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ビジネス・アセット・リポジトリの理解

どの組織も大量の文書と情報を生成します。 中小企業であっても、月に数万件の新しいドキュメントを処理する必要がある場合があります。 大企業の場合、毎月数百万のドキュメントが生成されることがよくあります。 これらのビジネス・アセットを効果的に管理することは、ビジネス文書を効率的に取得、検証、ルーティング、編成できるため、必要なときに必要なものを見つけることができます。 文書管理プロセスを合理化するために使用できるOracle Content Management機能の一部を見てみましょう。

Oracle Content Managementを使用すると、ビジネス・ユーザーは1つ以上のビジネス・アセット・リポジトリでビジネス・アセットを管理できます。 ビジネス・アセット・リポジトリは、バック・オフィスおよびトランザクション・ビジネス・アセットのストレージ・ロケーションです。 ビジネス・アセットは、請求書や契約などのビジネス文書、または従業員レコードやサプライヤ・データなどのコンテンツ・アイテムの形式で構造化されたコンテンツです。

リポジトリ管理者は、リポジトリに格納するコンテンツの種類に基づいて、ビジネスをミラー化するアセット・タイプと、各アセット・タイプに必要なメタデータを作成します。 その後、これらのアセット・タイプをリポジトリに関連付けることができます。 ユーザーがアセットを分類できるように、リポジトリにタクソノミを割り当てることもできます。

適切なセキュリティ認可レベルを持つ認可ユーザーのみが機密ドキュメントにアクセスできるように、タクソノミ・カテゴリとアセット・タイプの組合せを使用してリポジトリに詳細なセキュリティを適用できます。 また、詳細なセキュリティを使用して、各リポジトリのビジネス・ドキュメントを管理、投稿または表示できるユーザーを制御することもできます。

ビジネス・アセット・リポジトリは、コンテンツを安全に管理するように設計されています。 したがって、ビジネス・アセットを公開チャネルに公開することはできません。 ただし、APIを介してアセットのリストを動的に問い合せるか、埋込みUIを利用してwebアプリケーション内のリポジトリのフィルタされたビューを直接表示することで、セキュアなWebサイトおよびヘッドレス・エクスペリエンスで引き続き表示できます。

複数のリポジトリを作成して、様々なビジネス・ニーズを処理できます。 たとえば:

• 1つのリポジトリを設定して、従業員レコードおよびデータをサポートできます。 アセット・タイプをリポジトリに割り当てて、従業員の履歴書、採用ドキュメント、福利厚生フォーム、給与明細などのドキュメントを収集します。 コンテンツ・タイプを作成して、従業員データや休暇リクエストなどの情報を収集します。 採用やレビューなどのプロセスを合理化するために、ワークフローをリポジトリに追加します。
• 顧客の契約と請求書をサポートする別のリポジトリを設定します。 法的要件または税金要件をサポートするために、カスタム属性を使用してアセット・タイプを割り当てます。 個々の製品または顧客のアセット分類を可能にするには、ビジネスに該当する製品階層または業界を表すタクソノミを割り当てます。 コントリビュータがアセットの分類または関連ビジネス・ドキュメントの単純な検索を行うのを支援するには、リポジトリでスマート・コンテンツ機能を有効にします。
• 組織は、製品イメージおよびドキュメントを提供する外部サプライヤと連携できます。 これらのサプライヤとのコラボレーション用のリポジトリを設定できます。 Google Drive、OneDriveまたはその他のサードパーティ・コンテンツ・プロバイダのコンテンツ・コネクタを割り当てて、サプライヤがこれらの外部リポジトリからビジネス・アセットをアップロードできるようにします。

「従業員」リポジトリを例として使用して、すべての従業員レコードおよび文書を管理するためのビジネス・アセット・リポジトリの設定をガイドします。 必要な依存関係を作成し、リポジトリを設定するために使用できるプロセスを示します。

• アセット・タイプ

  従業員リポジトリには、従業員レコード(連絡先情報や開始日などのデータを含む)および従業員履歴書や給与明細書のPDFファイルなどのドキュメントが含まれます。 Oracle Content Managementでは、このコンテンツは、次の2つのタイプのアセットとして表されます:

