パフォーマンス・テンプレートの設定に関するガイドライン

パフォーマンス・テンプレートを定義して、特定の期間またはプロジェクトに対する就業者のパフォーマンスを評価するために、マネージャ、就業者および関係者が使用するパフォーマンス文書を作成します。パフォーマンス・テンプレートによって、プロセス・フロー定義、セクション定義および文書タイプが結合されます。

パフォーマンス・テンプレートには、コンピテンシや目標など、コンテンツを含めることもできます。パフォーマンス・テンプレートの作成時には、次のタイプのいずれかを選択できます。

「標準」: 年間、プロジェクトまたは全社的な評価など、一般的なパフォーマンス文書の場合。
「随時」: 就業者を評価するために、マネージャおよび就業者が随時作成できるパフォーマンス文書の場合。

パフォーマンス・テンプレートの作成時に、HR担当者は次を決定する必要があります。

文書タイプと適格プロファイル
参加ロール
プロセス・フロー
計算ルール、処理オプションおよび関係者オプション
構造
コンテンツ
文書期間

パフォーマンス・テンプレートを作成するには、「パフォーマンス・テンプレート」タスクを使用します。「自分のクライアント・グループ」→「パフォーマンス」→「パフォーマンス・テンプレート」に移動します。「追加」をクリックして新しいテンプレートを作成するか、既存のテンプレートを検索できます。

文書タイプと適格プロファイル

文書タイプを選択または作成して、標準テンプレートを使用する、または随時パフォーマンス文書の「随時」など、パフォーマンス・テンプレートでサポートされる評価のタイプを識別します。パフォーマンス・テンプレートに含まれる文書タイプは、パフォーマンス文書の目標セクションに移入する従業員の目標プランを識別するためにも使用されます。

適格プロファイルを総合テンプレートまたは文書期間と関連付けて、テンプレートから作成されるパフォーマンス文書の使用を、基準を満たすユーザーに制限します。特定の適格プロファイルを要求することで、文書へのアクセスを制限できます。必須でないプロファイルを含めることもできます。従業員は、すべての必須条件の条件を満たす必要があります。また、必須でない条件の少なくとも1つについて条件を満たしている必要があります。

参加ロール

パフォーマンス文書にアクセスする資格があるロールを指定します。「マネージャ」、「就業者」、「パフォーマンス・ロール」タスクで作成された任意の関係者ロールを選択できます。「構造」タブで、評点とコメント、質問リストのフィードバックを入力し、その他の処理を実行するために、パフォーマンス文書の各セクションにアクセスできるロールを選択します。たとえば、マネージャが就業者を評価する目的でのみパフォーマンス・テンプレートを設定すると同時に、就業者が結果を表示できるようにする場合は、両方のロールを関係者として選択する必要があります。ただし、就業者がパフォーマンス評価プロセスに参加したり、結果を表示することなく、マネージャが就業者を評価する場合は、マネージャ・ロールのみを選択できます。

「参加者」セクションで、関係者フィードバックに必要な関係者の最小数と各ロールの最小数も設定します。これらの設定は強制ではありませんが、マネージャおよび就業者が関係者フィードバックを要求する場合のガイドラインとなります。

プロセス・フロー

プロセス・フローでは、パフォーマンス・テンプレートに含めるタスクを決定します。すでに定義したプロセス・フローを選択することも、テンプレートの作成時に作成することもできます。

プロセス・フローでは、パフォーマンス・テンプレートに追加できるセクションも決定します。パフォーマンス・テンプレートが就業者の評点付け、目標の設定および就業者とマネージャによる最終フィードバックの実行に使用される場合は、選択するプロセス・フローにこれらのタスクがすべて含まれている必要があります。パフォーマンス・テンプレートに追加できるのは、プロセス・フローで必要なセクションのみです。たとえば、プロセス・フローに「就業者の最終フィードバック」タスクが含まれていない場合は、そのセクションをパフォーマンス・テンプレートに追加することはできません。

標準アラートとクリティカル・アラートの両方に対してEメール・アラートが送信される、タスクの期限までの日数を入力できます。「文書期間」タブにタスクの期日を入力します。「随時」パフォーマンス・テンプレートにはアラートを使用できません。

計算ルール、処理オプションおよび関係者オプション

「プロセス」タブでは、評点を計算するかどうかを選択し、パフォーマンス・テンプレートのセクションの計算済評点を表示できます。パフォーマンス・テンプレートに含まれるセクションは、この機能を使用して計算済レーティングを使用するように設定する必要があります。

「処理オプション」を使用して、次の機能を選択します。

マネージャ、就業者および関係者が、項目およびセクションの評点付けに星評点を選択できるかどうかを指定します。星レーティングでは、星の数は各星に設定されたレーティング摘要に対応しています。たとえば、星1個が基礎レーティング摘要を表し、星2個が中級レーティング摘要を表すというようになります。星レーティングは、使用しているレーティング・レベルが10個以下であるレーティング・モデルでのみ使用できます。星評点を使用しないように指定した場合、マネージャ、就業者および関係者は選択リストから評点摘要を選択します。評点摘要には数値評点は表示されませんが、摘要が、評点モデルに設定された評点数に対応します。就業者またはマネージャが選択したレーティング摘要に対応する点数が、レーティングの計算に使用されます。
「就業者の最終フィードバック」タスクの一部として、パフォーマンス文書の送信者が自分であることを検証するよう就業者に要求するデジタル署名を含めます。
パフォーマンス文書にフィードバック・ノートを表示して、評価の進行中に就業者の評点付けのガイドとして使用します。フィードバックは、表示するように構成されたロールによってのみ表示できます。フィードバック・ノートは、印刷したパフォーマンス文書には含まれていません。

