Notarisation électronique dans TPM pour les sous-traitants

Regardez la vidéo sur la création d'un profil de notaire

Oracle Textura Payment Management (TPM) prend en charge la notarisation électronique pour les factures, les renonciations et les déclarations sous serment. Les notaires attestent la signature des documents et vérifient l'identité de la personne qui a signé le document.

Lorsqu'un document dans TPM requiert une notarisation, votre flux de travail de facturation affiche les champs de notarisation avant la saisie de la signature. La notarisation électronique nécessite que le notaire utilise l'ordinateur du signataire pour vérifier la signature de ce dernier. Lorsqu'ils y sont invités, les notaires entrent leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, regardent le signataire signer le document, puis ajoutent leur propre signature au document électronique. Dans certains États, les notaires appliquent également un sceau de notaire lors de la signature.

Le système applique la signature et d'autres exigences spécifiques à l'État au document.

Configurez les autorisations de notaire dans le profil d'utilisateur correspondant.

Gardez à l'esprit les points suivants :

Actuellement, TPM ne prend pas en charge la notarisation dans les endroits suivants : Caroline du Nord, Porto Rico, Territoire des Samoa américaines, États fédérés de Micronésie, États-Unis du Territoire de Guam, République des Îles Marshall, Commonwealth des îles Mariannes du Nord, République de Porto Rico et Palaos.
Pour certifier la conformité des documents, un utilisateur doit avoir l'autorisation Notarize Documents (Certifier des documents). Le profil d'utilisateur doit également inclure toutes les informations nécessaires sur le notaire.
Tout notaire défini dans le système peut certifier un document.
Un utilisateur ne peut pas agir à la fois en tant que signataire et notaire pour un document, car vous ne pouvez pas certifier votre propre signature. Un utilisateur avec le rôle de notaire doit attester la signature du signataire.
La signature du notaire doit être apposée rapidement après la signature du document par le signataire.
Les notaires du Colorado doivent entrer leur numéro d'authentification de document (DAN).
Les notaires de Floride doivent s'authentifier afin que le système prépare l'affichage du document dans la langue appropriée pour la signature et la notarisation.

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