| Oracle® Fusion Middleware WebCenter Sitesユーザーズ・ガイド 11gリリース1 (11.1.1.8.0) E49680-01 |
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大半のWebサイトは、様々な個人がコンテンツのアセンブル、編集およびレビューを行い、どこに何を配置しいつページを更新するかを決定するチームによって作成されています。ある個人から別の個人への予測可能な方法による作業のフロー、およびそのプロセスをワークフローといいます。
この章では、ワークフローに関する簡単な概要の後、ワークフローに関連する特定のタスクを実行する方法を示す手順について説明します。この章は、次の項で構成されています。
次の項では、基本的なワークフローの概要および用語について説明します。
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注意: WebCenter Sitesでは、この章で説明する機能に加えて、WebCenter Sites管理インタフェースを通じて次のワークフロー機能を提供しています。
ワークフローのグループおよびレポートの詳細は、『Oracle Fusion Middleware WebCenter Sites管理者ガイド』を参照してください。 |
アセットはワークフローに割り当てることができます(ただし、必ずしもそうする必要はありません)。ワークフローは、適切な時期に適切なユーザーにタスクを割り当てることによって、一連の編集タスク(状態)を通じてアセットをルーティングします。特定のアセット、または特定タイプのアセットすべてをワークフローに割り当てることができます。
アセットは、サイトの構成方法に応じて、自動的に(たとえば新しいアセットの作成時)ワークフローに割り当てることもできますし、手動割当ても可能です。ワークフロー・システムによりWebCenter Sitesでは、ユーザーへのアセットの割当てを指示および追跡し、ユーザーの権限でそうしたアセットに行うことができる操作を指定できます。
アセットに対して実行される編集タスクのフローに加えて、ワークフロー内の各箇所でそうしたタスクを実行する権限を与えられたユーザーがワークフロー・プロセスによって定義されます。ワークフロー管理者は、アセット・タイプごとに必要に応じていくつでもワークフロー・プロセスを定義できます。
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注意: ワークフロー中に、ある個人から次の個人にアセットは電子的に転送されません。転送されるのは、アセットに対する権限です。アセット自体は、ワークフロー・プロセス全体を通じて、およびWebCenter Sitesでのその存在中に、データベース内の元の場所に残ります。 |
ワークフロー・プロセスは一連の状態を定義します。状態は、その時点でのアセットのステータスを表すワークフロー・プロセス内のポイントです(たとえば、"Ready to Edit"、"Ready for Approval"など)。
状態は、ステップごとに特定の順序で相互にリンクされます。ステップは、状態間のアセットの移動です。ワークフロー・ステップを作成することによりワークフローの状態が特定の順序でリンクされるので、ワークフロー・プロセスでステップを作成することによりプロセスが編成されます。各ステップで、アセットは開始(起点)状態から終了(終点)状態に移動します。管理者は、ワークフロー・プロセスの作成時に状態を定義し、そうした状態を適切なステップを通じてリンクします。
ステップおよび状態は名前を持ちます。たとえば、FirstSite IIサンプル・サイトの"Send for Approval"は、"Ready to Edit"状態から開始し、"Ready for Approval"状態に至るステップです。アセットは、複数のステップによってある状態から別の状態に移動できます。たとえば、承認の準備が完了したアセットが事実に関するエラーまたはスタイルの問題のために却下され、各タイプの拒否について個別のステップが適用されることがあります。
アセットはロール別にユーザーに割り当てられます。アセットがワークフローを進行すると、次の状態のアセットに対して作業する権限を有するロールのユーザーにアセットが各ステップで割り当てられます。各ステップについて、アセットに対する作業を完了し、ワークフローを通じて引き続き移動する権限を有する少なくとも1つのロールが存在します。場合によっては、適切なロールを保持するユーザーがステップの選択ができます。たとえば、承認者ロールを保持するユーザーが承認のために自身に割り当てられたアセットを承認するかまたは却下できます。
WebCenter Sitesにログインすると、ダッシュボード(「ホーム」タブ)の「割当て」セクションに、現在のワークロードのサマリーが表示されます。ここから、自身に割り当てられたアセットにアクセスできます。アセットに対する作業が完了したら、「割当ての終了」機能を使用してワークフローの次のステップを起動します。これで、ワークフロー・プロセスがアセットを次の状態に移動し、適切なユーザーにアセットを割り当てます。ステップを条件付きにできることに注意してください。つまり、特定の条件が満たされるまで、一部のユーザーまたはすべてのユーザーがステップを実行することを阻止できます。
WebCenter Sitesのユーザーは、自身を識別しWebCenter Sitesにログインするために使用するWebCenter Sitesユーザー名を割り当てられた個人です。ユーザーの可能な操作、または可能でない操作は、管理者によってそのユーザーに割り当てられるロールによって決定します。
ロールは、ワークフローのコンテキストで特定の機能を実行する権限を付与することにより、CMサイトのユーザーの機能を記述および特定します。こうした権限は、機能権限と呼ばれています。
ワークフロー・プロセスは、(個人ユーザーではなく)ロールに適切な機能権限を付与します。アセットがワークフローに割り当てられた場合にのみ、機能権限が強制されます。機能権限は、ユーザーのロールだけでなく、アセットの状態およびアセットがユーザーに割り当てられているかどうかによっても異なります。
