非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理方法
会社は、カード会社の非アクティブな従業員のアカウントを適時に決済できます。経費精算書の非アクティブな従業員の未払コーポレート・カード・トランザクションを発行する権限をマネージャに付与できます。
「コーポレート・カード」作業領域から次のいずれかのプロセスを実行することで、非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションを処理できます:
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コーポレート・カード・トランザクションのアップロード
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非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理
「コーポレート・カード」作業領域にナビゲートします: 「ナビゲータ」→「コーポレート・カード」リンク→「概要」ページまたは「ナビゲータ」→「ツール」→「スケジュール済プロセス」。
非アクティブな従業員とは、雇用が終了したか、無給休暇中の個人です。次に例を示します:
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兵役休暇
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長期医療休暇
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教育休暇
非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションに影響する設定
非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションを処理するために必要な前提条件または設定はありません。ただし、組織の要件に基づいて、処理対象の非アクティブな従業員のトランザクションの期限日を決定するために使用される猶予期間を指定できます。たとえば、トランザクションが従業員の非アクティブ日の後に転記された場合、猶予期間を設定すると、このようなトランザクションは処理から無視されません。猶予期間のデフォルト値は0日です。組織の猶予期間を変更するには、「経費システム・オプションの管理」ページの「非アクティブな従業員猶予期間(日数)」フィールドに値を入力します。このページを開く方法は次のとおりです:
「設定および保守」作業領域で、次のオプションを選択します。
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オファリング: 財務
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機能領域: 経費
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タスク: 経費システム・オプションの管理
特定のビジネス・ユニットに対して異なる猶予期間を指定することもできます。
非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクション・プロセスには、「両方支払」、「会社支払」および「個人支払」コーポレート・カード・トランザクションが含まれます。「両方支払」トランザクションの場合、ビジネス経費については会社がコーポレート・カード会社に支払い、個人経費については従業員がコーポレート・カード会社に支払います。「会社支払」トランザクションの場合、従業員が行ったすべてのコーポレート・カード・トランザクションについて会社がコーポレート・カード会社に支払います。従業員は、現金ビジネス経費に対する払戻のみを受けます。「個人支払」トランザクションの場合、すべてのコーポレート・カード・トランザクションについて従業員がコーポレート・カード会社に支払います。従業員は、後でビジネス経費に対する払戻を受けます。
次の表は、「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」プロセスで選択されるパラメータについて説明しています。
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パラメータ |
説明 |
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日数 |
アプリケーションで使用される、時間間隔を表す値で、非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションが存在するかどうかをアプリケーションで判断するために使用されます。 「日数」のデフォルト値は1です。ただし、会社が退職した従業員および非アクティブな従業員に関する情報を更新する頻度に応じて、この値を調整できます。 会社が従業員情報を頻繁に更新しない場合、「日数」の値を1より大きくする必要があります。 ヒント:
「日数」の値が大きいと、パフォーマンスに影響する可能性があります。従業員データを頻繁に更新し、「日数」に小さい値を入力することをお薦めします。 |
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ビジネス・ユニット |
1つ以上のビジネス機能を実行する管理階層内の企業のユニット。「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」というプロセスが、このパラメータで識別されるビジネス・ユニットに対して実行されます。 |
非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理方法
この図は、次のプロセスの様々な開始点を示しています:
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コーポレート・カード・トランザクションのアップロード
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非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理
「コーポレート・カード」作業領域から「コーポレート・カード・トランザクションのアップロード」プロセスを実行するには、「タスク」リストの「コーポレート・カード・トランザクションのアップロード」リンクをクリックします。最初に、このプロセスはコーポレート・カード・トランザクションを検証してExpensesにアップロードします。次に、非アクティブな従業員の未払のコーポレート・カード・トランザクションを識別すると、「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」プロセスが開始します。
「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」が開始され、未払のカード・トランザクションが見つかると、その非アクティブな従業員のマネージャに通知が送信されます。
直属のマネージャに委任がない場合は、通知を受け取ります。通知により、非アクティブな従業員に対してコーポレート・カード・トランザクションが存在することが知らされます。委任を受け入れるか、別の個人に割り当て直すことができます。
非アクティブな従業員に対して未払のコーポレート・カード・トランザクションが存在しない場合、委任が以前に割り当てられていれば、その委任はマネージャから解除されます。
直属のマネージャにすでに委任がある場合は、非アクティブな従業員に対してコーポレート・カード・トランザクションが存在することを知らせる通知を受け取ります。その後、マネージャは非アクティブな従業員のかわりに経費精算書の未払のコーポレート・カード・トランザクションを発行できます。
非アクティブな従業員のマネージャ以外の個人が委任を受け入れると、その後の通知はすべて非アクティブな従業員のマネージャと被委任者の両方に送信されます。
直属のマネージャも非アクティブの場合は、次のレベルのマネージャが通知を受け取ります。次のレベルのマネージャも非アクティブの場合、コーポレート・カード管理者ロールを持つユーザーが通知を受け取ります。このデフォルト・ルールは、組織の要件に従って非アクティブな従業員コーポレート・カード・トランザクションの通知を送信するようにBPMワークフローでカスタム・ルーティング・ルールを定義することによって変更できます。
非アクティブな従業員の未払のカード・トランザクションが精算書で発行され、支払われると、マネージャまたは他の指定された個人から委任が解除されます。
または、適切でない場合は「コーポレート・カード・トランザクションのアップロード」プロセスをスキップし、「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」を実行できます。このプロセスを実行するには、「タスク」リストの「非アクティブな従業員のコーポレート・カード・トランザクションの処理」リンクをクリックします。このプロセスは、2つのパラメータ(非アクティブな従業員が関連付けられている「ビジネス・ユニット」および「日数」の値)を使用して実行されます。
非アクティブな従業員の被委任者が非アクティブな従業員のプロジェクトおよびアカウントへのアクセス権を持っていない場合は、委任設定を変更し、適切なアクセス権を付与できます。詳細は、「委任の設定」トピックを参照してください。