6ナレッジの管理
この章の内容は次のとおりです。
ナレッジの管理: 概要
ナレッジが使用可能なロケール、ナレッジ・ベースに含まれる記事のタイプ、その他の重要な機能など、ナレッジ・アプリケーションを管理できます。次のタスクを実行することで、ナレッジ・アプリケーションを管理できます。
-
アプリケーションのロケールをアクティブ化および非アクティブ化することにより、ロケールを管理します。
-
作成者がアクセスできるロケールを指定します。
-
新しいコンテンツ・タイプを定義して、新しいタイプの記事をナレッジ・ベースに追加します。
-
アプリケーション・ユーザーを管理します。
-
組織の「自分のナレッジ」ページを構成します。
-
ナレッジ・ベースが変更されたときに検索を更新するジョブを管理します。
ナレッジ・ロケールの管理: 概要
ロケールは、言語とその言語のバリアントが使用されている特定の地域を示します。ロケールを使用することで、言語と国または地域によってナレッジ・コンテンツを区別できます。ロケール固有の重要な違いには、規制、手順、住所、通貨、日付書式、国または地域固有の用語などがあります。
ナレッジは、アプリケーションでサポートされているすべてのロケールで使用可能です。使用するロケールをアクティブ化することにより、複数のロケールでナレッジを使用できます。ナレッジには、デフォルト・ロケールが構成されます。デフォルト・ロケールを組織のニーズに最適なものに変更できます。
ナレッジ・ロケールのアクティブ化と非アクティブ化: 手順
「ロケールの管理」ページからロケールを表示、アクティブ化および非アクティブ化できます。特定のロケールを検索したり、すべてのロケール、アクティブなロケールまたは非アクティブなロケールをリストできます。
作成者はアクティブなロケールを使用でき、そのロケールから記事を作成、翻訳および公開することが可能です。ロケールをアクティブ化すると、ユーザーが使用できるようになり、ロケールを非アクティブ化すると、使用できなくなります。ロケールを非アクティブ化した場合、ユーザーは、記事を追加または更新したり、検索や参照によって記事にアクセスすることはできません。非アクティブなロケールの記事は、データベースに残っています。ロケールのコンテンツを完全に削除するには、そのロケールのオブジェクトを削除してから非アクティブ化します。ロケールを再アクティブ化すると、そのコンテンツをユーザーが再び使用できるようになります。
ロケールをアクティブ化または非アクティブ化するには、次の手順に従います。
-
「設定および保守」に移動し、「設定」ドロップダウン・リストから「サービス」を選択します。
-
機能領域から「ナレッジ管理」を選択し、「ナレッジ・ロケールの管理」タスクを選択します。
-
アクティブ化または非アクティブ化するロケールのチェック・ボックスを選択します。
作成者のロケールの管理: 手順
ロケールを追加または削除して、記事の作成および編集を許可するロケールを作成者に割り当てます。ユーザーは自身に割り当てられたロケールでのみコンテンツを作成および管理できます。
「ナレッジ・ユーザー」ページには、選択した作成者について使用可能なロケールと割当済のロケールが表示されます。作成者のロケールを追加または削除するには、次の手順に従います。
-
ナビゲータで「ナレッジ・ユーザー」を選択します。
-
更新する作成者を探します。ユーザー名またはIDの一部あるいは完全なユーザー名またはIDを使用して検索できます。
-
追加または削除するオーサリング・ロケールを選択し、矢印アイコンをクリックしてロケールを割当済列に移動するか、割当済列から移動します。1回の操作で複数のロケールを選択したり、二重矢印を使用してすべてのロケールを選択することもできます。
コンテンツ・タイプ: 概要
コンテンツ・タイプでは、ナレッジ・ベース内の様々なタイプの記事を定義します。コンテンツ・タイプの定義は、特定の目的に使用される記事のオーサリング・テンプレートの役割を果たします。たとえば、ソリューションとFAQのコンテンツ・タイプがアプリケーションにあらかじめ組み込まれています。任意の数のコンテンツ・タイプを定義し、次のような要素など、コンテンツ・タイプごとに異なる要素を含めることができます。
-
タイトルなどのコンテンツ要素、および記事の本文を構成するテキスト・フィールド。
-
