift-Textbereich eingeben.

'OK' oder 'Anwenden' anklicken.

Die Unterschrift wird in der Standarddatei HomeVerzeichnis/.signature gespeichert. Der Standardablageort kann geändert werden, indem ein neuer Pfad in das Feld 'Unterschrift in Pfad/Datei speichern' eingegeben wird.

Aufnehmen einer Unterschrift in alle Nachrichten

'Unterschrift' im Menü 'Optionen' im Hauptfenster oder im Menü 'Format' in einem Fenster 'Erstellen' wählen.

Das Dialogfenster 'Unterschrift' wird geöffnet.

Option 'Unterschrift in allen Nachrichten einschließen' auswählen.

'OK' oder 'Anwenden' anklicken.

Aufnehmen der Unterschrift nur in bestimmte Nachrichten

'Unterschrift' im Menü 'Optionen' im Hauptfenster oder im Menü 'Format' in einem Fenster 'Erstellen' wählen.

Das Dialogfenster 'Unterschrift' wird geöffnet.

Die Option 'Unterschrift in allen Nachrichten einschließen' deaktivieren.

'OK' oder 'Anwenden' anklicken.

Im Fenster 'Erstellen' der Nachricht, zu der die Unterschrift hinzugefügt werden soll, 'Unterschrift einschließen' im Menü 'Format' wählen.

Senden einer automatischen Nachricht (Abwesenheitsnachricht)

Wenn der Benutzer einige Zeit abwesend ist, z.B. Urlaub nimmt, kann er eine automatische Antwort erstellen, die die Absender eingehender Nachrichten über seine Abwesenheit informiert.

'Abwesenheitsnachricht' im Menü 'Optionen' wählen.

Das Dialogfenster 'Abwesenheitsnachricht' wird angezeigt.

'Ein' neben 'Abwesenheit' auswählen.

Datum, ab dem die Abwesenheitsnachricht gesendet werden soll, unter 'Startdatum' eingeben.

Der Standardwert ist das aktuelle Datum.

Das 'Enddatum' eingeben.

Die Abwesenheitsnachricht ist ab 12 Uhr 01 oder später von 'Startdatum' bis 12 Uhr 01 von 'Enddatum' gültig. Wenn Start- und Enddatum identisch sind, endet die Benachrichtigung der Abwesenheit um Mitternacht von 'Enddatum'.

Wahlweise: Unter 'Intervall zwischen Antworten an Wiederholungsabsender' kann ein numerischer Wert für das Zeitintervall eingegeben werden, während dem der Absender eine automatische Antwort von dem Benutzer erhält.

Der Standard ist sieben Tage. Der Absender der eingehenden Nachricht erhält also während der siebentägigen Abwesenheit des Benutzers nur eine automatische Antwort, und zwar unabhängig davon, wieviele Nachrichten der Absender während dieses Zeitraums sendet.

Betreff und Text der Abwesenheitsnachricht eingeben.

Der Standard für dieses Feld lautet 'Nicht im Büro'. Verwendet der Benutzer die Variable BETREFF in der Nachricht, dann wird der Absender seine oder ihre Nachrichtenüberschrift in der Anwort des Benutzers sehen. Ein Beispiel:

Ich bin im Moment im Urlaub. Ihre Nachricht betreffs 'BETREFF' werde ich lesen, sobald ich wieder da bin.

'OK' oder 'Anwenden' anklicken.

Sobald die Abwesenheitsnachricht aktiviert ist, fügt Mailer[Abwesenheit] in den Mailboxnamen in der Titelleiste des Posteingangs und anderer Mailboxen ein. Dieser Hinweis wird so lange eingeblendet, bis die Abwesenheitsnachricht deaktiviert wird.

Hinweis -
Um die Abwesenheitsnachricht vor 'Enddatum' auszuschalten, wählt der Benutzer neben 'Abwesenheit' die Option 'Aus' und klickt 'OK' oder 'Anwenden' an.