評価面接および承認プロセスについて

このプロセスを正常に機能させるには、ePerformance ページで評価面接および承認に関する通知をオンにする必要があります。

このセクションでは、以下の事項について説明します。

• 承認処理。

• 承認プロセスの担当者。

評価面接と管理者による承認は、全ての場合に必要なわけではありません。これらが必要な場合は、管理者評価が面接および承認の対象となり、記入票のステータスに評価面接と承認のステータスが反映されます。

管理者評価は、評価プロセスでの最終的な記入票となり、従業員のパフォーマンスについての評価面接を行う対象となります。また、管理者記入票は、給与計画などの他のアプリケーションで公的な目的で使用されます。このため、これが評価面接および承認プロセスの対象となる記入票になります。

記入票ステータスにより、評価面接および承認サイクルの期間中、記入票がどの処理段階にあるのかが示されます。また、ステータス コードによって、ユーザーが記入票の表示や編集を行える時期、ユーザーが実行できるアクション、およびユーザーが使用できるページ コントロールなどが制御されます。

最終記入票が経過する必要のあるステータスやそれらのステータスの順序は、記入票テンプレート レベルで選択した承認形態オプションによって決まります。

評価に関連する記入票ステータスは、次のとおりです。

• 評価進行中

  従業員、同僚、および管理者が各自の評価を入力する準備が整うと、記入票はこのステータスに変わります。記入票がこのステータスである場合、従業員、管理者、および同僚はそれぞれの記入用のロール別フォームについて、テンプレート定義で許可されている全てのセクションを変更できます。記入票は、管理者が管理者評価の編集を終えてページ上の [主要アクション] ボタンのいずれかをクリックするまで、このステータスになります。実際に表示されるボタンは、設定や関連付けられている評価面接および承認形態によって異なります。

  必要な場合、管理者は従業員と同僚によって完了された評価を再オープンできます。管理者は、記入票ステータスが評価進行中である限り、この再オープン機能を使用できます。完了済の自己評価または同僚による評価を再オープンするには、管理者がその記入票を開いて、評価で [再オープン] ボタンをクリックします。これにより、その評価のステータスが完了から評価進行中に変わります。

• 従業員と共有

  管理者が管理者評価で [従業員と共有] ボタンをクリックすると、記入票ステータスが従業員と共有に変わります。このボタンは、次の場合に使用可能になります。

  • 選択した承認形態が "面接評価後に承認" (3 ステップまたは 4 ステップ) または"承認なし、評価面接あり" (2 ステップまたは 4 ステップ) で、評価の現在のステータスが評価進行中である場合。

  • 選択した承認形態が "面接評価前に承認" (3 ステップまたは 5 ステップ) で、評価の現在のステータスが承認 - 承認済である場合。

  評価が共有されている間に、従業員は管理者評価を表示して、[従業員コメント] セクション (このセクションがテンプレートに含まれていた場合) にコメントを追加できます。このステータス中に管理者が編集できるのは、[管理者コメント] セクション (このセクションがテンプレートに含まれていた場合) のみです。

  統合した記入票のステータスが "記入票開示中" の場合、記入票の管理者ビューに [受諾のリクエスト] ボタンが表示されます。管理者は、管理者と従業員の双方が面接を行って評価について話し合ったことの受諾を求めるリクエストを従業員に送信する準備が整ったら、このボタンをクリックします。

  注: 従業員からの受諾をリクエストするステップは、評価面接後に承認 (3 ステップ)、承認なし、評価面接あり (2 ステップ)、および評価面接前に承認 (3 ステップ) の合理化されたプロセスには適用されません。

• 保留通知

  この記入票ステータスは、管理者が従業員との評価面接を実施済みであり、従業員に受諾リクエストを送信済みであることを示します。このステータス中には、従業員と管理者は記入票の表示のみが許可されます。ただし、例外として、記入票に[管理者コメント] セクションまたは [従業員コメント] セクションがある場合、これらの入力と編集は可能です。従業員が受諾できる状態になると、従業員に対して従業員評価に [受諾] ボタンが表示されます。