ロケール固有の記事、およびフィールド・レベルのタイトルと摘要。
-
コンテンツ・タイプに関連する製品およびカテゴリ。
-
オーディエンスに対する記事およびフィールド・レベルの表示許可。
コンテンツ・タイプの定義: 手順
ナレッジ・マネージャは、コンテンツ・タイプを定義できます。コンテンツ・タイプを作成するには、コンテンツ・タイプを定義し、コンテンツ・タイプのスキーマを定義して、コンテンツ・スキーマの詳細を定義します。
コンテンツ・タイプを定義するには、次の手順に従います。
-
ナビゲータから「設定および保守」を選択し、「設定」メニューから「サービス」オファリングを選択します。
-
「ナレッジ管理」機能領域を選択し、「ナレッジ・コンテンツ・タイプの管理」を選択します。
-
「+」記号をクリックして、コンテンツ・タイプの作成を開始します。
コンテンツ・タイプの定義
コンテンツ・タイプを定義するには、名前、オプションの摘要、プリフィクスID、追加ナレッジ・ベース・ロケールの名前と摘要など、基本情報を必要に応じて指定します。
コンテンツ・タイプ名に基づいて、参照キーが自動的に割り当てられます。コンテンツ・タイプ名を最初に入力した後で変更した場合、コンテンツ・タイプ・データを保存する前に、編集した名前に合わせて参照キーを編集できます。摘要は、作成者が記事を作成するときに参照するプレースホルダ・テキストとして表示されます。プリフィクスIDは、ナレッジ・ベース内で各記事について自動的に作成される記事IDの最初の部分となります。プリフィクスは、特定のコンテンツ・タイプに属する記事を識別するのに役立ちます。たとえば、ニュース記事コンテンツ・タイプにはプリフィクスNAを使用できます。文書IDプリフィクスでは数字と文字が使用可能です。
コンテンツ・タイプを定義するには、次の手順に従います。
-
コンテンツ・タイプの名前を入力します。
-
アプリケーションによって各記事に自動的に割り当てられるID番号のプリフィクスを入力します。
-
オプションの摘要を入力します。
-
ロケール・アイコンをクリックし、ロケールの編集ダイアログを使用して、追加ロケールについて翻訳した名前と摘要を入力します。
コンテンツ・スキーマの定義
コンテンツ・スキーマは、コンテンツ・タイプにおける記事の構造を表します。スキーマを定義するには、記事を構成する個々の要素を定義します。たとえば、要素のタイトル、要約、本文および関連情報を含むようにニュース記事コンテンツ・タイプの要素を定義できます。
記事内のフィールドを内部ユーザーに制限できます。たとえば、エージェントのみがアクセスできる情報を含む製品サポート文書を定義する必要がある場合があります。内部ユーザーとは、顧客サービス担当や顧客サービス・マネージャなどの内部ユーザー・グループを含むロールが設定されたユーザーです。ユーザー・グループを選択しなかった場合は、すべてのユーザーにフィールドが表示されます。
フィールドで許可されるコンテンツのタイプを選択できます。フィールド・タイプ・フィールドを使用して、テキストまたはフル・リッチ・テキストを選択します。フル・リッチ・テキスト・フィールドには、複雑な書式設定やマークアップに加えてイメージもサポートする、あらゆる機能を備えたテキスト・エディタがあります。テキスト領域では、シンプルなテキスト入力がサポートされます。作成者がフィールドに内容を入力する必要があるか、フィールドを空のままにすることができるかを指定することもできます。
コンテンツ・スキーマを定義するには、タイトル・フィールドを定義した後、必要な追加フィールドを定義します。オプションでそのコンテンツ・タイプへの添付を有効にします。
コンテンツ・スキーマ・タイトル・フィールドを定義するには、次の手順に従います。
-
タイトルを入力するか、デフォルトのままにします。タイトル・フィールドはすべてのコンテンツ・タイプに必要です。
-
タイトル・フィールドについてオプションの摘要を入力します。
-
ロケール・アイコンをクリックし、ロケールの編集ダイアログを使用して、追加ロケールについて翻訳した名前と摘要を入力します。
追加フィールドを定義するには、コンテンツ・タイプに必要なそれぞれの要素またはフィールドについて次の手順に従います。
-
「+」記号をクリックして、フィールドを追加します。
-
各フィールドについて名前と摘要を入力します。
-