関係者オプションを使用すると、パフォーマンス文書に関係者フィードバックが必要かどうかを決定でき、これは強制ではありませんが、マネージャおよび就業者のためのガイドラインとなります。また、次のオプションを指定できます。

就業者が、フィードバックを実行するためにマネージャが選択した関係者を表示できるかどうかこのオプションを選択すると、就業者が「構造」タブの「ロール別処理」セクションなどに関係者のフィードバック名またはロールを表示できるように設定した他のロール・オプションが上書きされます。
就業者のマトリックス・マネージャを関係者として手動で追加せずにすむように、関係者として自動移入するかどうか
マトリックス・マネージャに割り当てられるデフォルトの関係者ロール
マトリックス・マネージャが、作成された後で就業者の文書に自動的にアクセスできるかどうか

構造

テンプレート用に選択したプロセス・フローに必要となる、すでに定義したセクションを追加するか、またはセクションを作成します。この特定のテンプレートに必要な各タイプのセクションのいずれか1つを選択または作成する必要があります。以前に定義したセクションをテンプレートの要件にあわせて編集できます(処理オプション、プロパティ、コンテンツなど)。

各セクションに対して、パフォーマンス文書のセクションを表示するため、および適用可能な場合は評点、コメントおよび質問リストのフィードバックを入力するためにアクセスできるロールを選択する必要があります。

パフォーマンス文書でこれらのセクションに項目評点と項目コメントを提供できるロールを選択できます。

パフォーマンス目標
育成目標
プロファイル・コンテンツ

パフォーマンス文書で、セクション評点およびセクション・コメントを提供できるロールを選択できます。

パフォーマンス目標
育成目標
プロファイル・コンテンツ
総合要約
就業者の最終フィードバック(セクション・コメントのみ)
マネージャの最終フィードバック(セクション・コメントのみ)

ノート: パフォーマンス・テンプレートが使用中の場合、評点またはコメントの入力からロールを除外できます。ロールが以前に項目評点またはコメントを指定したが、そのロールを提供しないようにした場合、以前の評点とコメントは保持されますが、パフォーマンス文書には表示されません。

コンテンツ

レート付けできるコンテンツを含む各セクションのコンテンツ項目をパフォーマンス・テンプレートに直接追加できます。追加した項目はパフォーマンス文書に表示されます。「目標」および「プロファイル・コンテンツ」セクションの両方で、以前に定義したセクションに含まれるコンテンツをロードできます。「プロファイル・コンテンツ」セクションでは、コンピテンシなど、セクションでコンテンツ項目のソースとして使用されている任意のプロファイルからコンテンツをコピーできます。この場合は、プロファイルをソースとして使用するように設定する必要があります。

これにより、このパフォーマンス・テンプレートの適用対象を必要に応じて広範囲にすることも、絞り込むこともできます。たとえば、このテンプレートから作成されたパフォーマンス文書を使用して評点付けされるすべての個人に適用されるコンテンツ項目を、セクションからロードするように決定できます。一方、評価対象の就業者のプロファイルが一定でないという理由で、テンプレート内のプロファイルからコンテンツを直接コピーしないように決定する場合があります。就業者とマネージャは、パフォーマンス文書自体の中でプロファイル・コンテンツをコピーできます(コピーできるようにプロセス・フローが設定されている場合)。

文書期間

パフォーマンス・テンプレート内に、単一または複数の文書期間を作成できます。複数の期間を追加すると、同じテンプレートから異なる期間のパフォーマンス文書を作成できます。パフォーマンス文書は個別の文書として処理されますが、同じプロセス・フロー、セクションおよび処理ルールが含まれています。たとえば、毎年使用する年次評価のためのテンプレートを作成できます。複数の期間を作成した場合(各期間がパフォーマンス文書の作成に使用される)、それらのパフォーマンス文書の内容は、プロファイル管理のプロファイルのコンピテンシ、目標管理における従業員の目標、キャリア開発の目標など、他のソースからのコンテンツのために変更される可能性があります。

パフォーマンス文書を作成するユーザーは、パフォーマンス文書の開始日と終了日を必要に応じて変更できます。ただし、パフォーマンス文書の開始日と終了日は、文書期間の開始日と終了日の期間内にする必要があります。

選択した期間に対して次のオプションを構成します。

名前: 文書期間の名前は、その期間に作成されるパフォーマンス文書の名前です。
レビュー期間: 文書のレビュー期間を選択します。
パフォーマンス文書の開始日と終了日: これらは、レビュー期間の開始日と終了日と同じ、またはその期間内でなければなりません。
短縮名: レポートに使用します。
使用可能: マネージャと従業員が文書を作成できるように、随時文書に対して選択します。
マネージャ共有タスクのロック: このチェック・ボックスを選択すると、マネージャ者が調整期間中に従業員と評価を共有できなくなります。このオプションは、「プロセス・フロー」ページで「文書共有タスクの調整用ロックの許可」オプションが有効になっている場合にのみ使用できます。

追加する文書期間には、以下の項目も設定できます。

適格プロファイル: 「一般」タブから適格プロファイルを追加するか、継承した適格プロファイルを削除して、必須かどうかを選択します。
暫定および随時評価の文書タイプ: 選択した期間に、パフォーマンス文書に表示する他のパフォーマンス・テンプレートで使用される文書タイプを追加します。
期日: 各期間内に、パフォーマンス・テンプレートで使用されるプロセス・フローに含まれている各タスクの期日を設定できます。「随時」パフォーマンス・テンプレートには期日を使用できません。
質問リスト: ロールを追加し、質問リストに関連付けて、ロールが、パフォーマンス文書でフィードバックを提供するための適切な質問にアクセスできるようにします。