  注: この記入票ステータスは、評価面接後に承認 (3 ステップ)、承認なし、評価面接あり (2 ステップ)、および評価面接前に承認 (3 ステップ) の合理化されたプロセスには適用されません。

• 承認済

  このステータスは、従業員が記入票を受諾したか、管理者が従業員の受諾を上書きしたことを示します。

  注: 管理者は、従業員が記入票の受諾を拒否した場合や従業員が記入票を受諾できない場合には、従業員の受諾を上書きできます。

  このステータスが有効な場合、管理者と従業員はいずれも記入票の [従業員コメント] セクションと [管理者コメント] セクションの表示のみが可能です。

  記入票がこのステータスである場合、人事部門担当者のみがステータスを評価進行中に戻す権限を持ちます。

• 承認 - 送信済

  このステータスは、管理者が [承認者に送信] ボタンをクリックして評価を承認者に送信したことを示します。このボタンは、次の場合に表示されます。

  • 選択した承認形態が "面接評価前に承認" (3 ステップまたは 5 ステップ) または"承認あり、評価面接なし"で、評価の現在のステータスが評価進行中である場合。

  • 選択した承認形態が "面接評価後に承認" (3 ステップまたは 4 ステップ) で、評価の現在のステータスが承認済である場合。

• 承認 - 承認済

  このステータスは、評価が承認者によって承認されたことを示します。管理者は [完了] ボタンをクリックして評価プロセスを完了できます。

• 完了

  このステータスは、評価プロセスが完了したことを示します。記入票の変更はできません。このステータスでは、従業員と管理者は履歴または参照専用の記入票として記入票の表示のみが許可され、内容を編集または修正することはできません。

  人事部門担当者のみが、必要に応じて完了済みの管理者評価を再オープンできます。

• キャンセル

  このステータスは、記入票とその記入票に関連する全ての評価者別記入票がキャンセルされたことを示します。管理者は、2 つの場所から記入票をキャンセルできます。つまり、管理者評価から、または管理者の "記入票のキャンセル" ページ (記入票ステータスが評価要素の定義、進捗追跡、および評価進行中のいずれかである場合にのみ可能) からです。人事部門担当者は、人事部門用の "記入票のキャンセル" ページを使用して、どのステータスでも記入票をキャンセルできます。

このセクションでは、以下の事項について説明します。

• プロセスの概要。

• 電子署名セクションでの管理者と従業員の署名。

• 管理者評価のオーディット履歴

• 評価面接前に承認プロセス - 5 ステップ。

• 評価面接前に承認プロセス - 3 ステップ。

• 評価面接後に承認プロセス - 4 ステップ。

• 評価面接後に承認プロセス - 3 ステップ。

• "承認あり、評価面接なし" プロセス。

• "承認なし、評価面接あり" プロセス - 4 ステップ。

• "承認なし、評価面接あり" プロセス - 2 ステップ。

• "承認なし、評価面接なし" プロセス。

承認形態オプション、記入票ステータス、および承認ステータスの値により、以下が制御されます。

• 使用可能なページ フィールド。

• 記入票に対して、管理者、従業員、人事部門担当者がそれぞれ有するアクセス権のレベル。

• 評価面接および承認サイクルのさまざまな時点で、管理者、従業員、人事部門担当者それぞれが実行できるアクション。

このセクションの表は、サポートされている各承認形態オプションのプロセス フローの概要と、管理者と従業員評価のユーザー アクションによるステータスの変更を示しています。各表で言及されるボタンは、使用可能な状態になるまでページに表示されません。

管理者と従業員が作業している記入票の関連テンプレートで電子署名セクションが有効になっている場合、その記入票の印刷バージョンの電子署名セクションには、日付、時刻、およびこれらの個人の電子署名が記録および表示されます。

以下の場合に、記入票に電子署名が記録されます。

• [承認者] オーディット入力に示されているように、従業員が記入票を受諾する場合、従業員の電子署名が取り込まれます。管理者が受諾の上書きを行う場合、従業員の電子署名の代わりに管理者の電子署名が表示されます。