ロケール・アイコンをクリックし、ロケールの編集ダイアログを使用して、追加ロケールについて翻訳した名前と摘要を入力します。
-
表示アイコンをクリックして、オプションでこのフィールドを内部ユーザーのみに制限します。
-
フィールド・タイプを選択して、各フィールドのテキスト要件を定義します。
-
チェック・ボックスを選択して、作成者がこのフィールドに内容を入力する必要があることを指定します。
そのコンテンツ・タイプへのファイル添付をユーザーに許可する場合は、ファイル添付を有効にするオプションを選択します。
コンテンツ・スキーマの詳細の定義
コンテンツ・スキーマの詳細では、コンテンツ・タイプが関連する製品、カテゴリおよびオーディエンスを定義します。製品やカテゴリを検索することも、スクロールして探すこともできます。リストから複数の項目を選択したり、二重矢印をクリックしてすべての項目を一方のリストから他方のリストに移動できます。作成者は、コンテンツ・スキーマの詳細で選択されたものの中から、記事に関連する製品やカテゴリを選択できます。
コンテンツ・スキーマの詳細を定義するには、次の手順に従います。
-
コンテンツ・タイプに関連付ける製品を選択します。
-
コンテンツ・タイプに関連付けるカテゴリを選択します。
-
このコンテンツ・タイプを内部ユーザーに制限する場合のみ、内部ユーザー・グループを選択します。
ファイル添付: 概要
作成者は、製品マニュアルやデータ・シート、ビデオなどのファイルをナレッジ記事に1つ以上添付できます。ポータブル・ドキュメント・ファイル(PDF)やモーション・ピクチャ(MP4)など、一般的なオフィス文書タイプを添付できます。エージェントはこれらの添付ファイルを使用してサービス要求を解決できます。
各記事に添付できるファイルの数は最大20個で、合計で100 MBまでの添付が可能です。作成者は記事の添付を更新および削除することもできます。
作成者が記事にファイルを添付できるようにするには、次を実行する必要があります。
-
コンテンツ・タイプでファイル添付を有効にします。
-
作成者に添付を許可するファイル添付タイプを制限します。
作成者がアップロードした添付の表示タイトルを変更できます。ファイル添付を有効化する方法の詳細は、「コンテンツ・タイプの定義: 手順」を参照してください。添付ファイル・タイプを制限する方法の詳細は、「ファイル添付タイプの構成: 手順」を参照してください。
ロールへのコンテンツ・タイプ権限の割当: 手順
コンテンツ・タイプ権限は、ユーザー・ロールが各コンテンツ・タイプに対して実行できる操作を示します。様々なコンテンツ・タイプについて異なる権限をロールに割り当てることができます。たとえば、ナレッジ作成者はFAQに対してあらゆる操作を実行でき、顧客サービス担当はそれらの表示のみができるようにすることができます。
ロールにコンテンツ・タイプ権限を割り当てるには、次の手順に従います。
-
ナビゲータで「ナレッジ・ユーザー」を選択します。
-
「ロール」をクリックして、ナレッジ・ロールおよびコンテンツ・タイプ権限のリストを表示します。
-
コンテンツ・タイプ権限を割り当てるロールを選択し、対応するコンテンツ・タイプのチェック・ボックスを選択します。
ナレッジ・ユーザーの管理: 説明
権限のあるユーザーは、「ユーザー」タブにアクセスして、ナレッジ・ユーザーをリストしたり、それらのユーザーのロールとステータスをレビューしたり、ユーザー・コンテンツ・ロケールを設定することができます。ナレッジ・ユーザーの定義は、アプリケーション設定の際に行います。ユーザー・ステータスには、アクティブ、非アクティブ、ロック済またはインポート済を設定できます。
ユーザーについては、次の詳細を表示できます。
-
ステータス
-
ユーザー・インタフェース・ロケール
-
セキュリティ・ロール
セキュリティ・ロールは、ユーザーがアクセスできるコンテンツとロケール、およびユーザーが実行できる処理を制御します。ユーザーのコンテンツ・ロケールは、ユーザー・プロパティ・パネルのユーザーの編集を選択することで編集できます。
ユーザーへのロールの付与: 手順
ユーザーがコンテンツを作成または管理できるようにするには、ユーザーに次のロールのいずれかを付与する必要があります。ユーザーにナレッジ・ロールを付与するには、ナレッジ・マネージャ・ロールが必要です。ユーザーにナレッジ・ロールを付与するには、次の手順を実行します。
