25 ワークフローの使用

この章では、所属するワークフローに参加し、ワークフローを管理する方法について説明します。

この章では、次の項目について説明します。

25.1 ワークフローについて

ワークフローとは、コンテンツをシステムにリリースする前のレビューおよび承認のために、どのようにルーティングするかを定めたものです。ファイルのレビューが必要になると、レビューするユーザーに通知が電子メールで送信されます。ワークフローのタイプおよび用途の詳細は、「ドキュメント・ワークフローの理解」を参照してください。

25.2 ワークフローへのファイルの入力

基本ワークフローが開始すると、電子メール・メッセージがコントリビュータに送信され、コントリビュータは、ワークフローの最初のステップとして、指定されたファイルをチェックインする必要があります。

ファイルをチェックインして基本ワークフローを開始するには、次の手順で行います。

「ワークフロー開始の通知」メッセージを読みます。
「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページで、「ワークフロー・コンテンツのレビュー」リンクをクリックします。
「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックアウト」を選択します。
「チェックアウトの確認」ページで、次のいずれかの方法を使用してシステムにコンテンツ・アイテムをチェックインします。
- チェックアウトの確認ページがまだ表示されている場合は、「チェックイン」をクリックします。
- 「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
- 「コンテンツ管理」トレイを開き、「アクティブなワークフロー」をクリックし、ワークフローの名前をクリックしてから、「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
コンテンツ・チェックイン・フォームに入力します。
- 「リビジョン編集の終了」チェック・ボックスを選択した場合、そのリビジョンは「編集」ステータスから「WWW生成」ステータスに移行し、ワークフロー内の次のステップに進みます。
- 「リビジョン編集の終了」チェック・ボックスの選択を解除したままの場合、ファイルはチェックインされますが、「WWW生成」ステータスには移行せず「編集」ステータスのままになります。手順3に戻ってファイルをチェックアウトしてから、もう一度チェックインしてください。
  
  注意:
  チェックイン・プロセスで、ワークフローに含まれているドキュメントの変換に失敗した場合は、そのコンテンツ・アイテムが自動的に「編集」ステータスに設定されます。このような理由から、変換に対して有効であるドキュメントをワークフローに含めるようにしてください。
「チェックイン」をクリックし、ユーザーの資格証明を入力するよう求められたら入力します。

25.3 ワークフローでのリビジョンのレビュー

ワークフロー内の次のステップがレビュー・ステップのときは、レビューアに電子メール・メッセージが送信されます。適切な数のレビューアがリビジョンを承認すると、コンテンツ・アイテムはワークフロー内の次のステップに進みます。

ワークフロー内のファイルをレビューするには、次の手順で行います。

「ワークフロー・レビューの通知」メッセージを読みます。
「ワークフロー・アイテムのレビュー」リンクをクリックします。
注意:
レビューア・ステップの場合は、コンテンツ・アイテムを署名して承認、承認、または却下することを選択できます。レビューア/コントリビュータ・ステップの場合は、コンテンツ・アイテムをチェックアウト、承認または却下することを選択できます。
「ワークフロー・レビュー」ページで、次のいずれかを選択します。
- 「ワークフロー・レビュー」パネルの右側の領域に表示されているファイルをレビューします。
- 「Web表示可能」リンクをクリックすると、コンテンツのバージョンの1つがブラウザに表示されます。
- 「ネイティブ・ファイル」リンクをクリックすると、ファイルのコピーを元のフォーマットで保存できます。
- 「HTMLレンディション」リンクをクリックすると、ファイルがHTMLとしてブラウザに表示されます。
レビューア/コントリビュータの権限を持つユーザーがファイルを編集する場合は、「ワークフロー・レビュー」パネルの「チェックアウト」リンクをクリックしてコンテンツ・アイテムを編集用にチェックアウトします。それ以外の場合は、手順12に進みます。
「チェックアウトの確認」ページで、元のファイルのコピーを取って編集します。
次のいずれかの方法を使用して、コンテンツ・アイテムを再びシステムにチェックインします。
- チェックアウトの確認ページがまだ表示されている場合は、「チェックイン」をクリックします。
- 「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
- 「コンテンツ管理」トレイを開き、「アクティブなワークフロー」をクリックし、ワークフローの名前をクリックしてから、「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
「チェックアウト・コンテンツ」ページに入力します。
- 「リビジョンの承認」チェック・ボックスを選択した場合、そのリビジョンは「編集」ステータスから「WWW生成」ステータスに移行し、必要な数のレビューアが承認するとワークフロー内の次のステップに進みます。手順8は不要です。
- 「リビジョンの承認」チェック・ボックスの選択を解除したままの場合、リビジョンはチェックインされますが、「WWW生成」ステータスには移行せず「レビュー」ステータスのままになります。この場合は、リビジョンの承認または却下が必要です。
「チェックイン」をクリックします。
リビジョンを却下するには、「ワークフロー・レビュー」パネルの「却下」リンクをクリックします。
「コンテンツ・アイテムの却下」ページに、コンテンツ・アイテムを却下した理由について説明するメッセージを入力します。却下されたコンテンツ・アイテムは、コントリビューションが許可されているワークフロー・ステップのうち、最も後のものに戻されます。
リビジョンを承認するには、「ワークフロー・レビュー」パネルの「承認」リンクまたは「署名と承認」リンクをクリックします。
「ワークフロー・コンテンツ・アイテムの署名」ページの「署名と承認」をクリックする場合は、パスワードと追加のメタデータ値を指定して、「署名と承認」をクリックします。
確認ウィンドウで情報を確認し、「ウィンドウを閉じる」をクリックします。

