Programmazione di un appuntamento per più utenti

Se si desidera programmare un appuntamento che coinvolga diversi utenti, ad esempio una riunione collegiale, procedere come segue:

1. Aprire la finestra "Altri calendari" selezionando "Mostra altri calendari" dal menu Consulta.

2. Aggiungere i calendari di tutti i partecipanti alla lista a scorrimento di "Altri calendari".

   Per maggiori informazioni, vedere "Aggiunta di un calendario alla finestra "Altri calendari" e al menu Consulta".

3. Selezionare i calendari di tutti i partecipanti facendo clic con SELEZIONA su ognuno nella lista a scorrimento.

   I calendari selezionati verranno sovrapposti nell'area di visualizzazione della finestra "Altri calendari".

4. Se nella finestra non compare la settimana desiderata, utilizzare il menu "Vai a" o il relativo campo di testo per visualizzarla.

   Per maggiori informazioni, vedere "Selezione della settimana da consultare".

5. Una volta selezionati e sovrapposti tutti i calendari, cercare un'ora libera (un'area bianca) da destinare all'appuntamento.

   Le aree bianche rappresentano i periodi in cui tutti gli utenti sono liberi. Ad esempio, nella figura Figura 5-20 tutti i calendari selezionati hanno un periodo libero dalle 1:00 alle 2:00 e dalle 3:00 alle 6:00 di martedì.

   Figura 5-20 La finestra "Altri calendari" con cinque utenti selezionati

   
   

6. Se non è possibile trovare un'ora in cui tutti gli utenti siano disponibili, selezionare la casella più chiara e controllare i segni di spunta nella lista a scorrimento per individuare gli utenti impegnati all'ora selezionata.

   Procedere fino ad individuare l'ora con il maggior numero di persone libere.

   In alternativa, è possibile escludere il calendario degli utenti non interessati facendo clic con SELEZIONA sui rispettivi calendari nella lista a scorrimento. La visualizzazione di "Altri calendari" verrà aggiornata e permetterà di ricercare un orario disponibile da riservare all'appuntamento.