-
アプリケーションにサインインし、ナビゲータから「セキュリティ・コンソール」を選択します。
-
メニューから「ユーザー」アイコンをクリックします。
-
ユーザー名の中の3文字以上を検索ボックスに入力して、ユーザーを検索します。
-
検索結果からユーザーを選択し、ユーザー・ログイン・リンクをクリックします。
-
ユーザー・アカウント詳細ページで「編集」をクリックします。
-
「ユーザー・アカウントの編集」ページで「ロールの追加」をクリックします。
-
「ロール・メンバーシップの追加」ダイアログ・ボックスで、検索ボックスに3文字以上を入力してロールを検索します。
-
検索結果からロールを選択し、「ロール・メンバーシップの追加」をクリックします。
-
確認ダイアログ・ボックスで「OK」をクリックし、「ロール・メンバーシップの追加」ダイアログ・ボックスで「完了」をクリックします。
付与したロールが「ユーザー・アカウントの編集」ページに表示されます。
「自分のナレッジ」ページの構成: 手順
「自分のナレッジ」ページは、「最近更新済」タブと「お気に入り」タブを追加することで構成できます。「自分のナレッジ」は、アプリケーション・コンポーザを使用してサンドボックスをアクティブ化、ページを構成、サンドボックスを公開することで構成します。サンドボックスは、この手順の一環として作成する必要があります。
サイト・レベルとロール・レベルの構成
「自分のナレッジ」ページをサイト・レベルおよびロール・レベルで構成できます。サイト・レベルの構成はロール・レベルの構成で上書きされます。
次の表に、ロールと、構成が表示されるレベルを示します。
| ロールを持つユーザー | 構成が表示されるかどうか |
|---|---|
|
顧客サービス担当 |
|
|
ナレッジ・アナリストとナレッジ・マネージャ |
|
|
顧客サービス担当、顧客サービス・マネージャ、ナレッジ・アナリスト、ナレッジ・マネージャ |
すべてのレベルで表示 |
アクティブなサンドボックスへのアクセスまたはアクティブなサンドボックスの作成
「自分のナレッジ」ページを構成するには、サンドボックスにアクセスできる必要があります。現在アクティブなサンドボックスにアクセスし、既存のサンドボックスをアクティブ化し、新しいサンドボックスを作成してアクティブ化できます。
サンドボックスにアクセスし、アクティブ化するには、「自分のナレッジ」ページのユーザー・アイコンをクリックして「設定およびアクション」メニューを開き、「サンドボックスの管理」を選択します。アクティブなサンドボックスがない場合は、「サンドボックスが必要」ダイアログで「サンドボックスのアクティブ化」を選択します。
サンドボックスが存在しない場合は、次の手順に従ってサンドボックスを作成し、アクティブ化します。
-
「サンドボックスの管理」ページで、「アクション」メニューを開き、「新規」を選択します。
-
「サンドボックスの作成」ダイアログ・ボックスで、サンドボックス名を入力し、「保存して閉じる」をクリックします。
-
確認ダイアログ・ボックスで「OK」をクリックします。
-
新しいサンドボックスを検索し、そのサンドボックスをデフォルトにします。
-
ダイアログ・ボックスで「はい」をクリックします。
-
「サンドボックスが必要」ダイアログで「サンドボックスのアクティブ化」を選択します。
ページへのコンテンツの追加
次のように、「自分のナレッジ」ホーム・ページにタブを追加します。
-
設定および処理のメニューを開き、「ページの編集」を選択します。
-
サイト・レイヤーを選択し、「OK」をクリックします。
-
「コンテンツの追加」をクリックして「コンテンツの追加」ダイアログを表示します。
-
ページに画像や移動可能なボックスなどのコンポーネントを追加する場合は、「オープン」をクリックします。
-
お気に入り記事、ナレッジ検索結果、最近更新された記事をページに追加する場合は、+「追加」をクリックします。
選択したコンテンツがページに追加されます。
サンドボックスの公開
更新したサンドボックスは次のように公開します。
-
設定および処理のメニューを開き、「サンドボックスの管理」を選択します。
-
作成したサンドボックスを選択し、「公開」をクリックします。
サンドボックスが公開されます。