• 選択した承認形態に応じて、管理者の電子署名が取り込まれる時間は異なります。以下の場合に署名が記録されます。

  • 承認形態が評価面接前に承認プロセス - 3 ステップ、評価面接後に承認プロセス - 3 ステップ、または"承認なし、評価面接あり" プロセス - 2 ステッププロセスである場合に、管理者が従業員と記入票を共有するとき。

  • 承認形態が評価面接後に承認プロセス - 4 ステッププロセスである場合に、管理者が承認者に記入票を送信したとき。

  • 承認形態が評価面接前に承認プロセス - 5 ステップまたは"承認なし、評価面接あり" プロセス - 4 ステッププロセスである場合に、管理者が手動で記入票を完了するとき。

関連付けられているオーディット入力が使用可能でない場合、電子署名は表示されません。

電子署名がテンプレート レベルで有効になっていない場合、代替方法として、管理者は双方の関係者のために記入票を印刷して、手動で署名できるようにする必要があります。

管理者評価のオーディット履歴では、承認形態に関するアクションが発生した日付と、アクションを実行したユーザーが取得されます。使用している承認形態に応じて、記入票の [オーディット履歴] セクションには全てまたは一部のエントリが表示されます。

• 作成者 - 記入票を作成したユーザーの名前と、このアクションの日付および時刻が記録されます。このエントリは、管理者評価だけでなく、パフォーマンス プロセスに含まれる全てのステップで使用できます。

• 最終変更者 - 最後に記入票を更新して保存したユーザーの名前と、このアクションの日付および時刻が記録されます。このエントリは、管理者評価だけでなく、パフォーマンス プロセスに含まれる全てのステップで使用できます。

• 署名管理者 - (選択された承認形態に応じて) 記入票を従業員と共有した管理者、承認者に記入票を送信した管理者、または記入票を完了した管理者の名前と、このアクションの日付および時刻が記録されます。このエントリは、記入票のテンプレートで [電子署名] セクションが有効になっている場合に使用できます。

• 承認者 - 記入票を受諾した従業員の名前と、このアクションの日付および時刻が記録されます。管理者が受諾を上書きした場合は、代わりに管理者の名前が表示されます。

• 実行者 - 記入票を完了した管理者の名前と、このアクションの日付および時刻が記録されます。記入票がシステムにより自動的に完了した場合は、代わりにシステムという文字が表示されます。

ePerformance は、以下の場合に評価期間中に電子メールを送信するように設定できます。

• 従業員が自己評価を完了したとき、または管理者が管理者評価を完了したとき。

• 管理者が従業員と記入票を共有したとき。

• 管理者が従業員に受諾をリクエストしたとき。

• 従業員が記入票を受諾したとき。

電子メールの受信者は、電子メール通知内のリンクから記入票にアクセスできます。従業員が記入票の [従業員コメント] セクションに追加のコメントを記入した場合、そのコメントが電子メールの内容として表示されます。

画像: 評価面接前に承認プロセス - 5 ステップ

次の図は、5 ステップで構成される "評価面接前に承認" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: 評価面接前に承認プロセス - 3 ステップ

次の図は、3 ステップで構成される "評価面接前に承認" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: 評価面接後に承認プロセス - 4 ステップ

次の図は、4 ステップで構成される "評価面接後に承認" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: 評価面接後に承認プロセス - 3 ステップ

次の図は、3 ステップで構成される "評価面接後に承認" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: "承認あり、評価面接なし" プロセス

次の図は、"承認あり、評価面接なし" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: "承認なし、評価面接あり" プロセス - 4 ステップ

次の図は、4 ステップで構成される "承認なし、評価面接あり" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: "承認なし、評価面接あり" プロセス - 2 ステップ

次の図は、2 ステップで構成される "承認なし、評価面接あり" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。

画像: "承認なし、評価面接なし" プロセス

次の図は、"承認なし、評価面接なし" プロセス フローを示しています。

次の表では、このプロセスのフローについて説明し、このプロセスで管理者評価と従業員評価に表示されるアクション ボタンの可能状況とこのプロセス中のステータス変更を示します。