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注意: 機能権限はユーザーのロールを通じてユーザーに付与されるので、ユーザー・レベルで管理者によって割り当てられるアクセス許可とは無関係に機能します。 たとえば、ユーザーは通常、コンテンツ・アセットを編集する権限を持たない場合がありますが、編集者ロールを持ち、コンテンツ・アセットのワークフロー・プロセスに参加し、編集するアセットが適切なワークフロー状態にあるときには、そのような操作を行う機能権限を有します。 |
ワークフロー・プロセスの特定のワークフロー状態により必要とされる各ロールは、参加ロールです。参加ロールは、ワークフロー・プロセス内の各状態について管理者によって選択されます。したがって、割り当てられたロールがそのワークフロー状態によって必要とされるロールと一致する各ユーザーは、ワークフロー・プロセス内の該当する状態に対する参加者になり、該当する状態から次の状態に至るワークフロー・ステップを行う権限が付与されます。
管理者が別途指定しなければ、ワークフローに配置されたアセットは、指定のロールに対して使用可能なすべての参加者に割り当てられます。ただし、管理者による特定のワークフロー・ステップの構成方法に応じて、各参加ロールで使用可能な参加者のうちから適切な割当て先を選択することによって、特定のアセットを使用可能なユーザーを限定できます。
割当て先は、特定の割当てについて作業するために選択されたワークフロー参加者です。割当て先はワークフローにアセットを割り当てるときに設定されますが、アセットがすでにワークフロー・プロセス内にある場合に異なる割当て先を選択できる場合もあります。ワークフロー・プロセスへの割当て先の選択方法は、管理者がワークフロー・プロセス内のステップに対して行う構成によって決定します。ワークフロー・ステップは、特定のロールを割り当てられたユーザーによる割当て先の選択が可能になるように構成できます。ただし、ワークフロー・ステップも、指定のロールを有するすべてのユーザー、またはアセットを作成したユーザーにのみアセットを自動的に割り当てるように構成できます。
ワークフロー内の指定アセットに対して割当て先が設定されている場合、ワークフロー・プロセスによりアセットの状態が変更される前に、選択された割当て先にのみ割当てリスト内のアセットが表示され、割当てを完了できます。
割当ては、選択された参加者(割当て先)が作業する(または作業することが想定される)アセットです。参加者がロールを実施する必要がある状態にアセットが進むとすぐに、そのアセットは参加者の割当てリストに表示されます。
標準的なワークフロー設計では、ワークフローの割当てが与えられたときに電子メール通知が生成されます。(「ホーム」タブにある)ダッシュボードの「割当て」セクションで、割当ての更新済リストをいつでも表示できます。
各ワークフロー状態には、関連する割当て完了予測時間(期限)があります。管理者が適切な権限を付与している場合、次の割当てのデフォルトの推定値をオーバーライドできます。
割当て期限が近づくと、予測完了時間を基準とする時間に基づくイベントとして、電子メール通知の形式で、関連する割当てアクションをトリガーできます。次に例を示します。
割り当てられたユーザーは、割当ての期限日の1日前にアラームを受信します。
割り当てられたユーザーおよびワークフロー開始者は、割当ての期限日に警告を受信します。
開始者は、割当てが完了しなかった場合に、期日の翌日に通知を受信します。
ワークフローに参加している場合、投票ができます。投票とは、現在のワークフロー状態によって必要とされるタスク(記事の編集など)を完了し、WebCenter Sitesデータベースへの変更を確定した後(アセットの保存)、現在の状態から次の状態にアセットを移動するワークフロー・ステップを実行することです。投票を行うには、「割当ての終了」機能(ダッシュボードの「割当て」セクションで選択可能)を使用するか、アセットのステータスを表示して、「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニュー(アセットの操作中にメニュー・バーの「表示」→「ステータス」を選択してアクセス可能)を使用して割当てを終了します。指定のロールを有する複数の参加者に割当てがある場合、管理者によってワークフローがどのように設定されたかに応じて、アセットを次の状態に移動する前に、1票またはすべての投票が行われている必要があります。
ワークフロー・プロセスでのロールに応じて、割当ての終了を投票するとき、たとえば自身が承認者であり現在の割当てがパブリッシュについてアセットを承認または却下することであるときに、割当ての終了時に選択に応じてパブリッシュについてアセットを承認するステップ、または事実に関するエラーにより却下するステップを起動するなど、実行するステップを選択できる場合があります。投票時に、選択したステップが自身と同じロールを持つ他の割当て先により選択されたステップと相違しなければ、アセットは次のワークフロー状態に移動します。
なんらかの理由で割当てを完了できない場合、その特定のロールおよび(または)ステップについて最後の(または唯一の)投票でないかぎり、投票を棄権できます。棄権しても、割当ては残りますが、アセットはワークフローにおいて続行できます。気が変わったときは、アセットが次の状態にまだ移動していないかぎり、再び投票することにより棄権を撤回できます。
割当て先が指定のワークフロー状態に対して投票を行うと(つまり、ステップを実行すると)、アセットがある状態から次の状態に移動します。ワークフロー・プロセスの定義時に管理者は、各ステップが全員投票であるかどうか、つまりアセットが次の状態に移動するためにすべての割当て先が投票する(ステップを実行する)必要があるかどうかを決定します。デフォルトでは、ステップは全員投票ではありません。つまり、指定のワークフロー状態で投票する最初の割当て先によりアセットのフローが決定し、そのワークフロー状態に対する残る割当て先の割当ては取り消されます。管理者がステップを全員投票として設定した場合は、すべての割当て先が投票するまでアセットが現在のワークフロー状態に留まり、すべての割当て先が投票するとアセットが次の状態に移動します。
ステップに選択肢があり、各ステップが全員投票である場合、デッドロックの可能性があります。すべての割当て先が投票する必要がある場合で、実行するステップについて投票で同意されない場合にデッドロックが発生します。ワークフロー・プロセスには通常、電子メール通知をすべての割当て先宛に生成するためのデッドロック・アクションが含まれ、これによって投票数を示し再投票で多数側を支持するようにすべての割当て先にアドバイスします。デッドロックは、関連するすべてのユーザーに対して追加作業を発生させるので、可能な場合は必ず回避してください。また、作業の流れが妨げられないように、可能なかぎり迅速に解決してください。