アプリケーション・ページへのナレッジの追加: 手順
HCMアプリケーション・ページからユーザーがナレッジにアクセスできるようにするには、ナレッジ結果リストを追加します。たとえば、ナレッジをHCMトランザクション・ページ(「異動」ページなど)に追加したり、ナレッジをページに追加して問題の早期解決を促し、ユーザーの満足度や生産性を向上したりできます。ユーザーは自分に関係する、または使用しているページに関連するナレッジ・コンテンツを表示し、推奨記事を参照したり、詳細情報を検索したりできます。
ナレッジ結果リストは共通のリソース・カタログの共有リソースとして提供されます。ナレッジの検索機能と記事表示機能は、CRMおよびHCMページでのみ使用できます。ナレッジをCRMおよびHCMページに追加する場合は、次のガイドラインに従ってください。
-
次の権限があることを確認します。
-
サンドボックス管理(FND_VIEW_ADMIN_LINK_PRIV)
-
サンドボックス公開(FND_ADMINISTER_SANDBOX_PRIV)
-
ページ編集(FND_VIEW_ADMIN_LINK_PRIV)
-
ナレッジ・ウィジェットの表示(PER_ACCESS_KM_FROM_HCM)
-
-
ランタイムのアプリケーション変更を実行するための、一般的なワークフローを理解します。
-
「設定およびアクション」メニューに一般の「ページの編集」メニュー項目または特定のページの「ページの編集」項目があるかを確認し、ページを編集できるかどうかを確認します。
ページおよび自身の権限を確認したら、次の手順に従ってナレッジ・コンポーネントをページに追加します。
-
アプリケーションのサンドボックスをアクティブ化します。
-
ページ・コンポーザを使用してナレッジ・パネル・コンポーネントを追加します。
-
プロパティを構成して、デフォルトのタブ、検索条件およびロケールを設定します。
-
更新したページを公開します。
ナレッジ・コンポーネントの追加
ナレッジ・コンポーネントをページに追加するには、次の手順に従います。
-
編集するページを開き、「設定およびアクション」メニューで「ページの編集」をクリックします。
-
適切な「ページの編集」の表示の可否の指示に従って、「OK」をクリックします。
ページに1つ以上の「コンテンツの追加」ボタンが表示されるか、「コンテンツの追加」、「選択」および「構成」タブのあるリボンが表示されます。
-
目的の「コンテンツの追加」ボタンをクリックするか、「構成」タブおよびナレッジ・ウィジェットを追加する場所をクリックします。
-
「編集」をクリックし、「+」アイコンをクリックします。
-
「アプリケーション・コンテンツ」をクリックし、ナレッジ・ウィジェットの+「追加」リンクをクリックします。
ナレッジ・コンポーネントの構成: 手順
ナレッジ・コンポーネントを構成し目的のコンテンツをユーザーに表示するには、次のパラメータを設定します。
-
ページに表示するデフォルトのナレッジ・タブ
-
ナレッジ記事のリストにデータを移入するためのデフォルトの検索パラメータ
-
デフォルトのナレッジ・ロケール
わかりやすいパラメータ設定が有効の場合、メニュー・オプションを使用してデフォルト・タブを選択し、ダイアログを使用して検索ロケールを構成できます。わかりやすいパラメータ設定が無効の場合、ナレッジ・パラメータのデータを手入力する必要があります。
コンポーネントを構成する手順は、次のとおりです。
-
コンポーネントの上にカーソルを置くと、「編集」アイコンが表示されます。
リボンが表示された場合は「コンテンツの追加」タブに切り替えて、「編集」アイコンを表示します。
-
「コンポーネント・プロパティ」の「パラメータ」を選択します。
デフォルトのナレッジ・タブの構成
ナレッジを追加したページにユーザーがアクセスしたときに、ナレッジ・コンポーネントのどのタブを表示するかを指定できます。使用可能なタブは次のとおりです。
-
「推奨記事」には、ナレッジ・コンポーネントに構成したデフォルトの検索条件に基づく検索結果がリスト表示されます。
-
「検索」には、ユーザーがナレッジ・ベースを検索するためのフィールドが表示されます。
-
「お気に入り」には、ユーザーのお気に入り記事のリストが表示されます。