  • コンテンツ・アイテムが格納できるデータの構造を定義するコンテンツ・タイプ。 従業員に関する情報を格納するには、従業員名のテキスト・フィールド「名前」、ジョブ・タイトルのテキスト・フィールド「ジョブ名」、従業員の雇用開始日の日付フィールド「開始日」、従業員アップロード履歴書を参照する参照フィールド「再開」、従業員連絡先情報などのフィールドを使用して、「従業員レコード」コンテンツ・タイプを定義します。 休暇リクエストやタイム・カードのコンテンツ・タイプを作成することもできます。
  • 「デジタル・アセット・タイプ」は、ビジネス・ドキュメントが格納できるファイル・タイプと、ドキュメントを記述する属性の構造(メタデータ)を定義します。 即時利用可能なファイル・タイプを使用して、履歴書やW4フォームなどのドキュメントのPDFドキュメントを管理したり、カスタム・デジタル・アセット・タイプを定義します。 たとえば、従業員レコード・コンテンツ・アイテムおよび日付属性「給与明細日」を参照するには、参照フィールド「従業員」を持つ「従業員給与明細」デジタル・アセット・タイプを定義します。

  次に、これらのすべてのアセット・タイプを「従業員」リポジトリに割り当てて、マネージャまたはコントリビュータ・ロールを持つリポジトリ・メンバーに次を許可します:

  • 「従業員レコード」コンテンツ・タイプからコンテンツ・アイテムを作成します。
  • 履歴書をアップロードして、「ファイル」タイプからビジネス文書を作成します。このタイプは、「従業員レコード」コンテンツ・タイプから作成されたコンテンツ・アイテムの「再開」フィールドで参照できます。
  • 「従業員給与明細」デジタル・アセット・タイプを使用して給与明細のバッチをアップロードし、これを「従業員レコード」コンテンツ・アイテムにリンクできます。

  コントリビュータは、リポジトリに関連付けられているデジタル・アセット・タイプで指定されたファイル・タイプのみのアップロードに制限されることに注意してください。

• 分類

  従業員は、所属部門、管理者、勤務地、または職務レベルに基づいてカテゴリに編成できるため、管理者または人事部門が必要な情報を検出しやすくなります。 たとえば、人事担当者は、今後の改修について通知するために、特定の建物内の全従業員を検索する必要がある場合があります。

  Oracle Content Managementを使用すると、タクソノミ内のアセットのフィルタリングおよび検索を容易にするために、関連するタクソノミを定義し、リポジトリに割り当ててから、アセットの分類に使用できます。 ビジネス用語の語彙を定義してタクソノミを作成し、組織全体のコンテンツを定義および分類する方法を表すカテゴリの階層に配置できます。 たとえば、組織が運用されるジョブ・レベル、部門およびリージョン、または組織に関連するその他のサブジェクト・カテゴリの階層のタクソノミを定義できます。

  タクソノミをリポジトリに割り当てた後、リポジトリ・メンバーは、リポジトリへの追加時または後でアセットを分類できます。 ファセット検索ユーザー・インタフェースにより、1つのタクソノミまたは複数のタクソノミでアセットをカテゴリでフィルタして、関連コンテンツを見つけることができます。

• リポジトリ

  アセット・タイプとタクソノミを定義したら、リポジトリを作成し、作成したオブジェクトをリポジトリに関連付けます。

それにより基本設定が完了します。 この時点で、リポジトリを使用する準備ができます。 オプションで、リポジトリの追加機能を有効にして、コンテンツの取得、作成および承認をより効率的にするツールをコントリビュータに提供したり、リポジトリ・マネージャとしてコンテンツを使用する準備が整う前にコンテンツを管理できるようにすることができます:

• Content Capture

  Content Captureを使用して、ハード・コピーおよび電子ドキュメントを取得し、タグ、カテゴリおよびメタデータを適用してリポジトリにアセットを作成します。 ネイティブの取得ツールを使用して、スキャナ、電子メール、ネットワーク・ファイル共有など、様々なソースから、フォーム、オーダー書、契約、受領書、請求書などのコンテンツをすばやくアップロードして索引付けします。 スマート・コンテンツ機能により、アセットのタグ付けと分類に必要な手作業を排除します。 光学文字認識では、スキャンされたコンテンツは、完全に索引付けされた検索可能なコンテンツに変換されます。 カスタムの関連性、自動提案、ステミング、スペル、シノニムなどの高度な検索機能により、必要なコンテンツを迅速かつ簡単に見つけることができます。 メタデータを抽出する場合、Oracleのトレーニング済エンジンは、関連情報を取得するための様々なタイプのドキュメントおよびフォームを認識します。 複数ステップのコンテンツ検証および承認プロセスにワークフローを使用して、データの正確性を向上できます。