FirstSite IIサンプル・サイトには、作成からパブリッシュの承認に至るまで、様々なタイプのアセットをガイドする6つのサンプル・ワークフロー・プロセスが含まれます。このサンプル・ワークフローは可能な5つのステップにより3つの状態を通じて遷移する単純なものですが、ワークフロー・プロセスがどのように機能するかを示すには十分です。この項は、FirstSite IIサンプル・サイトに含まれるFSII: Approval for Contentサンプル・ワークフロー・プロセスに基づきます。
FSII: Approval for Contentサンプル・ワークフロー・プロセスには、作成者、エディタ、承認者および管理者のロールが参加します。各ロールは、1人の参加者のみを持ちます(大半の場合、組織では複数のユーザーが各ロールに参加するより複雑なプロセスが存在します)。こうしたロールのいずれかの参加者は、自動的にFSII: Approval for Contentワークフローに割り当てられる新規のコンテンツ・アセットを作成できます。このアセットを作成することによって、ワークフローが起動します。次に、アセットは作成者から承認者まで移動します。承認者は、アセットを承認するか却下できます。承認者がアセットを却下した場合は、エディタに戻ります。管理者は、ワークフロー内の任意の時点で作成者、エディタおよび承認者の機能を実行できるほか、追加変更のためにすでに承認されたアセットをエディタに戻すことも可能です。
FirstSite IIサンプル・サイトには、FSII: Approval for Contentというサンプル・ワークフロー・プロセスが含まれます。プロセスの流れを図16-1に示します。
このワークフロー・プロセスのステップおよび状態を表16-1に示します。
表16-1 状態およびステップ
| アセットの状態... | 手順 | 説明 | アセットの移動先の状態... |
|---|---|---|---|
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なし |
Create |
ContentAuthorロールを持つユーザーは、FSII: Approval for Contentワークフローに自動的に割り当てられるコンテンツ・アセットを作成します。 |
Ready to Edit |
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Ready to Edit |
Send for Approval |
ContentEditorロールを持つユーザーは、割当てに関する電子メール通知を受信します。エディタは、割当てを完了するためにアセットを修正します。 |
Ready for Approval |
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Ready for Approval |
Reject |
Approverロールを有するユーザーは、割当てに関する電子メール通知を受信します。 承認者は、事実に関するエラーのためにアセットを却下することにより割当てを完了します。この拒否により、エディタへの通知がトリガーします。エディタは修正を行い、承認のためにアセットを再送信する必要があります。 |
Ready to Edit |
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Ready for Approval |
Approve and Lock |
承認者は、アセットを承認することにより割当てを完了します。 選択した宛先について、WebCenter Sitesデータベース内でアセットに"パブリッシュ準備完了"のフラグが付けられます。 |
Approved and Locked |
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Approved and Locked |
Return for Edit |
(Workflow Adminロールを保持する)ワークフロー管理者は、アセットをレビューし、追加情報によりコンテンツを更新する必要があるかどうかを判断します。 次にワークフロー管理者は投票を使用して、リビジョンのためにエディタにアセットを戻します。 |
Ready to Edit |
この項では、FSII: Approval for Contentワークフロー・プロセスを通じたコンテンツ・アセットの標準的なフローについて説明します。
1. 作成者はアセットを作成し、コンテンツを書き込みます。
このプロセスは、作成者のコンラッド氏がコンテンツ・アセットを作成すると開始します。FirstSite IIサンプル・サイトのコンテンツ・アセット・タイプは、新規の各コンテンツ・アセットが自動的にワークフローに配置されるように構成されるので、コンラッド氏のアセットはFSII: Approval for Contentワークフロー・プロセスに自動的に配置されます。コンラッド氏はコンテンツを書き込み、コンテンツ・アセットを保存します。
コンラッド氏がアセットを保存すると、ワークフロー・プロセスによりアセットの状態が自動的に"Ready to Edit"に変更され、アセットがエディタのコニー氏に割り当てられ、コニー氏に新規の割当てに関する電子メール通知が送信されます。
2. エディタはアセットを編集し、承認のために送信します。
エディタであるコニー氏がログインすると、割当てリストを確認し、編集のためにコンテンツ・アセットを開きます。そしてコンテンツを読み、句読点をいくつか修正します。作業が終わったら、コニー氏は変更内容を保存した後、承認のためにアセットを送信する投票を行います。
ワークフロー・プロセスにより、アセット状態が"Ready for Approval"に変更され、それが承認者であるナポレオン氏に割り当てられ、ナポレオン氏に新規の割当てに関する電子メール通知が送信されます。
3. 承認者がアセットを承認します。
