チェックリスト・タスクの作成方法
「設定および保守」作業領域の「チェックリスト・テンプレート」タスクを使用して、チェックリスト・テンプレートで使用されるタスクを作成、保守および表示します。チェックリストがトリガーされたときにユーザーに割り当てられたチェックリストにタスクを直接作成することも、ライン・マネージャまたはHR担当者が手動で割り当てることができるタスク・ライブラリにタスクを作成することもできます。
チェックリストを作成するとき、タスクが必須かオプションかを指定できます。タスクをチェックリストですぐに使用できるようにするか、後で使用できるようにするかに基づいてステータスを「アクティブ」または「非アクティブ」に設定します。タスク期間を設定できます。ターゲット終了日は入力された期間に基づいて導出されます。
タスク順序
タスクの表示順序を指定できます。デフォルトでは、これは「いいえ」に設定されます。これを有効にするには、「プロパティの表示」タブの「順序に従ってタスクを並べる」チェックリスト・プロパティを変更します。タスク順序で制御されるのはタスクの表示のみです。タスク実行者によるタスク実行の順序は制限されません。
ジャーニを使用した場合の注意事項は次のとおりです。
-
表示プロパティを使用してタスク順序が有効になっている場合、タスクはステータスに関係なく常に同じ位置にとどまります。
-
タスク順序が有効になっていない場合、タスクは、期日順に並べられた処理中タスク、依存タスク、遅延タスク、完了済タスクの順に並べられます。処理中タスクを完了すると、タスクはリストの最後に移動されます。
タスク実行者
タスク実行者は、タスクを実行する個人です。次のいずれかの実行者を選択できます。
-
就業者 - チェックリストの対象者である個人です。
-
ライン・マネージャ - 参照評価日時点の就業者のプライマリ・アサイメントのライン・マネージャである個人です。この日付は、タスク割付日、またはオフセット日数の適用後に導出される日付です。
-
職責範囲 - 参照評価日時点の就業者のプライマリ・アサイメントに対して特定の職責を持つ個人または個人のグループです。この日付は、タスク割付日、またはオフセット日数の適用後に導出される日付です。実行者名には、その職責範囲の個人の名前ではなく職責タイプ名が表示されます。
-
開始者 - チェックリストをトリガーした元のトランザクションを開始した個人、またはチェックリストを手動で割り当てた個人です。
-
特定のユーザー - このオプションは今後廃止されるため、使用しないことをお薦めします。
タスクの実行者が複数になる場合は、順序を制御する優先度を指定して、実行者ごとにタスクを作成する必要があります。
タスクを「完了」としてマークできません。
タスク所有者
タスク所有者は、タスクを所有する個人です。タスク所有者は、次のシナリオで処理を実行する必要があります。
-
タスクのメイン連絡先として機能します。タスク所有者の情報は、割り当てられたタスクの「連絡先情報」セクションに表示されます。
-
タスクの割当、再割当、完了、更新または削除が行われたときに通知を受け取ります(タスクを構成するときに、「通知とリマインダ」タブでタスク所有者の通知設定を有効にする必要があります)。
-
タスクが割り当てられた実行者が有効でない場合(タスクの実行者がライン・マネージャまたはその就業者に使用できない職責範囲である場合)、代替タスク実行者として機能します。
次のいずれかの所有者を選択できます。
-
ライン・マネージャ - 参照評価日時点の就業者のプライマリ・アサイメントのライン・マネージャである個人です。この日付は、タスク割付日、またはオフセット日数の適用後に導出される日付です。
-
職責範囲 - 参照評価日時点の就業者のプライマリ・アサイメントに対して特定の職責を持つ個人または個人のグループです。この日付は、タスク割付日、またはオフセット日数の適用後に導出される日付です。実行者名には、その職責範囲の個人の名前ではなく職責タイプ名が表示されます。
-
開始者 - チェックリストをトリガーした元のトランザクションを開始した個人、またはチェックリストを手動で割り当てた個人です
-
特定のユーザー - このオプションは今後廃止されるため、使用しないことをお薦めします。
-
タスク所有者がタスクを表示または実行できるようにするには、ジャーニを使用している場合、就業者によるジャーニへのアクセス職務ロールを付与する必要があります。ジャーニを使用していない場合は、タスク所有者に「就業者による個人割付チェックリストの管理」機能権限を付与します。
-
タスク所有者は、「ジャーニ」フローまたは「チェックリストの割付」フローで個人に直接アクセスできません。これらのフローでその個人にアクセスできるようにするには、タスク所有者のロールに適切な個人セキュリティ・プロファイルを付与する必要があります。
-
HDLまたはREST APIを使用して、個人レコードを持たないユーザーを介してチェックリストを割り付けると、タスクの「連絡先情報」セクションには何も表示されません。このようなタスクが新規採用に割り当てられると、「連絡先情報」セクションは空白になります。HCMデータ・ローダーを使用したチェックリストの割付の詳細は、HCMビジネス・オブジェクト・ガイドを参照してください。
タスク・タイプ
実行する必要があるタスクのタイプを指定し、実行者が外部Webサイトに移動する必要があるか、内部アプリケーションで実行できるかを指定します。たとえば、タスクでは、新規採用が福利厚生に登録する必要がある場合があります。使用可能なタスク・タイプは、任意のチェックリスト・カテゴリで使用できます。
添付とコメント
タスクの作成時に添付とコメントを使用可能にします。添付を有効にすると、添付を格納する文書タイプを構成できます。文書タイプを指定しない場合、添付は文書レコードに格納されません。複数の添付をアップロードする場合は、指定された文書タイプの同じ文書レコードに対して格納されます。
また、チェックリスト割当先またはタスク実行者は、タスクの実行時に添付およびコメントを追加できます。デフォルトでは、添付はタスク実行者に対して格納されますが、変更できます。選択した内容、チェックリスト割当先またはタスク実行者に基づいて、添付はその個人の文書レコードに格納されます。格納できる添付は、割付タスクに追加された添付、レポート・タスク・タイプの一部として生成されたBIPレポート、および母語電子署名タスク・タイプの一部として生成された署名済文書です。添付およびコメントの追加を強制するには、タスクの「プロパティの表示」タブで「添付を必須に設定」と「コメントを必須に設定」の両方についてプロパティの表示を「はい」に設定します。
通知とリマインダ
タスク実行者がタスクに注目するようにタスク通知およびリマインダを設定できます。また、これらの通知およびリマインダの頻度を指定することもできます。タスク実行者および所有者は、BPMワークリストの「最近の通知」アラートまたは「自分のタスク」セクションから自分のタスクにアクセスできます。オプションで、ワークリストのタスクをフィルタするユーザー・ビューを作成できます。たとえば、タスク所有者は、ユーザー・ビューを作成して、自分が所有するタスクのみを表示し、自分が実行者であるタスクを表示しないようにできます。
ノート
タスク実行者に対してタスクの実行方法および場所に関するインストラクションおよび詳細を含めます。デフォルトの「ノート」ヘッダーを非表示にしたり、タスクにとってより意味のあるヘッダーに変更できます。ノート・ヘッダーを非表示にすると、展開および縮小オプションも非表示になります。「ノート」で指定したURLを新規ウィンドウで開くように構成することもできます。そのためには、リンク・タイプとして「URL」を選択し、リンク情報タブでプロトコルとURLを指定します。「ターゲット」タブで新規ウィンドウを選択し、URLが新規ウィンドウで開くようにします。