わかりやすいパラメータ設定が有効の場合、デフォルトでページに表示するナレッジ・タブを「デフォルト」タブから選択できます。わかりやすいパラメータ設定が無効の場合、次のいずれかの識別子を手入力し、表示するタブを指定します。
-
SEARCH
-
RECOMMEND
-
FAVORITES
デフォルトの検索条件の構成
「推奨記事」には、ナレッジ・コンポーネントに構成したデフォルトの検索条件に基づく記事のリストが表示されます。わかりやすいパラメータ設定が有効の場合、メニューとダイアログを使用して検索条件を構成できます。わかりやすいパラメータ設定が無効の場合、ロケールと検索条件を次の形式で手入力する必要があります。
{"language_code-location_code":"search_term","language_code-location_code":"search_term",...}
アプリケーション内のアクティブのナレッジ・ロケールごとに1つのエントリを指定します。たとえば、米国向けに英語、フランスのユーザー向けにフランス語、スペインのユーザー向けにスペイン語でナレッジを提供するアプリケーションで休暇ポリシーに関する記事を表示する場合は、次のように入力します。
{"en_US":"vacation","fr_FR":"vacances","sp_SP":"vacaciones ",}
デフォルトの検索条件を構成する手順は、次のとおりです。
-
検索ロケール・マップの拡大鏡アイコンをクリックして、サポートされているロケール(言語および地域)のリストを表示します。
-
わかりやすいパラメータ設定が有効の場合は、アプリケーションのアクティブ・ロケール(言語および地域)ごとに検索条件を入力します。わかりやすいパラメータ設定が無効の場合、検索条件とロケール・データを手入力する必要があります。
サンドボックスを公開すると、編集したページをユーザーが表示できるようになります。
検索コンテンツ処理ジョブの管理: 説明
ナレッジ管理者は、コンテンツ処理ジョブを開始したり、現在実行中のジョブおよび完了したジョブのステータスを表示したり、完了したジョブのログ詳細を表示できます。
コンテンツ処理ページには、現在実行中のジョブまたは完了したジョブがリストされます。リストされている各ジョブについて、ジョブのタイプ、開始時間と終了時間、ジョブの合計実行時間、および完了ステータスがページに表示されます。ページをリフレッシュすると、現在実行中のジョブに関する情報を更新できます。
コンテンツ処理ジョブには、次の2つのタイプがあります。
-
増分ジョブでは、前のジョブの完了以降に更新された文書および辞書コンセプトの変更のみが処理されます。増分ジョブは、15分ごとに実行する必要があります。
-
フル・ジョブでは、更新されているかどうかに関係なくすべての文書と、辞書コンセプトのすべての変更が処理されます。
増分コンテンツ処理ジョブは、「ナレッジ検索バッチ・プロセス」ジョブによってスケジュール済プロセスとして管理されます。「ナレッジ検索バッチ・プロセス」ジョブの値は、15分に設定する必要があります。この値に設定することで、増分ジョブが確実に15分ごとに実行されるようになります。フル・ジョブは、必要に応じてオンデマンドで実行できます。完了したジョブのログ要約を表示できます。
リスト・ビューでのナレッジ記事の探し方について教えてください。
1つのコンテンツ・タイプに対して作成できる記事の数に制限はありません。ただし、コンテンツ・タイプにリストを選択した場合、リストは400項目に制限されます。
コンテンツ・タイプ内の記事の数が400を超える場合は、次のいずれかの方法を使用して、リストに表示される記事を変更します。
-
文書ID検索(記事文書IDがわかっている場合)
-
リストをフィルタして、自分が所有する記事のみ(自分の記事)または最近変更した記事のみを表示します。
-
リストを記事、タイトルまたは最終変更日で並べ替えます。
ナレッジの更新版をユーザーが利用できるようにするにはどうすればよいですか。
作成者が記事を公開しても、アプリケーションでナレッジ・ベースが更新されるまでは、ユーザーがその記事を利用することはできません。ナレッジ更新は定期的な間隔で実行されます。公開はいつでも発生する可能性がありますが、ナレッジ・ベースの更新は固定の間隔で発生するため、記事が公開されてから利用可能になるまでには一定の時間がかかる場合があります。