承認者であるナポレオン氏は、すでにログインしています。したがって、この電子メールを受信すると、ダッシュボードの「割当て」セクションにアクセスして割当てリストを表示します。ナポレオン氏は、新たに割り当てられたコンテンツ・アセットを開き、それを調べます。そして問題はないでアセットの承認に投票できますし、このワークフロー・プロセスに対して却下できます。ワークフロー・プロセスにより、両方のオプションが提示されます。
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注意: 同じロールを有する複数のユーザーが指定のワークフロー状態で同じ割当てを持つ場合、最初の投票によりアセットの次の状態が決定します。 たとえば、FSII: Approval for Contentワークフロー・プロセスには、パブリッシュに対するアセットの承認時に、ともに投票可能な2人の承認者ユーザーが含まれていました。そして、2人の承認者ユーザーのいずれかによる拒否で、他方のユーザーの割当てが取り消され、アセットがエディタに戻ります。 管理者のワークフローの設定によっては、このような不同意によりデッドロック(第16.1.5項「デッドロック」を参照)が生じる場合があります。こうしたデッドロックは、アセットを以前の状態に戻すか、次の状態に移動する前に解決する必要があります。 |
ナポレオン氏が投票によってアセットを承認したので、ワークフロー・プロセスはアセットの状態を"Approved and Locked"に変更し、データベース内でアセットに"パブリッシュ準備完了"のフラグを立てます。アセットは、次のパブリッシュ・セッションでWebサイトにパブリッシュされます。
4. ワークフロー管理者は、エディタに戻ります。
新しい情報が使用可能になった場合は、アセットにそれを追加する必要があります。この場合にワークフロー管理者は、レビューおよび更新のためにアセットをコニー氏に戻す投票をワークフロー・プロセスでできます。
ワークフロー・プロセスによりアセットの状態が自動的に"Ready to Edit"に変更され、アセットがエディタのコニー氏に割り当てられ、コニー氏に新規の割当てに関する電子メール通知が送信されます。
コニー氏が割当てを終了するときに、Webサイトに再度パブリッシュするには、更新済アセットの再承認が必要です。
ワークロードを管理するために、(「ホーム」タブにある)ダッシュボードの「割当て」セクションにアクセスすることにより、現在の割当てのリストおよびそのステータスを確認できます。
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注意: インタフェースで作業しているときに、新規の割当てが与えられ、現在の割当てのいずれかを完了することによって、割当てリストが変更されることがあります。割当てを最新に維持するために、割当てリストを定期的に確認してください。 |
ワークフローの割当てのリストを表示するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。次に、ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
ダッシュボードの「割当て」セクションに、ワークフローの割当てリストが表示されます。
このリストには、アセットの名前、ワークフロー・プロセスで実行するアクション、アセットを割り当てたユーザーの名前、および割当ての完了期限までに残る日数に関する情報が示されます。
アセットの名前をクリックし、調査ビューでアセットを開きます(フォーム・モードまたはWebモードのいずれか)。また、リスト内でアセットを右クリックして、アセットの編集ビューを開くかアセットをプレビューできます。
次の各項では、Contributorインタフェースで使用するワークフロー機能について説明します。これらの機能は、アセットの操作中にメニュー・バー(「表示」→「ステータス」を選択)から使用可能です。機能権限に応じて、説明された機能のいくつかが使用可能ではない場合もあります。
この項では、次のトピックについて説明します。
アセットは、自動または手動でワークフローに割り当てることができます。
管理者は、選択したアセット・タイプについて、自動ワークフローの割当てを設定します。こうしたタイプの新規アセットを作成する場合、アセットはアセット・タイプに割り当てられたワークフロー・プロセスに自動的に配置されます。自動ワークフロー割当てが設定されているアセット・タイプについては、管理者に問い合せてください。
選択したアセット・タイプにワークフロー・プロセスが割り当てられていれば、適切な権限を有するユーザーが手動でワークフロー割当てを使用できます。
ワークフローに手動でアセットを割り当てるには
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注意: ワークフローにアセットを割り当てるには、管理者がまず対象のアセット・タイプのアセットに1つ以上のワークフロー・プロセスを割り当てる必要があります。そうでない場合、ワークフローにアセットを割り当てることはできません。どのワークフロー・プロセスがシステム上のどのアセット・タイプで使用可能であるかについては、管理者に問い合せてください。 |
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
ワークフローに配置するアセットを見つけて開きます。次のいずれかを行います。
適切なアセットを探して開きます。
「検索」フィールドで、アセットを特定する検索条件を指定して、虫めがねボタンをクリックします。
「検索」タブが開き、検索結果が表示されます。
検索結果のリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
以前にこのアセットにブックマークを付けている場合は、「ワーク」ツリーの「ブックマーク」ノードから開きます。
「ワーク」ツリーで、「ブックマーク」ノードを開きます。(「ワーク」ツリーが閉じられている場合は、「ワーク」バーをクリックして開きます。)
ブックマークを付けたアセットのリストが「ブックマーク」ノードの下に表示されます。
ブックマークを付けたアセットのリストで、目的のアセットの名前をダブルクリックします。
検索の詳細は、第6章「アセットの検索と編成」を参照してください。
アセットの「調査」ビュー(フォーム・モードまたはWebモード)を表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「ワークフローの選択」を選択します。
図16-3に示すように、「ワークフローの選択」フォームがタブに表示されます。
