支出許可と予算管理の設定のオプション

支出事前承認とは、将来のアクティビティに対する見積済経費の承認を得るための、従業員による要求です。たとえば、従業員が出張を計画している場合は、出張前に予想経費の承認を要求できます。

支出許可を設定する場合は、次のオプションを検討できます:

支出許可の有効化
支出許可の添付の場所の指定
支出許可の動作の定義
支出許可の採番の指定
支出許可の表示の制御
予算管理の有効化

組織内のすべてのビジネス・ユニットに対して支出許可を設定することも、特定のビジネス・ユニットに対して例外を作成することもできます。

ノート:

開始する前に、まず特定のビジネス・ユニットの編集ダイアログ・ボックスの「許可」タブで、Oracle Expensesのビジネス・ユニットを選択する必要があります。これを行うことによって、予算管理で特定の予算、元帳およびビジネス・ユニットに対する予想経費を検証できます。

支出許可の有効化

「設定と保守」作業領域で、次を使用します。

オファリング: 財務
機能領域: 経費
タスク: 現金仮払金ポリシーおよび許可ポリシーの管理

「現金仮払金ポリシーおよび許可ポリシーの管理」ページで支出許可を有効にするには、「許可可能」選択リストから「はい」を選択します。

添付の場所の指定

従業員が承認済支出許可を経費精算書ヘッダー・レベルまたは経費明細レベルで添付することを許可できます。

経費精算書の支出許可の添付場所を指定するには、「許可の添付」選択リストから「ヘッダーのみ」、「明細のみ」または「いいえ」を選択します。

ノート:

「ヘッダーのみ」オプションは、予算管理が有効でない場合にのみ適用できます。

支出許可の動作の定義

ビジネス・ニーズに応じて、経費精算書への支出許可の添付をオプションまたは必須として指定できます。「動作」選択リストから、「オプション」または「必須」を選択します。

支出許可の採番の指定

オプションで、支出許可識別番号に英数字のプリフィクスを指定できます。

支出許可を表すSAなどのプリフィクスを指定するには、「プリフィクス」フィールドに値を入力します。

支出許可の表示の制御

承認済支出許可は、「表示可能日数」フィールドに指定した日数の間「経費」作業領域に表示されます。デフォルト値は180日です。日数を1ずつ増減するか、任意の正の整数を直接入力できます。

残余予算のチェックまたは引当

ビジネス要件に応じて、残余予算のチェックのみまたは残余予算の引当のみを選択するには、「残余予算のチェック」または「残余予算の引当」オプションを選択します。「残余予算のチェック」を選択した場合は、見積済経費をカバーするための残余予算が不足している場合に、従業員に警告を表示するかどうかを決定できます。警告オプションは、「はい」または「いいえ」です。

「警告をユーザーに表示」オプションは、「残余予算のチェック」オプションを選択した場合にのみ適用できます。

予算管理の有効化

残余予算をチェックして見積済経費に使用できる十分な残余予算があるかどうかを判断する場合は、予算管理を有効にする必要があります。「設定および保守」作業領域で予算管理を有効にするには、次を使用します:

オファリング: 財務
機能領域: 予算管理および予算引当会計
タスク: 予算管理の管理

次のステップを実行します。

「予算管理の管理」ページで、該当するビジネス・ユニットをクリックします。
予算管理の近くにある「予算管理および予算引当会計の編集」ページで、「使用可能」チェック・ボックスを選択します。
ビジネス機能「経費管理」の「使用可能」選択リストから「はい」を選択します。
対応する「トランザクション・タイプ詳細」アイコンをクリックし、「はい」を選択して、「支出許可」トランザクション・タイプの「支出許可経費項目」トランザクション・サブタイプ有効にします。
ビジネス機能「買掛/未払金請求」の「使用可能」選択リストから、「はい」を選択します。
対応する「トランザクション・タイプ詳細」アイコンをクリックし、「はい」を選択して、「請求書」トランザクション・タイプの「支出許可支払要求」トランザクション・サブタイプ有効にします。