25.4 却下されたリビジョンの操作

リビジョンが却下されたときは、最後のコントリビューション・ステップに割り当てられているユーザーに電子メール・メッセージが送信されます。

拒否されたファイルを編集するには、次の手順で行います。

「ワークフロー・コンテンツ・アイテム却下の通知」メッセージを読みます。
「ワークフロー・コンテンツのレビュー」リンクをクリックします。
「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページで、「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックアウト」を選択します。
「チェックアウトの確認」ページで、元のファイルのコピーを取って編集します。
次のいずれかの方法を使用して、コンテンツ・アイテムを再びシステムにチェックインします。
- チェックアウトの確認ページがまだ表示されている場合は、「チェックイン」をクリックします。
- 「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
- 「コンテンツ管理」トレイを開き、「アクティブなワークフロー」をクリックし、ワークフローの名前をクリックしてから、「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページの「アクション」列のコンテキスト・メニューから「チェックイン」を選択します。
「チェックアウト・コンテンツ」ページに入力します。
- 「リビジョン編集の終了」チェック・ボックスを選択した場合、そのファイルは「レビュー」ステータスから「WWW生成」ステータスに移行し、ワークフロー内の次のステップに進みます。
- 「リビジョン編集の終了」チェック・ボックスの選択を解除したままの場合、ファイルはチェックインされますが、「WWW生成」ステータスには移行せず「レビュー」ステータスのままになります。この場合は、ファイルの承認が必要です。
「チェックイン」をクリックします。

25.5 ワークフロー情報の表示

ワークフロー内のコンテンツ・アイテムに関する情報を表示するには、様々な方法があります。ワークフロー・ページ間のリンクを使用して、次のタスクを実行できます。

25.5.1 アクティブなワークフローの一覧表示

システム内のアクティブ・ワークフローすべてのリストを表示するには、次の手順で行います。

「コンテンツ管理」トレイを開きます。
「アクティブなワークフロー」をクリックします。
「アクティブなワークフロー」ページが開きます。

25.5.2 自分のワークフローの一覧表示

ユーザーのアクションが必要なワークフローを一覧表示するには、次の手順を実行します。

「コンテンツ・サーバー」トレイを開きます。
その後、「ワークフロー割当て」をクリックします。
コンテンツ・アイテムを「キュー内のワークフロー」ページから削除するには、「アクション」列のコンテキスト・メニューから「キューからの削除」を選択します。(コンテンツ・アイテムがワークフローから削除されることはありません。)

25.5.3 ワークフロー履歴とワークフロー・ステップに関する情報の表示

ワークフロー履歴とワークフロー・ステップに関する情報を表示するには、次の手順で行います。

「ワークフロー・コンテンツ・アイテム」ページまたは「キュー内のワークフロー」ページを表示します。
「アクション」列のコンテキスト・メニューから「ワークフロー情報」を選択します。
アイテムのワークフロー情報ページが表示されます。

25.5.4 コンテンツ情報の表示

ワークフロー内のリビジョンのコンテンツ情報を表示するには、次の手順を実行します。

「コンテンツ・サーバー」トレイを開きます。
その後、「ワークフロー割当て」をクリックします。
「キュー内のワークフロー」ページで、「アクション」列のコンテキスト・メニューから「コンテンツ情報」を選択します。
「コンテンツ情報」ページが開きます。