「ワークフロー・プロセス」ドロップダウン・メニューで、ワークフロー・プロセスを選択します。
ワークフロー・プロセスに関連する各ロールの割当て先を選択する必要があるワークフロー・プロセスの構成では、「参加者の設定」ボタンが表示されます。次を実行します。
「参加者の設定」をクリックします。
このタブに「参加者の設定」フォームが表示されます。
各ロールについて少なくとも1人のユーザーを選択した後、「参加者の設定」をクリックします。
選択した各参加者は、このアセットに対して対応するロールの割当て先になります。
(オプション)「実行するアクション」フィールドで、割当てを受ける個人の簡単な説明を入力します。
「ワークフローの選択」をクリックします。
管理者がワークフロー・プロセスの最初のステップで割当て先の選択を有効にしている場合、このタブには「割当て先の選択」フォームが表示されます(図16-4を参照)。
このような場合は、各ロールについて少なくとも1人のユーザーを選択した後、「割当て先の設定」をクリックします。
アセットのステータス・サマリー画面がタブに再表示されます(図16-5を参照)。
この時点でアセットはワークフローに配置されます。次の状態で必要とされるロールを有する参加者は通常、その割当てに関する電子メール通知を受信します。
プロセスの期限は、アセットがワークフロー・プロセスをパス・スルーするために割り当てられた総時間です。デフォルトでは、プロセスの期限は設定されません。この期限は、この項で後述する割当て期限とは無関係です。つまり、個々の割当て期限の合計は、必ずしもプロセスの期限に一致するわけではありません。
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注意: 期限は情報専用: 期限が超過してもシステムでエラー・メッセージが出力されたりペナルティが課されることはありません。 |
プロセス期限を設定するには、ワークフロー管理者がまず次のことを実行する必要があります。
このワークフロー・プロセスに対して、プロセスの期限を設定できるようにすること。
ワークフロー管理者のロールがワークフロー・プロセスに対して割り当てられているか、適切な機能権限が付与されていること。
前述の条件がともに満たされる場合にのみ、プロセス期限設定オプションを利用できます。適切な権限があるかどうか、および対象のワークフロー・プロセスに対してプロセス期限を設定できるかどうかについては、管理者に問い合せてください。
プロセスの期限を設定するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
プロセスの期限を設定するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、プロセスの期限を設定するアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「プロセスの期限の設定」を選択します。
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注意: ドロップダウン・メニューに「プロセスの期限の設定」機能が表示されない場合は、ここで中止します。機能が管理者によって有効にされていないか、アクセスに適切な権限がありません。 |
「プロセスの期限の設定」フォームがタブに表示されます(図16-6を参照)。
「プロセスの期限の設定」フィールドで、「期限」ラジオ・ボタンを選択した後、日付ピッカーを使用して日付を選択します。
プロセスの期限を設定する場合、ワークフロー・プロセス内でのアセットの位置、および残りステップの累積時間について考慮する必要があります。デフォルトでは、プロセスの期限は設定されていません。
「保存」をクリックします。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
割当て期限は、ワークフローを通じたアセットの進行に伴って割当ての完了のために割当て先に割り当てられた時間です。この期限は、この項で前述したプロセスの期限とは無関係です。つまり、個々の割当て期限の合計は、必ずしもプロセスの期限に一致するわけではありません。
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注意: 期限は情報専用: 期限が超過してもシステムでエラー・メッセージが出力されたりペナルティが課されることはありません。 |
割当て期限を設定するには、ワークフロー管理者がまず次のことを実行する必要があります。
このワークフロー状態に対して、割当て期限を設定できるようにすること。
ワークフロー管理者のロールがワークフロー・プロセスに対して割り当てられているか、適切な機能権限が付与されていること。
前述の条件がともに満たされる場合にのみ、割当て期限設定オプションを利用できます。適切な権限があるかどうか、および対象のワークフロー状態に対して割当て期限を設定できるかどうかについては、管理者に問い合せてください。
割当て期限を設定するには
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注意: この手順では、アセットの調査ビューから割当て期限を設定する方法について説明します。また、アセットの割当てを完了するときに、割当て期限を設定できます。このような場合は、「割当ての終了」フォームには「割当て期限」フィールドが含まれます。 |
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
割当て期限を設定するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、割当て期限を設定するアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「割当て期限の設定」を選択します。
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注意: ドロップダウン・メニューに「割当て期限の設定」機能が表示されない場合は、ここで中止します。機能が管理者によって有効にされていないか、アクセスに適切な権限がありません。 |
「割当て期限の設定」フォームがタブに表示されます(図16-7を参照)。
「割当て期限の設定」フィールドで、日付ピッカーを使用して日付を入力します。デフォルトの割当て期限は、ワークフロー状態の定義で管理者によって設定されます。たとえば、FSII: Approval for Contentサンプル・ワークフローでは、各状態に現在の日時からの1年間の期間が含まれます。