• コンテンツ・コネクタ

  組織がDropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveなどの外部クラウド・ストレージ・サービスを外部設計機関と共有する場合、関連ストレージ・サービスのコンテンツ・コネクタをOracle Content Managementに登録し、コンテンツ・コネクタをリポジトリに割り当てることで、コントリビュータは外部クラウド・ストレージから直接リポジトリにファイルを簡単に追加できます。

• スマート・コンテンツ

  コントリビュータは、リポジトリでスマート・コンテンツ機能を有効にすることで、検索で関連ドキュメントを検索したり、関連ドキュメントをコンテンツ・アイテムに追加したり、タクソノミを使用してアセットを分類したりできます。 これを行うと、リポジトリに追加されたすべてのドキュメントおよびリポジトリに作成されたすべてのコンテンツ・アイテムが、組込みの人工知能および自然言語処理サービスによって処理され、それに応じて自動的にタグ付けされ、テキストからキーワードが抽出されます。

• ワークフロー

  通常、コンテンツは、ファイナライズされる前にピアまたはマネージャによるレビューと承認が必要です。 デフォルトでは、Oracle Content Managementを使用すると、コントリビュータはリポジトリ・マネージャによるレビューのためにアセットを送信できます。 階層、技術エディタ、マネージャ、コンプライアンスまたは法務チームによる複数ステップ・ワークフローでコンテンツをレビューする必要がある場合は、Oracle IntegrationプロセスをOracle Content Managementに登録して、リポジトリに割り当てることができます。 その後、コントリビュータは関連ワークフローを通じたレビューのためにアセットを提出できます。 ワークフロー参加者は、タスクが自分に割り当てられたときに通知を受け取り、ワークフローで自分に割り当てられているロールに従ってアセットに対するアクションを実行できます。

アセットのアーカイブ

現在使用されていないアセットが存在する場合がありますが、まだ削除の準備ができていません。 「それらのアセットのアーカイブ」を使用できます。 アーカイブされたアセットは、通常のアセットの200分の1のコストで請求されます。

権限とロール

コンテンツ管理ユーザー・インタフェース(左のナビゲーション・メニューの「管理」の下にある「コンテンツ」)にアクセスするには、エンタープライズ・ユーザー・ロールが割り当てられ、次の管理者ロールの1つを持っている必要があります。

• コンテンツ管理者 - このロールでは、アセット・タイプとタクソノミを作成できます。
• 「リポジトリ管理者」-このロールでは、アセット・リポジトリを作成し、ワークフローを登録できます。

様々なコンテンツ管理オブジェクトを参照または操作できるユーザーについて知っておく必要のあることを次に示します。

• 「アセット領域」-アセット領域はエンタープライズ・ユーザーのみが使用できます。
• リポジトリ - リポジトリを作成すると、リポジトリ設定とメンバーシップを編集できるマネージャ・ロールが割り当てられます。 他の管理者をリポジトリにマネージャとして追加して、それらの管理者にリポジトリの管理を許可できます。 他のエンタープライズ・ユーザーをリポジトリにコントリビュータとして追加してリポジトリへのアセットの追加を許可したり、リポジトリ内のアセットを表示できる参照者として追加したりできます。
• アセット・タイプ - アセット・タイプを作成すると、アセット・タイプとメンバーシップを編集できるマネージャ・ロールが割り当てられます。 他の管理者をアセット・タイプにマネージャとして追加して、それらの管理者にアセット・タイプの管理を許可できます。 アセット・タイプを使用して、少なくともリポジトリに対するコントリビュータ・ロールを持つ任意のリポジトリ・メンバーが関連リポジトリ内のアセットを作成できます。
• タクソノミ - タクソノミを作成すると、それはドラフト状態で作成されます。 ユーザーにタクソノミでのアセットの分類を許可するには、それを昇格してからリポジトリに追加する必要があります。