20 Indeksering af dokumenter

Alle sider i et dokument har de samme metadataværdier, så indeksering af én side i et dokument indekserer alle dokumentets sider. Dokumenterne i en batch er opdelt visuelt i dokumentruden med en linje i en lys farve. I batchruden vises dokumenter under deres batch. Hvis den valgte klientprofil er konfigureret til indeksering, vises der metadatafelter i ruden nederst til venstre, når du vælger et dokument i batchruden. Du kan øge læsevenligheden ved at regulere skriftstørrelsen i metadatafelterne i dialogboksen Præferencer.

For at sikre standardinput kan metadatafelter bruge inputmasker, inputformatering, valglister eller aktivopslag.

Hvis et metadatafelt bruger en inputmaske eller et filter, styrer masken eller filteret, hvad du kan indtaste i metadatafeltet. En maske kan for eksempel tillade indtastning af tal, men ikke alfabetiske tegn, i feltet, eller den kan begrænse indtastningen til fire tegn. Hvis du indtaster et tegn, der ikke passer til masken, bipper systemet, og applikationen accepterer det ikke. For eksempel kan et metadatafelt med navnet Fakturanr. bruge en inputmaske, der begrænser posterne til et syvcifret tal.

Et metadatafelt kan bruge et format for at vise poster på en ensartet måde. Når du flytter til et andet metadatafelt, ændres datavisningen, hvis det er nødvendigt, så den matcher visningsformatet. For eksempel kan en post i et datofelt ændres, så der vises et standarddatoformat. Bemærk, at metadataværdien ikke ændres.

Et felt med en valgliste viser en liste over værdier, som du kan vælge mellem. Hvis klientprofilens indstillinger giver mulighed for det, kan der vises en liste med valg, hvor du kan indtaste en værdi i stedet for at vælge en. Felter med valglister kan også være afhængige, så et valg på listen i et felt (det overordnede) bestemmer, hvilke valg der vises på listen i et afhængigt felt (det underordnede).

Du kan udføre følgende her:

Indeksere dokumenter efter metadata

Sådan indekserer du dokumenter efter metadata:

Vælg et dokument i ruden Batch eller på en af miniaturesiderne i ruden Dokumenter.
Metadataruden vises nederst til venstre. Visse metadatafelter indeholder muligvis allerede automatisk udfyldte værdier.
Vælg en dokumentprofil, der matcher den dokumenttype, der skal indekseres, i feltet Dokumentprofil.

Hvis du vil indeksere et kundeordredokument, kan du for eksempel vælge en dokumentprofil med metadatafelterne Kundenr., Kundenavn og Ordre.
Udfyld de påkrævede metadatafelter.
Gentag trin 1 til og med 3 for at indeksere hvert enkelt dokument i en batch.

Indeksere dokumenter efter aktivopslagsværdier

Placer markøren i et metadatafelt, der er konfigureret et aktivopslag for, i metadataruden.

Knappen Aktivopslag er aktiv, når du kan foretage en aktivsøgning i det valgte metadatafelt.
Indtast den værdi, der skal matches. (numeriske felter kræver ofte præcise værdier).

I visse tilfælde, hvis det understøttes af klientprofilen, kan du muligvis kun indtaste de første par tegn af den værdi, der skal matches. Du indtaster for eksempel Nyt i et metadatafelt med navnet Firma for at søge efter records, hvis navn starter med Nyt i feltet Firma. Det kan imidlertid tage lang tid at få vist resultater af opslag, når du indtaster delvise værdier, hvis der returneres mange records.
Klik på Aktivopslag.

Dialogboksen Resultater af aktivopslag vises, hvis der findes flere records. Hvis der kun vises en enkelt record, udfyldes et eller flere felter med værdier, uden at der vises en liste med resultater.
Vælg en matchende record i opslagsresultaterne, og klik på Vælg for at udfylde metadatafelterne med værdier fra informationsbasen. (Du kan også dobbeltklikke på en record for at vælge den).