「保存」をクリックします。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
割当て作業を完了した後、アセットがワークフローを通じて引き続き移動できるように、終了した旨をシステムに通知する必要があります。
アセットの割当てを終了するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
該当するアセットの「割当ての終了」フォームにアクセスします。次のいずれかを行います。
現在アセットで作業中の場合:
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「割当ての終了」を選択します。
アセットがすでに開いている場合:
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
割り当てられたアセットのリストで、該当するアセットの行を選択した後、「割当ての終了」をクリックします。
「割当ての終了」フォームが表示されます(図16-8を参照)。
次の要領でフォームに入力します。
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注意: この手順は、(「割当ての終了」ボタンの隣にある)「取消」または(アセットのツールバーにある)「戻る」のいずれかをクリックすることにより、いつでも取り消すことができます。 |
ワークフロー・プロセスに複数の参加者のロールが含まれる場合、「割り当てられたユーザー・ロール」フィールドで、この割当てを終了するロールを選択します。
(オプション)「実行されたアクション」フィールドで、アセットに対して完了した作業の簡単な説明を入力します。
(オプション)「実行されたアクション」フィールドで、アセットに対して作業する次の個人に関する簡単な提案を入力します。
ワークフロー・プロセスの次のステップで割当て期限の設定が有効である場合、「割当て期限」フィールドが表示されます。
「割当て期限」フィールドで、次の割当てに対して割り当てられた時間をオーバーライドする場合は、「期限」ラジオ・ボタンを選択した後、日付ピッカーを使用して日付を入力します。日付を指定しない場合、割当ての期限は、次のワークフロー状態によって決定される時間内になります。
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注意: この機能は、ワークフロー管理者によって有効にされた場合にのみ表示されます。 割当て期限を設定するために、ワークフロー・プロセスに管理ロールまたは他の適切な権限を含める必要があります。詳細は、第16.4.3項「割当て期限の設定」を参照してください。 |
「割当ての終了」をクリックします。
割当ての終了時に次のステップの割当て先を選択することを必要とする設定を管理者がワークフロー・プロセスで行った場合、WebCenter Sitesには「割当て先の選択」フォームが表示されます(図16-9)。
表示されている各ロールについて少なくとも1人のユーザーを選択した後、「割当て先の設定」をクリックします。
このタブには、アセットのステータス・サマリー画面(図16-10)が表示され、「ワークフロー状態」フィールドおよび「ワークフロー履歴」フィールドに変更内容が表示されます。これらのフィールドの詳細は、第16.4.11項「アセットのワークフロー進捗状況の確認」を参照してください。
割当ての完了後の処理は、管理者による次のワークフロー・ステップの設定方法に応じて異なります。次の5つのオプションがあります。
参加者リストからの割当て: 自身(または適切な権限を有する他のユーザー)がワークフローにアセットを割り当てると、アセットがロールを必要とするワークフロー状態になったときにその各ロールのどの参加者に割当てを適用するかを決定できます。これは、ワークフローを通じてアセットを移動するためのデフォルトのメカニズムです。
ステップ実行時に割り当てられるユーザーを選択: このオプション(手順5で説明)は、前述した「参加者リストからの割当て」オプションと似ていますが、どのワークフロー状態で誰に割当てが適用されるかをワークフローの最初に事前に決定するのではなく、ステップごとに次のワークフロー状態の割当て先をリアルタイムに選択します。
割り当てられたユーザーを「開始状態」に維持: 次の状態へのアセットの移動時に割当てを維持します。これによって、その状態のアセットで引き続き作業できます。おそらく、割当てを維持することが適切である理由は明らかになっていると思われますが、そうでない場合はWebCenter Sitesを参照するか、ワークフロー管理者に問い合せてください。
全員への割当て: 現在のワークフロー・プロセスに参加するロールを保持するすべてのユーザーにアセットは割り当てられます。
割当てがありません: アセットが次の状態に移動すると、ワークフロー内に残り、ワークフロー・プロセスに対して定義された機能権限が強制されます。ただし、アセットは誰にも割り当てられません。また、参加者のロール単独で(割り当てられた機能権限を通じて)、アセットに対して誰がどのように作業できるかが決まります。
割当てリストのレビュー時に、特定の割当てを完了できないことが判明する場合があります。たとえば、割当ての期日が予定していた休暇期間中に当たることに気付く場合が考えられます。このような状態で、別のユーザーがアセットに対して同じ割当てをまだ持たない場合に、同じロールを持つ別のユーザーに割当てを委任できます。つまり自身および別のユーザーがともに編集者ロールを持つ場合、他のユーザーに編集者ロールを通じてすでにアセットが割り当てられているときは、別のユーザーにアセットを委任できません(このアセットは、異なるロールまたは別のワークフロー・プロセスを通じてユーザーに割り当てることができます)。
割当てを委任するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
別のユーザーに委任するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「割当ての委任」を選択します。
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注意: ドロップダウン・メニューに「割当ての委任」機能が表示されない場合は、ここで中止します。この機能にアクセスする適切な権限がないか、または割当てを委任できるロールのユーザーが他にいません。 |
図16-11に示すように、「割当ての委任」フォームがタブに表示されます。
ワークフロー管理者のロールを持ち、ワークフロー・プロセスのこのステップに同じロールを持つ複数のユーザーが割り当てられている場合、「割当て先」フィールドにドロップダウン・メニューが表示されます。「割当て先」ドロップダウン・リストで、別のユーザーにかわって割当てを委任する場合、割当てを委任するユーザーを選択します。それ以外の場合は、自身のユーザー名を選択します。
「委任先」フィールドで、割当てを委任するユーザーを選択します。
(オプション)「実行されたアクション」フィールドで、アクションに関するコメントを入力します。
「委任」をクリックします。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。フィールドに「ワークフロー履歴」表が表示されない場合は、「ワークフロー履歴を参照するにはここをクリックしてください。」リンクをクリックします。委任した割当てについて、「タスクのステータス」列に委任結果が示されます。
このアクションではまた、サイトがそのように構成されていれば、新規の割当て先に宛てた通知電子メールがトリガーされます。
ワークロードの負荷が高すぎることや、場合によっては適切でないロールに任命されたことなどの理由で、特定の割当てを処理できないことがあります。このような場合、その特定のロールおよび(または)ステップに対して最後の(または唯一の)投票でないかぎり、投票を棄権(つまり、参加を放棄)できます。棄権しても、割当ては残りますが、アセットはワークフローにおいて続行できます。
割当てに対する投票を棄権するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
投票を棄権するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、投票を棄権するアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「投票の棄権」を選択します。
このタブには、「投票の棄権」フォーム(図16-12)が表示されます。
ワークフロー・プロセスに複数の参加者のロールが含まれる場合は、「割り当てられたユーザー・ロール」フィールドで、この割当てに対する投票を棄権するロールを選択します。
(オプション)「実行されたアクション」フィールドで、棄権の簡単な説明を入力し、「投票の棄権」をクリックします。
アセットのステータス・サマリー画面(図16-13)がタブに表示されます。棄権結果が「ワークフロー状態」フィールドに示されます。棄権によって割当てが取り消されるわけではないことに注意してください。
デッドロックは、アセットを次の状態に移動するステップの選択肢があり、各ステップですべての割当て先が投票する必要がある場合に発生することがあります。単一ステップの賛意について投票が一致しない場合、デッドロックが生じます。
デッドロックの解決では、意見の一致を得るための割当て先間のオフラインによる通信および交渉が行われることが多く、デッドロックはそれ自体で全関係者に追加作業を発生させるので、可能な場合は必ず回避してください。デッドロックが発生した場合、ワーク・フローの遅延を最小限に抑えるために、可能なかぎり迅速に解決してください。
デッドロックを解決するには、同意の形成のために一部の参加者が投票を変更する必要があります。自身の投票によりデッドロックが生じた旨の電子メール通知を受信した場合は、デッドロックを解消するために再投票する必要があります。
デッドロックを解決するには、次のいずれかのことを行います。
第16.4.4項「割当ての終了」の説明に従って、割当てに対する再投票で、割当てを終了するための選択を行います。
場合によっては、投票を棄権に変更して、アセットを次のワークフロー状態に移動できるようにすることで、デッドロックを解決することもできます(第16.4.6項「投票の棄権」を参照)。
権限がある場合は、ワークフローからアセットを除去できます。ワークフローからアセットを除去すると、アセットの割当てがすべて取り消されます。
ワークフローからアセットを除去するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
ワークフローから除去するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「ワークフローからの除去」を選択します。
「ワークフローからの除去」フォームがタブに表示されます(図16-14を参照)。
ワークフローからアセットを除去しても問題ないことを確認したら、「ワークフローからの除去」をクリックします。(そうでない場合は、「取消」をクリックします)。
タブに、アセットのサマリー画面が表示されます。「ワークフロー・プロセス」フィールドに除去結果が示されます。アセットのすべての割当てが自動的に取り消されます。
アセットの参加者(割当て先)のリストを調べる手順は、次のとおりです。
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
参加者リストを表示するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「参加者の表示」を選択します。
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注意: ドロップダウン・メニューに「参加者の表示」機能が表示されない場合は、ここで中止します。管理者が機能を有効にしていないか、アクセスに適切な権限がありません。 |
「参加者の表示」サマリー画面がタブに表示されます(図16-15を参照)。
ワークフロー・プロセスの各ステップについて、「参加者の表示」サマリーに次の内容が表示されます。
ステップ: アセットの現在のワークフロー・プロセスに含まれるステップ。
認可ユーザー: アセットの割当てを持つ場合にワークフロー・プロセスの次のステップを実行する権限が付与されたユーザー。
通知ユーザー: アセットの次の割当てを取得するユーザー。
リストの確認が終了したら、アセットのツールバーの「戻る」アイコンをクリックして、アセットの調査ビューに戻ります。
ワークフローにアセットを配置して、ワークフロー・プロセスの各ロールについて割当て先を選択した後、特定のロールの割当て先として指定のユーザーを含めていないことに気付く場合があります。また、特定のユーザーに対する割当てが誤っていることに気付く場合も考えられます。このような場合は、アセットがワークフローに配置されている間に、アセットの参加者のリストを変更できます。
ワークフロー参加者を設定するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
参加者を設定するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
「ワークフロー・コマンド」ドロップダウン・メニューで、「参加者の設定」を選択します。
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注意: ドロップダウン・メニューに「参加者の設定」機能が表示されない場合は、ここで中止します。管理者が機能を有効にしていないか、アクセスに適切な権限がありません。 |
「参加者の設定」フォームがタブに表示されます(図16-16を参照)。
このフォームで選択した各参加者は、このアセットに対して対応するロールの割当て先になります。
各ロール・リストでユーザーの名前を選択することにより、この割当てに対する適切な割当て先を選択します。
適切な割当て先を選択したら、「参加者の設定」をクリックします。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。新たに選択した割当て先が「ワークフロー状態」フィールドに示されます。
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注意: アセットがワークフロー・プロセスの各ステップを通過すると、参加者リストは更新されます。ただし、追加されたユーザーのロールに割り当てられたワークフロー状態にまだ到達していない場合にのみ、そのユーザーへの割当てが行われます。 |
アセットのワークフロー進捗状況を確認するには
WebCenter Sitesにログインして、作業するサイトを選択し、WebCenter SitesのContributorインタフェースのアイコンを選択します。
ワークフローの進捗状況を表示するアセットを見つけて開きます。
「ホーム」タブをクリックして、ダッシュボードにアクセスします。
ダッシュボードの「割当て」セクションに移動します。
アセットのリストで、目的のアセットの名前をクリックします。
調査ビューのアセットを(フォーム・モードまたはWebモードで)表示するタブが開きます。
メニュー・バーで、「表示」→「ステータス」を選択します。
タブに、アセットのステータス・サマリー画面が表示されます。
アセットのワークフロー・サマリーを示すフィールドに移動します(図16-17を参照)。
「ワークフロー・プロセス」フィールドには、アセットが現在通過しているワークフロー・プロセスが示されます。
「ワークフロー状態」フィールド(図16-18)には、アセットが現在ワークフロー・プロセス内のどこに位置するか、およびアセットが現在誰に割り当てられているかを示す表が示されます。
「ワークフロー履歴」フィールド(図16-19)には、アセットに対してこれまで完了した割当ておよび各割当ての結果を示す表が表示されます。リストの各行は、単一の割当てを表します。アイテムの順序は、最後に完了した割当てがリストの先頭に示されます。
「ワークフロー履歴」表が表示されない場合は、「ワークフロー履歴を参照するにはここをクリックしてください。」リンクをクリックして表を表示します。
表16-2は、"ステータス"および"ワークフロー履歴"のリストに含まれる列すべての定義を示しています。
表16-2 'ステータス'および'ワークフロー履歴'のリストに含まれる列
| 列 | 定義 |
|---|---|
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割当て先 |
各割当ての割当て先のユーザー名。ユーザーのロールは、ユーザー名の後のカッコ内に表示されることに注意してください。 |
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割当て者 |
アセットでの作業を終了しアセットを次の参加者に割り当てた割当て先のユーザー名。「ワークフロー履歴」リストで、(リストの最下部にある)この列の第1エントリには、ワークフロー・プロセスにアセットを割り当てた個人のユーザー名が表示されます。 |
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割当て日 |
アセットがユーザーに割り当てられた日時。 |
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実行するアクション |
アセットを割り当てたユーザーからの説明。割当ての終了時にその個人が「割当ての終了」フォームに入力したものです(第16.4.4項「割当ての終了」を参照)。テキストが列の幅より長い場合、テキストをクリックして全体を表示します。 |
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選択したステップ |
「割当ての終了」フォームで次のステップが選択されている場合、割当てを完了したユーザーにより指示されたステップ。 |
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実行されたアクション |
アセットに対してこのユーザーが行った作業に関する情報(フォームに情報が入力されている場合)。テキストが列の幅より長い場合、テキストをクリックして全体を表示します。 |
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解決者 |
アセットを次の状態に移動したアクションを行った個人。 |
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解決日 |
アセットを次の状態に移動したアクションが行われた日時。 |
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タスクのステータス |
割当てのステータス。可能な値は次のとおりです。
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